Bilingual Client Service Coordinator

The opportunity

The Canadian Resident Matching Service (CaRMS), located in downtown Ottawa, is seeking a Bilingual Client Service Coordinator to engage with our clients. Reporting to the Manager of Client Services, the Bilingual Client Service Coordinator is a member of the client services team and is responsible for supporting CaRMS products and services.

This is a full-time, permanent, fully remote position. The successful candidate must be based in Canada, with occasional travel. The language requirement for this role is bilingual (English and French). Occasional overtime may be required to meet critical deadlines.

Role and Responsibilities

Provide front-line support to clients via email, phone, and chat channels. Contribute to the development and maintenance of internal and client-facing resources. Participate in initiatives focused on continuous improvement of services and processes. Support cross-functional project teams as required. Represent the organization in public-facing contexts as needed, including presentations, webinars, and meetings. Other duties as assigned.

Role Requirements

Minimum 5+ years of client-facing experience (healthcare preferred). College diploma in business administration, customer service, office administration, communications, or a related field. Experience with Microsoft 365, this includes tools such as Microsoft Outlook, Teams, Excel, SharePoint and Word. Strong written and verbal communication skills, with the ability to convey information clearly and professionally to a variety of audiences. Demonstrated attention to detail and accuracy when managing client inquiries, documentation, and information. Strong organizational skills with the ability to manage multiple tasks and priorities effectively. Bilingual (English/French).

Preferred Requirements

Bachelor’s degree in business, communications, or related discipline. Experience working in a remote or hybrid professional environment. Experience in a client service or support role within a structured or high-volume setting. Familiarity with customer relationship management (CRM) tools such as HubSpot or similar platforms. Experience using collaboration and project tools such as Asana, Jira, or equivalent. Experience contributing to knowledge bases, help center, or client-facing resources. Demonstrated ability to support process improvement or service enhancement initiatives.

Key Competencies

High ownership and learning mindset. Time management skills. Comfortable working in a fast-paced, remote-first environment. Adaptability and problem-solving.

The successful candidate

The successful candidate brings experience in customer service or client support, ideally in a fast-paced, service-oriented environment. They have a demonstrated ability to manage client inquiries across multiple channels (email, phone, chat) with professionalism, responsiveness, and accuracy. They are client-focused and committed to delivering a high-quality service experience. They are a strong communicator who can clearly and effectively convey information in both English and French, adapting their approach to meet the needs of diverse audiences. They are collaborative and proactive, working effectively with internal teams to resolve issues, share knowledge, and support consistent service delivery. Highly organized and detail-oriented, the successful candidate can manage multiple priorities while maintaining accuracy in client interactions, documentation, and resource updates. They are comfortable using digital tools such as Microsoft Office, Teams, and SharePoint, and are eager to contribute to continuous improvement initiatives and cross-functional work that enhances overall service effectiveness.

What we offer

CaRMS is committed to fostering an equitable, diverse, and inclusive workplace. We offer a remote-first work environment that supports continuous quality improvement (CQI) and professional development, along with a comprehensive benefits program and an industry-leading defined contribution pension plan. The salary range for this position is $50,000–$60,000, commensurate with experience.

About CaRMS

The Canadian Resident Matching Service (CaRMS) is a national, independent, not-for-profit organization that provides digital solutions and expertise that matches medical students with training opportunities in Canada. CaRMS’ mission is to serve as trusted stewards, builders, and innovators of data informed application and matching services. Our vision is to provide the best possible outcomes for both applicants and faculty through safe, fair, and equitable application and matching systems. Established in 1970 to provide a fair, objective, and transparent process, CaRMS works with the medical education community, medical schools, and residents/students to provide the digital platform, mathematical algorithm, and knowledge that matches students with medical residency training opportunities. As a client-focused organization, our success is driven by a caring, collaborative, and committed team. Learn more at www.carms.ca.

Note

CaRMS uses automation tools to assist with the organization and screening of applications. All stages of recruitment decisions are led by people within the team.

Equity, Diversity and Inclusion

CaRMS is committed to fostering an equitable, diverse, and inclusive workplace. We welcome applications from all qualified individuals, including women, visible minorities, First Nations, Inuit and Métis peoples, persons with disabilities, and individuals of all sexual orientations, gender identities, and gender expressions. Accommodations are available upon request throughout all stages of recruitment process. Please let us know during the application process.

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Coordonnateur ou coordinatrice bilingue, service à la clientèle

Occasion

Le Service canadien de jumelage des résidents (CaRMS), situé au centre-ville d’Ottawa, est à la recherche d’un coordonnateur ou d’une coordonnatrice bilingue, service à la clientèle pour interagir avec nos clients. Relevant du ou de la gestionnaire, Service à la clientèle, le coordonnateur ou la coordonnatrice bilingue fait partie de l’équipe du Service à la clientèle et a pour responsabilité de soutenir les produits et les services de CaRMS.

Il s’agit d’un poste permanent à temps plein, entièrement en télétravail. La candidate ou le candidat retenu doit résider au Canada; des déplacements occasionnels sont à prévoir. Ce poste comporte une exigence linguistique de bilinguisme (anglais et français). Des heures supplémentaires peuvent occasionnellement être nécessaires pour respecter des échéanciers critiques.

Rôle et responsabilités

Fournir un soutien de première ligne à la clientèle par courriel, par téléphone et par clavardage. Contribuer à l’élaboration et à la mise à jour de ressources à l’usage du personnel et de la clientèle. Participer à des initiatives axées sur l’amélioration continue des services et des processus. Soutenir les équipes de projet interfonctionnelles selon les besoins. Représenter l’organisme auprès du public au besoin, notamment lors de présentations, de webinaires et de réunions. Effectuer toute autre tâche assignée.

Exigences du poste

Minimum de cinq (5) ans d’expérience dans un rôle centré sur le contact avec la clientèle (de préférence dans le domaine de la santé). Diplôme d’études collégiales en administration des affaires, en service à la clientèle, en administration de bureau, en communications ou autre discipline connexe. Expérience en environnement Microsoft 365, y compris la suite d’outils Microsoft Outlook, Teams, Excel, SharePoint et Word. Solides aptitudes pour la communication écrite et orale, avec la capacité de transmettre l’information de façon claire et professionnelle à des publics variés. Souci du détail et rigueur démontrés dans le traitement des demandes, de la documentation et des renseignements de la clientèle. Solides compétences organisationnelles avec la capacité de gérer efficacement de multiples tâches et priorités. Bilinguisme (anglais et français).

Exigences souhaitables

Baccalauréat en affaires, en communications ou autre discipline connexe; Expérience professionnelle dans un environnement à prédominance virtuelle ou hybride; Expérience dans un rôle de service ou de soutien à la clientèle, en contexte structuré ou à fort volume; Connaissance de l’utilisation des outils de gestion de la relation client (GRC), comme HubSpot ou toute plateforme équivalente; Expérience dans l’utilisation d’outils de collaboration et de gestion de projets, tels que Asana, Jira ou autre équivalent; Expérience en matière d’enrichissement de bases de connaissances, de centres d’aide ou de ressources destinées à la clientèle; Capacité démontrée à soutenir des initiatives d’amélioration des processus ou de bonification des services.

Compétences clés

Fort sens des responsabilités et volonté d’apprendre; Compétences en gestion du temps; Aisance à travailler dans un environnement au rythme soutenu à prédominance virtuelle; Capacité d’adaptation et résolution de problèmes.

Profil recherché

La personne retenue possède une expérience du service à la clientèle ou du soutien à la clientèle, idéalement dans un environnement au rythme soutenu et axé sur le service. La personne possède une capacité démontrée à traiter les demandes de la clientèle provenant de multiples canaux (courriel, téléphone, clavardage) avec professionnalisme, réactivité et exactitude. Elle est axée sur la clientèle et déterminée à offrir une expérience de service de grande qualité. Dotée de solides aptitudes en communication, elle sait transmettre des renseignements de façon claire et efficace, en anglais comme en français, en adaptant son approche aux besoins de publics variés. Collaborative et proactive, elle travaille efficacement avec les équipes internes pour résoudre les problèmes, partager les connaissances et assurer une prestation de services constante. Très organisée et soucieuse du détail, la personne retenue sait gérer de multiples priorités tout en maintenant l’exactitude dans les interactions avec la clientèle, la documentation et la mise à jour des ressources. Elle est à l’aise avec les outils numériques, tels que Microsoft Office, Teams et SharePoint, et souhaite vivement contribuer à des initiatives d’amélioration continue et à des travaux interfonctionnels qui rehaussent l’efficacité globale des services.

Ce que nous offrons

Le Service canadien de jumelage des résidents (CaRMS) s’engage à favoriser un milieu de travail équitable, diversifié et inclusif. Nous offrons un environnement de travail à prédominance virtuelle, propice à l’amélioration continue de la qualité (ACQ) et au perfectionnement professionnel, de même qu’un programme complet d’avantages sociaux et un régime de retraite à cotisations déterminées parmi les meilleurs de l’industrie. L’échelle salariale pour ce poste est de 50 000 $ à 60 000 $, selon l’expérience.

À propos de CaRMS

Le Service canadien de jumelage des résidents (CaRMS) est un organisme national, indépendant et sans but lucratif qui offre des solutions numériques et de l’expertise pour jumeler des étudiants en médecine à des occasions de formation au Canada. La mission de CaRMS est d’agir à titre d’intendant de confiance, de bâtisseurs et d’innovateurs en matière de services de candidature et de jumelage fondés sur les données. Notre vision est d’offrir les meilleurs résultats possibles, tant pour les candidats que pour les facultés, grâce à des systèmes de candidature et de jumelage sécuritaires, justes et équitables. Créé en 1970 afin d’assurer un processus juste, objectif et transparent, CaRMS travaille avec la communauté de l’enseignement médical, les facultés de médecine ainsi que les résidents et étudiants pour fournir la plateforme numérique, l’algorithme mathématique et les connaissances qui jumèlent les étudiants à des occasions de formation en résidence médicale. En tant qu’organisme centré sur le client, nous devons notre succès à notre équipe bienveillante, collaborative et engagée. Pour en savoir plus, visitez www.carms.ca.

Remarque

CaRMS utilise des outils d’automatisation afin d’aider à l’organisation et le tri des candidatures. Toutes les décisions liées au recrutement sont prises par des personnes au sein de l’équipe.

Équité, diversité et inclusion

Le Service canadien de jumelage des résidents (CaRMS) s’engage à favoriser un milieu de travail équitable, diversifié et inclusif. Nous accueillons les candidatures de toutes les personnes qualifiées, y compris les femmes, les minorités visibles, les Premières Nations, les Inuits et les Métis, les personnes en situation de handicap, ainsi que les personnes de toutes orientations sexuelles, identités de genre et expressions de genre. Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande à toutes les étapes du processus de recrutement. Veuillez nous en informer pendant le processus de candidature.