Company:

ClaimsPro LPIn-Office/Bilingual Administrative Assistant - Full-time / (En interne) Assistant administratif bilingue - Temps plein (Dieppe, NB Canada)

Loss Adjusting is a fast-paced, complex field of insurance with no 2 files quite the same. Whether it be a home fire, a fender-bender, or an injury caused by a major accident, the ClaimsPro team determines coverage, legal liability, and settles claims with excellent customer service.

ClaimsPro relies on their Administrative Assistants to support the branch staff and producers in the delivery of quality service to our clients. The key focus of the position is to provide effective and efficient administrative support within a fast-paced environment. The position duties include typing, computer work on our internal software program and MS Office, file coordination and filing, reception duties and may also provide other administrative and clerical support to various branch staff. Other duties as may be required.

We have an existing opportunity to add a Full-time Bilingual Administrative Assistant to our team!

This is an in-office position, and you must be bilingual in English and French to qualify for this role.

Responsibilities:

• Set up and preparation of new claims assignments to internal adjusters in accordance with predetermined KPI’s and client guidelines
• A positive, “can do” attitude and customer service approach ensuring all inquiries are effectively dealt with in a timely manner
• Transcribing data from source documents following generally standardized procedures using coding skills and some judgement for review by the adjuster
• Transcribing reports and statements when required
• Professional telephone manner and excellent communication skills both written and verbal
• Ability to problem solve and work well independently and in a team environment
• Strong organizational skills with an ability to re-prioritize tasks and manage time effectively
• Team player and excellent interpersonal skills with ability to interact with all individuals in all levels within the organization
• Ability to work well under pressure and maintain composure in a fast paced and changing environment
• Maintaining applicable information and data entry within internal claims management software.
• Sending appropriate client acknowledgements, confirmations and correspondences to clients, claimants, legal representatives and parties involved on various claim files
• Processing client invoicing for claims and prepare files for closure
• Administrative support to the district/branch manager, assistant branch manager and property supervisor as needed
• Coordinating and arranging various appointments for adjusters in addition to handing both incoming/outgoing phone inquiries
• Reception relief answer phones and forward calls in a timely, professional and efficient manner
• Other duties as assigned

Qualifications and Experience:

• A post-secondary diploma preferably in Office Administration

• Experience in an administrative support environment would be an advantage

• Previous experience within a dynamic team will be given preference.

• You must be Bilingual in English and French.

• Previously demonstrated ability to execute high attention to detail

• Demonstrated ability to manage changing priorities and proven organizational skills

• Demonstrated behaviors showing initiative behaviors and follow-up skills

• Demonstrated ability to maintain a high level of confidentiality

• Demonstrated professionalism and work ethic

• Proven ability to contribute to and work well within a team environment

• Intermediate experience with Word, and strong Excel skills are required

• All other computer applications –must have the aptitude and ability to learn as required

• All prospective employees must pass a background check

Environment/Work Conditions

We welcome and encourage applications from people with disabilities. Accommodations are available on request for candidates throughout the recruitment and assessment process.

Unsolicited Outreach Statement – Recruitment Agencies

We will not accept unsolicited resume submittals from third- party recruiters and hereby request agencies to not contact our employees or managers directly to present candidates. Be advised we will NOT pay a fee for any placement resulting from the receipt of an unsolicited resume and will consider any unsolicited resumes forwarded public information. We welcome resumes submitted directly from candidates.

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L'expertise en règlement de sinistres est un domaine complexe et dynamique de l'assurance, où chaque dossier est unique. Qu'il s'agisse d'un incendie résidentiel, d'un accrochage ou d'une blessure causée par un accident grave, l'équipe de ClaimsPro/IndemniPro détermine la couverture, la responsabilité juridique et règle les sinistres avec un excellent service à la clientèle.

ClaimsPro/IndemniPro compte sur ses adjoints ou adjointes administratifs(-ives) pour soutenir le personnel des succursales et les experts en sinistres à offrir un service de qualité à nos clients. L'objectif principal du poste est d'apporter un soutien administratif efficace et performant dans un environnement dynamique. Les tâches du poste comprennent la dactylographie, le travail sur ordinateur avec notre logiciel interne et MS Office, la coordination et le classement des dossiers, des tâches de réception, ainsi que d'autres tâches administratives et de bureau pour divers membres du personnel des succursales. D'autres tâches peuvent être requises.

Nous avons actuellement une opportunité d'ajouter un(e) Adjoint(e) administratif(ve) bilingue à notre équipe! Il s'agit d'un poste en présentiel dans nos bureaux de Dieppe, Nouveau-Brunswick.

Responsabilités :

• Ouverture et assignation des nouveaux dossiers de réclamation aux experts en sinistres internes, conformément aux indicateurs de rendement clés (IRC) prédéfinis et aux directives du client.
• Attitude positive et proactive, et sens du service à la clientèle, garantissant un traitement efficace et rapide de toutes les demandes de renseignements.
• Excellentes compétences en communication, tant à l'oral qu'à l'écrit, et au téléphone.
• Capacité à résoudre les problèmes et à travailler efficacement de façon autonome et en équipe.
• Solides compétences organisationnelles, avec une capacité à prioriser les tâches et à gérer son temps efficacement.
• Esprit d'équipe et excellentes aptitudes relationnelles, permettant d'interagir avec tous les niveaux hiérarchiques de l'organisation.
• Capacité à travailler sous pression et à garder son sang-froid dans un environnement dynamique et en constante évolution.
• Mise à jour et saisie des données dans le logiciel interne de gestion des réclamations.
• Envoi des accusés de réception, confirmations et correspondances aux clients, réclamants, représentants juridiques et autres parties concernées par les différents dossiers de réclamation.
• Transcription des données à partir des documents sources selon les procédures normalisées, en utilisant des compétences en codage et un certain jugement, pour examen par l'expert en sinistres.
• Transcription des rapports et déclarations, au besoin.
• Traitement des factures aux clients pour les réclamations et préparation des dossiers en vue de leur fermeture.
• Soutien administratif au Directeur régional/de succursale, au Directeur adjoint de succursale et au Superviseur, Biens, au besoin.
• Coordination et planification des rendez-vous des experts en sinistres, ainsi que gestion des appels entrants et sortants.
• Remplacement à la réception : répondre au téléphone et transférer les appels de façon rapide, professionnelle et efficace.
• Autres tâches assignées.

Qualifications et expérience :

• Diplôme d'études postsecondaires, de préférence en administration de bureau.
• Bilinguisme (anglais et français).
• Expérience en soutien administratif (un atout).
• Expérience au sein d'une équipe dynamique (un atout).
• Capacité avérée à faire preuve d'une grande attention aux détails
• Capacité avérée à gérer les priorités changeantes et excellentes compétences organisationnelles
• Esprit d'initiative et rigueur dans le suivi des dossiers
• Capacité avérée à maintenir une stricte confidentialité
• Professionnalisme et éthique de travail exemplaires
• Capacité avérée à contribuer et à travailler efficacement en équipe
• Maîtrise intermédiaire de Word et excellente maîtrise d'Excel requises
• Toutes les autres applications informatiques – aptitude et capacité d'apprentissage requise
• Tous les candidats doivent se soumettre à une vérification des antécédents

Environnement et conditions de travail
Nous encourageons les candidatures des personnes en situation de handicap. Des aménagements sont possibles sur demande tout au long du processus de recrutement et d'évaluation.

Candidatures spontanées – Agences de recrutement

Nous n'acceptons pas les candidatures spontanées d’agences de recrutement et demandons à ces dernières de ne pas contacter directement nos employés ou nos gestionnaires pour nous présenter des candidats. Veuillez noter que nous NE verserons AUCUNE commission pour un placement résultant de la réception d'une candidature spontanée et que toute candidature spontanée sera considérée comme une information publique. Nous accueillons favorablement les candidatures envoyées directement par les candidats.