Job percentage: 16.6667%

Immediate supervisor : School Principal

Nature of Work

The principal and customary work of an employee in this class of employment consists in performing technical tasks related to the organization and operation of one or more documentation centres: libraries or document management centres.

In his or her work, the employee in this class of employment may provide technical assistance to personnel involved in document management and to users of documentation centres

Characteristic functions

• The employee in this class of employment is required to ensure the processing of documentation received or acquired in a documentation centre; he or she carries out technical work in order to research, classify, catalogue and index documents; he or she ensures that the documents are filed or archived according to a retention calendar. He or she may be required to assist personnel involved in document management and in applying the retention calendar.

• He or she takes part in updating the classification system; he or she ensures, in accordance with the applicable laws, that the procedures for filing, loan, circulation, scanning, preserving and disposing of documents are drawn up.

• He or she initiates its users to the classification of documents, management software used in the documentation centre, reference system, rules and procedures of the centre and use of consultation documents. He or she applies facilitation techniques in the area of documentation as well as techniques for promoting documentary services and reading.

• He or she ensures the loan and circulation of documents according to the rules established; replies to questions from users; finds and prepares documents; organizes group visits. He or she may create bibliographies on various subjects. He or she directs users to the appropriate sections and ensures that the rules of conduct and operation of the documentation centre are respected.

• He or she participates, according to the policies defined and the procedures in effect, in the evaluation, selection, conservation and disposal of documents. He or she may scan documents. He or she ensures the repair and binding of documents.

• In conjunction with the administration, he or she follows up on the budget allocated to his or her sector and purchases documents, supplies and material. He or she verifies the prices in trade bibliographies and publishing house catalogues. He or she manages subscriptions and renewals.

• If need be, he or she prepares lists and statistics on documentary services.

• He or she uses a computer and the necessary software to perform his or her work; he or she conducts research on the Internet; he or she may be required to assist a staff member with software specific to his or her sector of activity.

• He or she may be required to train less experienced technicians as well as coordinate the work of support staff in performing duties related to the implementation of programs involving technical operations for which he or she is responsible.

• If need be, he or she performs any other related duty.

The use of the masculine gender has been adopted in order to lighten the text and has no discriminatory intent.

Pourcentage de la tâche: 16.6667%

Superviseur immédiat: Direction d'école

Nature du travail

Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à réaliser des travaux techniques ayant trait à l'organisation et au fonctionnement d’un ou de centres de documentation tels qu’une bibliothèque ou un centre de gestion de documents.

Dans son travail, la personne salariée de cette classe d’emplois peut fournir une assistance technique au personnel impliqué dans la gestion documentaire de même qu’aux usagers des centres de documentation.

Attributions caractéristiques

• La personne salariée de cette classe d’emplois est appelée à assurer le traitement de la documentation reçue ou acquise dans un centre de documentation; elle effectue des travaux techniques de recherche, de classification, de catalogage et d’indexation des documents; elle voit à leur classement ou à leur archivage selon un calendrier de conservation. Elle peut être appelée à accompagner le personnel impliqué dans les activités de gestion documentaire et dans l’application du calendrier de conservation.

• Elle participe à la mise à jour du système de classification; elle voit, conformément aux lois applicables, à l’élaboration des procédures de classement, de prêt et de circulation, de numérisation, de conservation et de destruction des documents.

• Elle initie les usagers au système de classement des documents, au logiciel de gestion utilisé dans le centre de documentation, au système de repérage, aux règles et procédures du centre et à l’utilisation des ouvrages de consultation. Elle applique des techniques d’animation en milieu documentaire et des techniques de promotion des services documentaires et de la lecture.

• Elle voit au prêt et à la circulation des documents selon les règles établies. Elle répond aux demandes des usagers; elle recherche et prépare des documents; elle peut constituer des bibliographies sur différents sujets et elle prépare l’accueil de groupes. Elle dirige les usagers vers les sections appropriées et s’assure du respect des règles de conduite et de fonctionnement du centre de documentation.

• Elle participe, dans le cadre de politiques définies et des procédures en vigueur, à l’évaluation, l’élagage, la conservation et la destruction des documents. Elle peut procéder à la numérisation de documents. Elle s’assure de la réparation et de la reliure de documents.

• En collaboration avec la direction, elle effectue le suivi du budget alloué à son secteur et procède à l‟achat de documents, de fournitures et de matériel. Elle vérifie les prix dans les bibliographies du commerce et les catalogues d'éditeur. Elle voit aux abonnements et à leurs renouvellements.

• Au besoin, elle produit des listes et des statistiques sur les services documentaires.

• Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux; elle effectue des recherches sur Internet; elle est appelée à assister le personnel pour l’utilisation de logiciels propres à son secteur d’activités.

• Elle peut être appelée à initier des techniciennes ou techniciens moins expérimentés de même qu’à coordonner le travail du personnel de soutien dans les tâches accomplies par ce personnel relativement à la réalisation de programmes d’opérations techniques dont elle est responsable.

• Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

L’utilisation du genre masculin a été adoptée dans le but d’alléger le texte et n’a aucune intention discriminatoire.