Job Description

RÉSUMÉ

Le coordonnateur des services aux locataires II soutient les clients en coordonnant la réalisation de projets d’entretien à petite et à moyenne échelle, les changements d’espace de travail, les services de conception et les services de bureau. Il coordonne la résolution des problèmes des locataires liés à la réalisation des projets de services aux locataires. Il est également responsable de la définition de la portée et des spécifications, des appels d’offres, de l’administration financière et de la surveillance du rendement des entrepreneurs pour les projets de services aux locataires et les projets relatifs aux caractéristiques de base de l’immeuble.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Projets spécifiques

Recevoir, traiter et valider les demandes de service reçues par téléphone, par courriel et lors de visites en personne, et assurer le suivi des appels de service et des bons de travail (tenir à jour une feuille de suivi de chaque projet). Collaborer avec les gestionnaires des installations pour réaliser des projets de services aux locataires à petite échelle; déterminer les compétences requises, aider à la sélection des entrepreneurs et assurer le suivi du rendement. Coordonner, planifier et superviser les employés de BGIS et des sous-traitants afin de réaliser les projets de services aux locataires requis dans le cadre de la portée du poste. Collaborer avec de nombreuses parties prenantes pour assurer l’achèvement en temps opportun du projet, le respect de la portée, des exigences budgétaires et conserver la satisfaction de la clientèle. Participer à l’élaboration des estimations des coûts de l’ingénierie des projets en interne, des solutions de rechange au concept de départ, des normes et des procédures, et du mandat du conseiller. Gérer et superviser le rendement des conseillers en conception et des entrepreneurs tout au long du projet, en cernant et en résolvant les problèmes, tout en surveillant et en assurant la qualité du service. Examiner le travail effectué par les entrepreneurs, signaler les irrégularités au gestionnaire des installations et demander des bons de commande.

Santé et sécurité

S’assurer que les projets sont réalisés conformément à toutes les exigences réglementaires, environnementales et relatives à la santé et la sécurité. Respecter les procédures de l’entreprise afin d’assurer le maintien d’un environnement sécuritaire pour tous. Envoyer, recevoir, examiner et assurer le suivi de la documentation sur la santé et la sécurité. Gérer le temps et l’espace des activités de construction pour s’assurer qu’il n’y a pas de risques conflictuels en matière de sécurité. Vérifier les exigences en matière de sécurité des clients et s’assurer que les fournisseurs de services s’y conforment avant d’entrer dans la propriété d’un client.

Communication

Rédiger des communications écrites avec les clients, y compris les avis relatifs aux dates butoirs, les mises à jour des processus et les exigences en matière de portée.

Documentation

Créer et soumettre tous les documents relatifs aux projets, la justification du financement et les modèles d’approbation, y compris, mais sans s’y limiter, la portée et les spécifications, les appels d’offres, l’administration financière et la surveillance du rendement des entrepreneurs. Satisfaire à toutes les exigences en matière de documentation et de soumission. Remplir les documents liés à l’évaluation du projet afin de déterminer le mode de réalisation et la gamme de services.

Finances et facturation

Examiner les factures des travaux accordés en sous-traitance et corriger les irrégularités. Assister aux réunions d’établissement du calendrier et d’examen du budget afin d’atténuer le risque de dépassement des coûts en comprenant et en gérant les risques relevant du calendrier ou du budget. Rédiger divers documents touchant le financement que les locataires peuvent examiner et engager les fonds nécessaires pour les services demandés. Examiner tous les devis et documents touchant le financement pour vérifier qu’ils sont exacts et dûment remplis.

Analyse et gestion des données

Faire le suivi de tous les projets et échéanciers, en fournissant des mises à jour régulières sur l’état d’avancement. Assurer le suivi des totaux du projet et en faire rapport chaque mois. Analyser les totaux annuels des projets, faire rapport sur les tendances et les écarts de coûts.

Gestion relationnelle

Établir et entretenir des relations constructives avec les clients. Gérer les attentes des clients, faire face aux problèmes et les résoudre. Gérer les exigences des parties prenantes, les changements de portée et les attentes par rapport au projet.

CONNAISSANCES ET APTITUDES

Achèvement des études secondaires et d’un cours technique ou commercial spécialisé. De trois à cinq années d’expérience particulière liée à l’affectation – gestion des installations, roulement, infrastructures des installations, secteur de l’industrie cliente, secteur gouvernemental, etc. Aptitudes supérieures en gestion de la clientèle ou service à la clientèle. Aptitudes interpersonnelles efficaces, en portant une attention particulière sur la communication (orale et écrite). Connaissance des processus de réalisation de projet et d’appel d’offres. Connaissance générale des systèmes en place dans les immeubles commerciaux et/ou de la construction. Solides aptitudes en organisation, en coordination et en documentation, doublées de la capacité à exécuter plusieurs tâches. Capacité à travailler de façon autonome. Capacité à interpréter les contrats, le cas échéant. Maîtrise du format CAD, un atout.

Expérience et compétences particulières

Maîtrise de la suite Office de Microsoft et des logiciels de courriel.

Permis ou agréments professionnels

Permis de conduire valide, au besoin.

DIMENSIONS DU RÔLE

Gestion de projets

Diriger de petits projets peu complexes : une discipline, même groupe de travail, même emplacement.

Communications

La communication comporte un certain degré de difficulté, exigeant des explications, de la consultation ou de l’élaboration afin d’assurer une compréhension mutuelle, une participation et/ou une collaboration avec d’autres; peut négocier les modalités des contrats de sous-traitance. Rédiger, s’il y a lieu, des rapports, des examens techniques, des conclusions et préparer des exposés.

Expertise

Connaissances pratiques dans un domaine spécialisé.

Résolution de problèmes et innovation

le travail exige de comprendre la nature du défi, d’analyser les données et de mettre en œuvre les mesures appropriées. Parfois, la marche à suivre doit être déterminée très rapidement, et les solutions peuvent exiger la connaissance d’une à trois applications logicielles.

BGIS est un employeur qui respecte l’égalité des chances et nous vous invitons à postuler pour un poste chez nous! Si vous avez besoin d’un accommodement pendant le processus de recrutement, veuillez nous contacter à askhr@bgis.com. En cas de demande d’accommodement, nous discuterons avec le candidat en question et fournirons, ou ferons en sorte de fournir, un accommodement approprié d’une manière qui tiendra compte des besoins d’accessibilité du candidat en fonction de son handicap

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