Executive Assistant / Adjoint de direction
About the role
Being part of Air Canada is to become part of an iconic Canadian symbol, recently ranked the best Airline in North America. Let your career take flight by joining our diverse and vibrant team at the leading edge of passenger aviation.
Provide executive level administrative support to the Chief Digital Officer of Air Canada. The ideal candidate will be a team player with meticulous work standards, basic project management skills, the ability to prioritize and multitask, and has exemplary interpersonal skills. The nature of the work demands complete confidentiality.
Responsibilities:
- Establish and maintain effective relationships with key members of the organization and gain their trust and respect
- Interface/liaise regularly with other Air Canada Executives, their assistants, their leadership teams and external customers
- Conduct daily calendar management (Outlook) and proactively adjust their schedule based on priorities
- Manage and prioritize tasks and emails
- Organize meetings from end to end (planning, agenda, scheduling, and technology)
- Coordinate travel arrangements, including flight, hotel, meals and car rental reservations
- Prepare PowerPoint presentations
- Coordinate and/or prepare reports and other materials for meetings
- Complete expense reports
- Create/maintain contact lists and spreadsheets
- Monitor and provide updates on departmental budget
- Maintain accurate records & filing of records
- Provide assistance with special projects as required
- Proactively follow up with team members to ensure that all deliverables are achieved in real time
- Administer telecommunications for the branch (contact person with the provider and IT, order mobile phones and monitor invoices)
- Able to prioritize delicate matters and be quick to act on urgent requests in a timely manner.
- Other duties as assigned
- Qualifications - External
- College or university degree.
- 5+ years’ experience in providing administrative support in an upper-management capacity.
- Ability to work well and maintain composure under pressure, meet deadlines and work with minimum supervision
- Strong sense of initiative and disposition to innovate to improve processes
- Strong interpersonal skills: problem solving, customer focused, approachability
- Excellent organizational skills: planning, priority setting and managing through systems
- A very high degree of diplomacy, discretion, professional maturity and judgement
- Looks beyond the obvious and is able to overcome obstacles and challenges
- Excellent communication skills
- Ability to work in a fast-paced environment.
- Expert knowledge of Windows and all Microsoft Office products
- Flexibility and willingness to work extended hours, on occasion
- Some limited travel may be required
- Demonstrate punctuality and dependability to support overall team success in a fast-paced environment.
Please refer to the Air Canada Careers page for full job details.
Appartenir à Air Canada, c’est appartenir à un symbole canadien, Air Canada récemment élue meilleur transporteur aérien en Amérique du Nord. Faites décoller votre carrière en vous joignant à notre équipe novatrice et diversifiée à l’avant-garde du transport aérien de passagers.
Fournir un soutien administratif de niveau exécutif au Chef des Affaires numériques d’Air Canada. Le candidat idéal fait preuve d’un solide esprit d’équipe, est capable d’appliquer des normes de travail très rigoureuses, possède des compétences de base en gestion de projets, est en mesure d’effectuer plusieurs tâches simultanément et présente des habiletés exceptionnelles pour les relations interpersonnelles. La nature du travail exige une confidentialité absolue.
Responsabilités:
- Établir et maintenir des relations efficaces avec les membres clés de l’organisation. Gagner leur confiance et leur respect.
- Maintenir des contacts réguliers avec d’autres dirigeants d’Air Canada, leurs adjoints, leurs équipes de direction ainsi qu’avec les clients externes.
- Gérer l’emploi du temps quotidien (Outlook) et modifier l’horaire de manière proactive en fonction des priorités.
- Gérer les tâches et les courriels, et en établir la priorité.
- Organiser les réunions de bout en bout (planification, ordre du jour, horaire et matériel informatique).
- Coordonner les dispositions de voyages, y compris les réservations de vols, de chambres d’hôtel, de restaurants et de locations de voiture.
- Préparer des présentations PowerPoint.
- Coordonner et préparer des rapports et d’autres documents nécessaires pour les réunions.
- Remplir des rapports de dépenses.
- Créer et tenir à jour des listes et des tableurs de coordonnées.
- Assurer la surveillance du budget du service et fournir des mises à jour à ce sujet.
- Tenir les dossiers à jour avec précision, et les classer.
- Contribuer à la réalisation de projets spéciaux, au besoin.
- Assurer un suivi proactif auprès des membres de l’équipe pour veiller à ce que tous les livrables soient terminés à temps.
- Gérer les télécommunications du service (personne-ressource avec le fournisseur et les TI, commande de cellulaires et suivi des factures).
- Capable de prioriser les questions délicates et d’être prompt à répondre aux demandes urgentes en temps opportun.
- Effectuer d’autres tâches, le cas échéant.
- Qualifications - External
- Diplôme collégiale ou universitaire
- 5+ années d’expérience dans un rôle similaire.
- Habileté à bien travailler sous pression tout en gardant son sang-froid et à respecter les échéances, avec un minimum de supervision
- Solide esprit d’initiative et capacité d’innover en vue d’améliorer les processus
- Excellentes habiletés pour les relations interpersonnelles : résolution de problèmes, souci du client, accessibilité
- Sens marqué de l’organisation : planification, établissement des priorités et gestion à l’aide des systèmes
- Sens aigu de la diplomatie, discrétion, maturité professionnelle et jugement
- Capacité à voir au-delà des évidences, habileté à surmonter les obstacles et les défis
- Grand talent pour la communication
- Connaissance approfondie de Windows et de tous les logiciels de la suite Office de Microsoft
- Expérience en conception graphique, un atout
- Souplesse et disponibilité pour faire des heures supplémentaires à l’occasion
- Capacité à travailler dans un environnement en évolution rapide.
- Certains déplacements occasionnels nécessaires
- Faire preuve de ponctualité et de fiabilité pour soutenir le succès global de l’équipe dans un milieu trépidant.
Veuillez consulter la page carrières d'Air Canada pour connaître tous les détails du poste.
About Air Canada
Canada's largest airline, the country’s flag carrier and a founding member of Star Alliance, the world's most comprehensive air transportation network celebrating its 25thanniversary in 2022, Air Canada provides scheduled passenger service directly to 51 airports in Canada, 51 in the United States and 86 internationally. It is the only international network carrier in North America to receive a Four-Star ranking from Skytrax, which in 2021 gave Air Canada awards for the Best Airline Staff in North America, Best Airline Staff in Canada, Best Business Class Lounge in North America, and an excellence award for its management of the COVID-19 pandemic.
**
Air Canada est la plus importante société aérienne du Canada, le transporteur national du pays et un membre cofondateur du réseau Star Alliance — le plus vaste regroupement mondial de sociétés aériennes, qui célèbre son 25e anniversaire en 2022. Les lignes passagers régulières d’Air Canada relient sans escale 51 aéroports au Canada, 51 aux États-Unis et 86 sur le reste du globe. En Amérique du Nord, Air Canada constitue le seul transporteur aérien d’envergure internationale offrant une gamme complète de services à détenir la cote quatre étoiles de Skytrax qui, en 2021, lui a décerné les prix Meilleur personnel au sol et à bord en Amérique du Nord, Meilleur personnel au sol et à bord au Canada, Meilleur salon de classe affaires en Amérique du Nord ainsi qu’un Prix d’excellence pour sa gestion de la pandémie de la COVID-19.
Executive Assistant / Adjoint de direction
About the role
Being part of Air Canada is to become part of an iconic Canadian symbol, recently ranked the best Airline in North America. Let your career take flight by joining our diverse and vibrant team at the leading edge of passenger aviation.
Provide executive level administrative support to the Chief Digital Officer of Air Canada. The ideal candidate will be a team player with meticulous work standards, basic project management skills, the ability to prioritize and multitask, and has exemplary interpersonal skills. The nature of the work demands complete confidentiality.
Responsibilities:
- Establish and maintain effective relationships with key members of the organization and gain their trust and respect
- Interface/liaise regularly with other Air Canada Executives, their assistants, their leadership teams and external customers
- Conduct daily calendar management (Outlook) and proactively adjust their schedule based on priorities
- Manage and prioritize tasks and emails
- Organize meetings from end to end (planning, agenda, scheduling, and technology)
- Coordinate travel arrangements, including flight, hotel, meals and car rental reservations
- Prepare PowerPoint presentations
- Coordinate and/or prepare reports and other materials for meetings
- Complete expense reports
- Create/maintain contact lists and spreadsheets
- Monitor and provide updates on departmental budget
- Maintain accurate records & filing of records
- Provide assistance with special projects as required
- Proactively follow up with team members to ensure that all deliverables are achieved in real time
- Administer telecommunications for the branch (contact person with the provider and IT, order mobile phones and monitor invoices)
- Able to prioritize delicate matters and be quick to act on urgent requests in a timely manner.
- Other duties as assigned
- Qualifications - External
- College or university degree.
- 5+ years’ experience in providing administrative support in an upper-management capacity.
- Ability to work well and maintain composure under pressure, meet deadlines and work with minimum supervision
- Strong sense of initiative and disposition to innovate to improve processes
- Strong interpersonal skills: problem solving, customer focused, approachability
- Excellent organizational skills: planning, priority setting and managing through systems
- A very high degree of diplomacy, discretion, professional maturity and judgement
- Looks beyond the obvious and is able to overcome obstacles and challenges
- Excellent communication skills
- Ability to work in a fast-paced environment.
- Expert knowledge of Windows and all Microsoft Office products
- Flexibility and willingness to work extended hours, on occasion
- Some limited travel may be required
- Demonstrate punctuality and dependability to support overall team success in a fast-paced environment.
Please refer to the Air Canada Careers page for full job details.
Appartenir à Air Canada, c’est appartenir à un symbole canadien, Air Canada récemment élue meilleur transporteur aérien en Amérique du Nord. Faites décoller votre carrière en vous joignant à notre équipe novatrice et diversifiée à l’avant-garde du transport aérien de passagers.
Fournir un soutien administratif de niveau exécutif au Chef des Affaires numériques d’Air Canada. Le candidat idéal fait preuve d’un solide esprit d’équipe, est capable d’appliquer des normes de travail très rigoureuses, possède des compétences de base en gestion de projets, est en mesure d’effectuer plusieurs tâches simultanément et présente des habiletés exceptionnelles pour les relations interpersonnelles. La nature du travail exige une confidentialité absolue.
Responsabilités:
- Établir et maintenir des relations efficaces avec les membres clés de l’organisation. Gagner leur confiance et leur respect.
- Maintenir des contacts réguliers avec d’autres dirigeants d’Air Canada, leurs adjoints, leurs équipes de direction ainsi qu’avec les clients externes.
- Gérer l’emploi du temps quotidien (Outlook) et modifier l’horaire de manière proactive en fonction des priorités.
- Gérer les tâches et les courriels, et en établir la priorité.
- Organiser les réunions de bout en bout (planification, ordre du jour, horaire et matériel informatique).
- Coordonner les dispositions de voyages, y compris les réservations de vols, de chambres d’hôtel, de restaurants et de locations de voiture.
- Préparer des présentations PowerPoint.
- Coordonner et préparer des rapports et d’autres documents nécessaires pour les réunions.
- Remplir des rapports de dépenses.
- Créer et tenir à jour des listes et des tableurs de coordonnées.
- Assurer la surveillance du budget du service et fournir des mises à jour à ce sujet.
- Tenir les dossiers à jour avec précision, et les classer.
- Contribuer à la réalisation de projets spéciaux, au besoin.
- Assurer un suivi proactif auprès des membres de l’équipe pour veiller à ce que tous les livrables soient terminés à temps.
- Gérer les télécommunications du service (personne-ressource avec le fournisseur et les TI, commande de cellulaires et suivi des factures).
- Capable de prioriser les questions délicates et d’être prompt à répondre aux demandes urgentes en temps opportun.
- Effectuer d’autres tâches, le cas échéant.
- Qualifications - External
- Diplôme collégiale ou universitaire
- 5+ années d’expérience dans un rôle similaire.
- Habileté à bien travailler sous pression tout en gardant son sang-froid et à respecter les échéances, avec un minimum de supervision
- Solide esprit d’initiative et capacité d’innover en vue d’améliorer les processus
- Excellentes habiletés pour les relations interpersonnelles : résolution de problèmes, souci du client, accessibilité
- Sens marqué de l’organisation : planification, établissement des priorités et gestion à l’aide des systèmes
- Sens aigu de la diplomatie, discrétion, maturité professionnelle et jugement
- Capacité à voir au-delà des évidences, habileté à surmonter les obstacles et les défis
- Grand talent pour la communication
- Connaissance approfondie de Windows et de tous les logiciels de la suite Office de Microsoft
- Expérience en conception graphique, un atout
- Souplesse et disponibilité pour faire des heures supplémentaires à l’occasion
- Capacité à travailler dans un environnement en évolution rapide.
- Certains déplacements occasionnels nécessaires
- Faire preuve de ponctualité et de fiabilité pour soutenir le succès global de l’équipe dans un milieu trépidant.
Veuillez consulter la page carrières d'Air Canada pour connaître tous les détails du poste.
About Air Canada
Canada's largest airline, the country’s flag carrier and a founding member of Star Alliance, the world's most comprehensive air transportation network celebrating its 25thanniversary in 2022, Air Canada provides scheduled passenger service directly to 51 airports in Canada, 51 in the United States and 86 internationally. It is the only international network carrier in North America to receive a Four-Star ranking from Skytrax, which in 2021 gave Air Canada awards for the Best Airline Staff in North America, Best Airline Staff in Canada, Best Business Class Lounge in North America, and an excellence award for its management of the COVID-19 pandemic.
**
Air Canada est la plus importante société aérienne du Canada, le transporteur national du pays et un membre cofondateur du réseau Star Alliance — le plus vaste regroupement mondial de sociétés aériennes, qui célèbre son 25e anniversaire en 2022. Les lignes passagers régulières d’Air Canada relient sans escale 51 aéroports au Canada, 51 aux États-Unis et 86 sur le reste du globe. En Amérique du Nord, Air Canada constitue le seul transporteur aérien d’envergure internationale offrant une gamme complète de services à détenir la cote quatre étoiles de Skytrax qui, en 2021, lui a décerné les prix Meilleur personnel au sol et à bord en Amérique du Nord, Meilleur personnel au sol et à bord au Canada, Meilleur salon de classe affaires en Amérique du Nord ainsi qu’un Prix d’excellence pour sa gestion de la pandémie de la COVID-19.