Bilingual (French and English) Workforce Solutions Specialist I

The Specialist I, Workforce Solutions is an integral member of Ricoh North America’s Workforce Solutions organization, supporting a consistent, fair, and compliant employee experience across Canada and the United States.  This role is responsible for conducting prompt, objective, and well‑documented workplace investigations involving low‑ to moderate‑risk employee relations matters, with a focus on early issue resolution and risk mitigation. To accomplish this, the Specialist I must demonstrate working knowledge of workplace complaint investigations, employee relations best practices, and equal employment opportunity principles, along with the ability to apply policies and procedures in a practical and consistent manner.

Job Duties and Responsibilities

• First point of contact for employees with workplace concerns.
• Monitor various reporting methods and intakes.
• Conducts timely, impartial, and well‑documented investigations into all work‑related concerns, including but not limited to employee complaints, policy violations, conduct issues, and alleged noncompliance, ensuring alignment with policies, employment laws, and best practices. 
• Thoroughly documents all aspects of investigations, including intake, interviews, evidence review, factual findings, analysis, and conclusions, in accordance with established best practices and legal standards to ensure accuracy, consistency, defensibility, and risk mitigation in employee relations and potential litigation matters
• Owns assigned investigations and monitors case status and progress within the case management system
• Interprets policies and procedures while working toward a resolution
• Facilitates collaborative problem solving strategies to resolve complaints
• Influence, coach, and problem solve when necessary to ensure appropriate and consistent application of policy/procedures and uniform treatment of employees as part of investigation
• Ensures that post investigation actions are concluded 
• Provides on-going feedback to Manager II, Workforce Solutions and/or Senior Director, Workforce Solutions on issues
• Provide coaching and counseling on workplace issues, consistent with policies and past practices, including, when necessary, performance management and terminations
• May handle certain administrative tasks as assigned

Qualifications:

• Bachelor’s degree in related field preferred. 
• 1 to 2 years overall Human Resource experience including related school work, internships or work experience
• Must have a proven track record of relationship building with both internal and external customers

Skills And Abilities:

• Must be fluently bilingual in French and English
• Strong verbal and written communication skills, exemplary customer service skills
• Consideration and discretion must be applied to evaluate and resolve issues in the best interest of both the organization and employees
• Good judgment and flexibility in order to assist the company in making decisions that balance legal risk and business needs
• Basic consultative skills along with ability to coach others to resolve people issues
• Juggling multiple deadlines and employee relations issues is a routine part of this role
• Dealings with employees/managers must be handled with tact, timeliness and political savvy
• Comfortable in ability to confront and influence others
• Deal with interpersonal conflict, stressful work conditions and rejection by coping in a mature, problem solving, solution-oriented manner
• Deal with employee conflicts and differences by interpreting verbal/ non-verbal behavior, detecting perceptions and needs of employees, understanding and valuing employee differences
• Must have exhibited independent judgment by making sound, justifiable decisions and taking action in solving problems
• Must have demonstrated excellent oral communication skills by clearly presenting information through the spoken word in positive and negative circumstances
• Requires solid knowledge of personal computer (word processing, spreadsheets and use of data bases) for compiling reports, statistical data, composing memoranda and other similar documents
• Knowledge of applicable federal, state and local laws and regulations

Working Conditions, Mental and Physical Demands:

• Typically works in an office environment with adequate lighting and ventilation, and a normal range of temperature and noise level
• Work assignments are diversified.  Interpret, comprehend and apply complex material, data and instruction - prepare, provide, and convey diversified information
• Minimal physical effort required; work is mostly sedentary but does require walking, standing, bending, reaching, lifting, or carrying objects that typically with less than 10 lbs. (e.g., papers, books, files and small parts, etc.)
• Moderate dexterity - regular application of basic skills (calculator, keyboard, eye/hand coordination
• 10% overnight travel may be required

Spécialiste I, Solutions de main-d'œuvre

Le Spécialiste I, Solutions de main-d'œuvre, fait partie intégrante de l'organisation des Solutions de main-d'œuvre de Ricoh Amérique du Nord et soutient une expérience uniforme, équitable et conforme pour les employés au Canada et aux États-Unis.  Le candidat recruté sera chargé de mener des enquêtes rapides, objectives et bien documentées en milieu de travail, portant sur des questions de relations avec les employés à risque faible à modéré, en mettant l'accent sur la résolution rapide des problèmes et l'atténuation des risques. Pour ce faire, le Spécialiste I doit démontrer une connaissance pratique des enquêtes sur les plaintes en milieu de travail, des pratiques exemplaires en matière de relations avec les employés et des principes d'égalité des chances en matière d'emploi, ainsi que la capacité d'appliquer des politiques et des procédures de manière pratique et cohérente.

Tâches et responsabilités

• Premier point de contact pour les employés ayant des préoccupations au travail.
• Surveiller diverses méthodes de production de rapports et d’entrevues préalables.
• Mener des enquêtes opportunes, impartiales et bien documentées sur toutes les préoccupations liées au travail, y compris, mais sans s'y limiter, les plaintes des employés, les violations des politiques, les problèmes de conduite et la non-conformité présumée, en veillant à rester aligné sur les politiques, les lois sur l'emploi et les meilleures pratiques. 
• Documenter minutieusement tous les aspects des enquêtes, y compris l'admission, les entrevues, l'examen des preuves, les constatations factuelles, l'analyse et les conclusions, conformément aux pratiques exemplaires et aux normes juridiques établies afin d'assurer l'exactitude, la cohérence, la défendabilité et l'atténuation des risques dans les relations avec les employés et les litiges potentiels.
• Être responsable des enquêtes assignées et surveille l'état des cas et les progrès dans le système de gestion des cas
• Interpréter les politiques et les procédures tout en œuvrant à trouver une solution
• Faciliter les stratégies de résolution de problèmes afin de régler des plaintes
• Influencer, encadrer et résoudre des problèmes au besoin pour veiller à l’application adéquate et cohérente des politiques et des procédures et au traitement uniforme des employés dans le cadre de l’enquête
• S'assurer que les actions post-enquête sont terminées 
• Fournir une rétroaction continue sur les enjeux au Gestionnaire II, Solutions de main-d'œuvre et/ou au Directeur principal, Solutions de main-d'œuvre.
• Fournir un encadrement et des conseils sur les questions liées au milieu de travail, conformément aux politiques et aux pratiques antérieures, y compris, au besoin, la gestion du rendement et les licenciements.
• Être capable de gérer certaines tâches administratives assignées

Qualifications :

• Un baccalauréat dans un domaine connexe est souhaitable. 
• 1 à 2 ans d'expérience globale en ressources humaines, dont les travaux scolaires connexes, les stages ou l'expérience de travail
• Nécessité d’avoir de l’expertise avérée en relations interpersonnelles avec les clients internes et externes

Compétences et capacités:

• Être parfaitement bilingue (en français et en anglais)
• Fortes aptitudes en communication orale et écrite et compétences exemplaires en matière de service à la clientèle
• Considération et discrétion nécessaires pour analyser et résoudre les problèmes dans l’intérêt de l’organisation et des employés
• Faire preuve de jugement et de flexibilité pour aider l'entreprise à prendre des décisions qui équilibrent les risques juridiques et les besoins commerciaux
• Fortes aptitudes à la consultation et capacité à encadrer les autres en vue de résoudre les problèmes se rapportant aux employés
• Capacité à jongler avec de multiples échéances et problèmes liés aux relations avec les employés (un aspect faisant partie du travail du titulaire du poste)
• Nécessité d’interagir avec les employés et les gestionnaires en faisant preuve de tact, de ponctualité et de bon sens relationnel
• Aucune difficulté à confronter et à influencer les autres
• Expérience à gérer les conflits interpersonnels, des conditions de travail stressantes et le rejet en réagissant de façon mature et en cherchant avant tout à résoudre les problèmes
• Expérience à gérer les conflits et les différends avec les employés en interprétant les comportements verbaux et non verbaux, en détectant les perceptions et les besoins des employés, en comprenant les différences des employés et en y attachant de l’importance
• Doit avoir démontré un jugement indépendant en prenant des décisions éclairées et justifiables et en intervenant pour résoudre les problèmes
• Doit détenir d’excellentes aptitudes en communication orale en présentant clairement l’information dans le cadre de situations positives et négatives
• Doit posséder de solides connaissances des ordinateurs personnels (traitement de texte, tableurs et utilisation de bases de données) pour compiler des rapports et des données statistiques et composer des notes de service et d’autres documents similaires
• Connaissance des lois et règlements fédéraux, étatiques et locaux applicables

Conditions de travail, exigences physiques et mentales :

• Travailler généralement dans un bureau convenablement éclairé et aéré et maintenu à une température tempérée, où le bruit est à un niveau normal.
• L’attribution des tâches est diversifiée.  Interpréter, comprendre et appliquer du matériel, des données et des directives complexes - préparer, fournir et distribuer des renseignements diversifiés;
• effort physique minimal requis; le travail est principalement sédentaire, mais nécessite de marcher, de se tenir debout, de se pencher, d'atteindre, de soulever ou de transporter des objets qui pèsent généralement moins de 10 livres (par exemple, des papiers, des livres, des fichiers et de petites pièces, etc.)
• Dextérité modérée - application régulière des compétences de base (calculatrice, clavier, coordination œil-main)
• 10% de voyage de nuit peut être nécessaire

Come Create at Ricoh:

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