Titre du poste : Secrétaire de direction (SBK02)
Secteur de travail | Unité organisationnelle : Faculté des arts | Département de musique (2290)

Groupe d'emploi : Bureau
Statut : Emploi provisoire pour une durée de trois (3) mois avec possibilité de prolongation
Horaire : Temps partiel 28 heures / semaine; du lundi au jeudi
Pavillon : F : de Musique

EXIGENCES NORMALES :
Scolarité : Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat
Expérience : Une (1) année d’expérience pertinente
Autres : Minimum de 75 % au test de français.

Salaire : Entre 27.76 $ et 35.16 $
Classement salarial : 6

DESCRIPTION SOMMAIRE DE LA FONCTION :

Cette personne assure le soutien clérical et administratif relié à la gestion des activités de l'unité à laquelle elle est associée. En l'absence de la personne désignée, voit au maintien et au suivi de certaines opérations du bureau et en assure la bonne marche.

La description de fonction, étant réputée faire partie intégrante de l’affichage, peut être consultée sur le site web des ressources humaines https://rh.uqam.ca/BK02 et au Syndicat.

DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TÂCHES DU POSTE (à titre indicatif) :
Cette personne :

• Effectue des recherches et des vérifications à l'aide de différents documents tels que politique, procédure, règlement et répertoire de cours afin de fournir des renseignements à la direction, au personnel enseignant, aux employées, employés, étudiantes, étudiants ainsi qu'à la clientèle externe de l'Université; règle les problèmes relevant de sa compétence; tient à jour les cahiers de procédures et politiques; communique avec différents organismes afin d'obtenir ou de transmettre de la documentation et des informations reliées à la gestion de ses activités;

• Collabore à l'organisation des activités de l'unité à laquelle elle est associée telles que banque de jury, élection aux instances, consolidation des sessions, organisation des sessions et processus de sélection; effectue les recherches nécessaires, communique avec les personnes concernées et prend les mesures appropriées afin d'en assurer la réalisation

• Tient à jour l'agenda de la personne désignée et prend les dispositions s'y rattachant telles que modification de l'agenda en tenant compte des urgences et des priorités; s'assure du respect des échéanciers et remet les cas en suspens à la personne désignée au moment approprié; reçoit et filtre les communications téléphoniques, donne des renseignements et effectue les recherches nécessaires afin de répondre aux demandes d'information provenant de la clientèle;

• Effectue diverses tâches de support à l'organisation de réunions telles que conciliation des disponibilités, préparation de l'ordre du jour, convocation, réservation de salles, préparation matérielle et distribution de documents nécessaires à l'étude de dossiers par les personnes désignées; sur demande, assiste aux réunions, prend les notes, rédige les documents qui y sont associés tels que procès-verbaux et les extraits de résolution et assure le suivi des décisions qui en découle;

• Dépouille le courrier, en prend connaissance, le trie et le distribue en fonction des priorités; rédige la correspondance, la transmet aux fins de signature et signe celle d'ordre courant et assure le suivi des dossiers;

• Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que voyage, congrès et colloque; réserve l'hébergement, le transport en commun, les locaux et les équipements audiovisuels; voit à l'affichage des publicités dans les pavillons.

L'Université du Québec à Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les personnes autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature.