Description du poste

Nous sommes à la recherche d'un(e) Coordonnateur(trice) du bureau de projets (Scrum Master) rigoureux(se), organisé(e) et orienté(e) vers les solutions afin de soutenir la gestion opérationnelle de notre bureau de projets. Vous jouerez un rôle clé dans la coordination des demandes, la planification des travaux, l'optimisation des processus et l'accompagnement de notre équipe de production. Grâce à votre leadership mobilisateur et à votre excellente capacité d'organisation, vous contribuerez directement à la réussite de nos projets et à l'amélioration continue de nos méthodes de travail.

Ce poste requiert une présence au bureau de trois (3) jours par semaine. Nos bureaux sont situés dans la magnifique ville de Québec.

Responsabilités

Planification et coordination des projets

Animer les rencontres scrum, les rétro et toutes autres rencontres liés au bureau de projet. Planifier et coordonner les projets cycliques du bureau de projets afin d'assurer le respect des échéanciers. Assurer la prise en charge et l'assignation des nouvelles demandes à l'équipe de production. Collaborer à la planification des sprints en fonction des priorités d'affaires, de la capacité de l'équipe et des échéanciers. Ajuster la planification de façon proactive selon l'évolution des projets, les imprévus et les nouvelles priorités. Participer à la gestion de la capacité de l'équipe et optimiser la répartition des travaux. Veiller au respect des processus établis et assurer une exécution fluide des projets.

Accompagnement et amélioration continue

Soutenir l'équipe dans l'application des bonnes pratiques de gestion de projet et des méthodes Agile. Animer les rencontres de suivi afin d'identifier les priorités, les risques et les éléments bloquants. Accompagner les nouveaux membres dans leur intégration et leur formation aux outils et processus. Contribuer à l'amélioration continue des méthodes de travail et des processus du bureau de projets. Favoriser une collaboration efficace entre les différentes équipes.

Suivi administratif et facturation

Analyser les heures travaillées et valider les données servant à la facturation. Identifier les écarts, anomalies ou oublis et assurer leur correction. Collaborer à la préparation de la facturation mensuelle des projets. Produire les rapports de suivi permettant d'assurer le contrôle des projets et de leur rentabilité.

Contrôle de la qualité des données

Valider les feuilles de temps hebdomadaires et les heures facturables. Vérifier la conformité des checklists, documents et livrables. Assurer l'intégrité des données dans les outils de gestion. Effectuer les mises à jour administratives nécessaires au suivi des projets.

Administration des outils de production

Administrer, configurer et optimiser Jira et Jira Service Management. Mettre en place de nouveaux projets, tableaux, automatisations, workflows, champs et rapports. Documenter les configurations, processus et bonnes pratiques. Développer et maintenir des tableaux de bord et des indicateurs de performance (KPI). Effectuer une vigie des meilleures pratiques et recommander des améliorations continues.

Profil recherché

Vous êtes une personne organisée, rigoureuse et reconnue pour votre capacité à gérer plusieurs priorités simultanément. Vous aimez coordonner, optimiser les façons de faire et soutenir une équipe dans l'atteinte de ses objectifs. Vous faites preuve d'un excellent esprit d'analyse, êtes autonome, proactif(ve) et appréciez évoluer dans un environnement collaboratif où les défis sont nombreux et variés.

Compétences recherchées

Diplôme d'études collégiales ou universitaires en gestion de projet, administration ou dans un domaine connexe. Minimum de 3 ans d'expérience dans un rôle de coordination de projets, Scrum Master ou soutien à un bureau de projets. Excellente maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit. Maîtrise de Jira, Jira Service Management, Confluence et de la suite Microsoft 365. Excellentes aptitudes en planification, organisation et gestion des priorités. Grande capacité d'analyse et de résolution de problèmes. Esprit d'équipe, autonomie, rigueur et souci du détail. Excellentes habiletés de communication et aptitude à collaborer avec différents intervenants.

Atouts

Certification Scrum (PSM, CSM ou équivalent). Expérience dans un environnement de développement logiciel (SaaS).

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