Type d’emploi :

Employé

Durée en mois(pour les emplois à durée déterminée) :

9

Famille d’emplois :

Administration des études

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Faculté des sciences sociales_Agents principaux_BEPC

Campus :

Pavillon des Sciences sociales

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage :

July 17, 2025

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE**:**

July 28, 2025

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 08

Échelle salariale :

$64,865.00 - $81,935.00Au sujet de la Faculté des Sciences Sociales

La FSS offre, en français et en anglais, des programmes de baccalauréat, de maîtrise et de doctorat répartis dans neuf départements, écoles et instituts. Avec ses quelque 10 000 étudiantes et étudiants, ses 260 professeurs réguliers, son vaste choix de programmes et ses centres de recherche, la Faculté des sciences sociales occupe une place privilégiée au cœur de l’Université d’Ottawa. Les étudiants diplômés de la Faculté, encadrés par des chercheurs chevronnés, mènent des travaux de fine pointe dans ses nombreux programmes de maîtrise et de doctorat. Avec son complément d’une centaine d’employés administratifs, la faculté est fière d’offrir un environnement de travail collaboratif qui favorise la pensée inspirée, l’ingéniosité créative et l’excellence.

Raison d’être du poste:

Sous la supervision de la Coordonnatrice responsable de l'administration des études, agir en tant que premier point de contact pour les étudiantes et étudiants en recevant et en anticipant les différentes demandes des étudiantes et des étudiants, en accusant réception de ces demandes, en y donnant suite et en assurant un service à la clientèle de qualité supérieure à la moyenne pour attirer, conserver et maintenir des groupes d'étudiants en nombre suffisant dans tous les programmes d'études. Accomplir des tâches administratives, comme évaluer les demandes, formuler des recommandations, approuver certaines demandes et assurer un suivi auprès des étudiantes et étudiants, de ses collègues et des autres facultés. En qualité d'ambassadrice ou d'ambassadeur de l'Université et de la faculté, assister aux cérémonies de collation des grades et à divers événements afin de promouvoir les services de l'Université d'Ottawa et de la faculté.

Vos responsabilités principales seront :

• Évaluer les besoins des étudiantes et étudiants en analysant, interprétant et traduisant ces besoins pour déterminer les politiques et procédés à mettre en œuvre.
• Planifier des interventions en fournissant diagnostics et recommandations pour résoudre les problèmes rencontrés.
• Exécuter les interventions en apportant les renseignements nécessaires qui guideront les méthodes utilisées.
• Assurer le suivi des dossiers afin de garantir le respect des calendriers scolaires et administratifs.
• Analyser les dossiers conditionnels et assurer leur suivi pour le respect des échéances des admissions.
• Être le premier point de contact pour recevoir, accuser réception et donner suite aux demandes de changement de programme.
• Recevoir et traiter les demandes, déterminer l’admissibilité, approuver les choix des étudiantes et étudiants spéciaux et de première année, et compléter les démarches.
• Évaluer les dossiers, saisir les informations dans les systèmes pertinents.
• Identifier les étudiantes et étudiants en difficulté ou à risque et transmettre les informations aux collègues pour intervention.
• Gérer les demandes liées à la mobilité, déterminer l’admissibilité et coordonner les choix de cours pour faciliter la transition.
• Évaluer les dossiers pour la remise des diplômes et représenter l’Université lors des cérémonies.
• Déterminer l’admissibilité aux programmes/services et collaborer avec d’autres associations (coop, immersion) pour assurer la qualité.
• Coordonner le choix de cours, mettre à jour les séquences, assurer l’horaire dans le SIS, gérer les limites d’effectifs et ajuster si nécessaire.

Ce que vous apportez:

• Connaissance de l’administration normalement acquise dans le cadre d’une formation postsecondaire et de plusieurs années d'expérience dans un rôle semblable.
• Connaissance des programmes scolaires de niveaux secondaire et collégial, du premier cycle et des cycles supérieurs
• Connaissance et expérience de l'interprétation, de la communication et de la mise en oeuvre des procédures, politiques et méthodes
• Expérience de la collecte et de l’analyse de données et de la rédaction de rapports administratifs et statistiques
• Expérience en résolution de problèmes et prise de décisions
• Expérience de la prestation de services à la clientèle
• Expérience de la mise en oeuvre de stratégies et de plans d'activités pour des étudiantes et étudiants
• Expérience pratique de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Access), du traitement de texte, de Windows et d'Internet
• Capacité de composer avec des priorités conflictuelles et de respecter des délais serrés dans un milieu de travail où le rythme est soutenu
• Aptitudes organisationnelles et analytiques, excellent jugement et attention aux détails
• Capacité d'écoute et solide sens de l'éthique professionnelle

Bilinguisme: français et anglais (expression orale et écrite); les candidats doivent atteindre un niveau de compétence Avancé 1 (Low Advanced) ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde pour être considérés pour ce poste. Le niveau de compétence linguistique des candidats est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

**Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :**Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.