Position Profile: Business Operations Support Specialist

Reports to: Project Manager Reason for Vacancy: Existing position About the Canadian Centre on Substance Use and Addiction The Canadian Centre on Substance Use and Addiction (CCSA) changes lives by bringing people and knowledge together to reduce the harms of alcohol and other drugs on society. We partner with organizations and diverse communities to improve the wellness of people living in Canada. A non-governmental organization with a national focus, CCSA envisions a healthier Canadian society where evidence transforms approaches to substance use.

Acknowledgement

CCSA acknowledges that First Nations, Inuit and Métis people are the holders of Traditional Indigenous Knowledge. We respect the power of the Indigenous ways of knowing and of Traditional Indigenous Knowledge, and we commit to learning about and incorporating this knowledge into our work with proper guidance.

About the Position

Reporting to the Project Manager, with a dotted-line reporting to the Executive Support and Administrative Services Manager, the Business Operations Support Specialist supports the planning, coordination, delivery and administration of projects that are aligned with the organization’s collaborative and operational activities, with a strong emphasis on engaging external partners. The Business Operations Support Specialist provides coordination and logistical and administrative support for meetings, events and project-related initiatives, involving internal teams and external partners. The Business Operations Support Specialist contributes to the effective implementation of work activities through strong organization, clear communication, consistent follow-through and communication. Responsibilities also include providing support to project and operational activities, including maintaining project documentation, coordinating schedules, tracking action items, preparing reports and correspondence and supporting records management processes. Working as part of a multidisciplinary team, the Business Operations Support Specialist supports project leads and staff while helping to foster productive relationships with partners to ensure activities are delivered on time, within scope and in alignment with organizational priorities.

Responsibilities and AccountabilitiesBusiness Operations and Program Support

Coordinate assigned projects and initiatives from planning through implementation, working closely with staff and external partners Develop and maintain project workplans that outline required tasks, timelines, dependencies and responsibilities Create and update project schedules, timelines and tracking tools (e.g., task trackers, Gantt charts) Monitor progress against scope, timelines and deliverables; identify risks or issues and bring them forward with recommended mitigation strategies Support project leads by ensuring inputs tasks are identified, activities are sequenced appropriately and deliverables remain on track Prepare project documentation, including agendas, briefing notes, meeting summaries, progress updates and reports Planning, Logistics and Coordination Support Support logistical and operational elements required for project activities, meetings and events (virtual, hybrid and in-person) Assist event planner with coordination of venues, vendors and service providers for travel and accommodations Support event registration-related activities, including monitoring systems, responding to inquiries, generating reports and providing hands-on support when required Prepare schedules, checklists and function details to support coordinated delivery Provide on-site or live support during project activities and events, responding to emerging needs and issues Partner Coordination Assist with communications and interactions with project partners Build and maintain positive ongoing relationships with partners to support project goals and long-term collaboration Maintain accurate and up-to-date records of partner contacts, agreements and deliverables Financial, Administrative and Systems Support Support project-related financial administration, including tracking invoices, purchase orders and expenses in accordance with organizational processes Prepare and maintain project files, databases, contact lists and documentation Support meeting coordination, calendar management and administrative processes related to project delivery Assist with the preparation of reports and documentation required for internal review and reconciliation Communication and Coordination Serve as the first point of contact for project-related inquiries Communicate clearly and professionally with internal and external partners Demonstrate initiative by anticipating needs, identifying gaps and independently driving project activities forward Demonstrates sound judgment and strong problem-solving skills to address issues, determine appropriate escalation and support timely resolution This position profile is designed to provide an overview of the main responsibilities for the role. Other responsibilities not identified in this position profile may be assigned based on the successful candidate’s experience and operational requirements.

Qualifications

College diploma or university degree in administration, business, project management, event management or a related field; an equivalent combination of education and experience will be considered Fluently bilingual in English and French (reading, writing and verbal) Minimum of two years of experience in project coordination, event planning or a related role Demonstrated experience developing and maintaining work plans, timelines and deliverables Strong understanding of project coordination and event planning concepts and terminology Proven ability to work proactively, anticipate needs and take initiative Strong organizational, time-management and problem-solving skills Excellent verbal and written communication skills Proficiency with Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint); experience creating schedules, trackers and reports Experience with project management and financial management software (Birdview, SAP Concur, Business Central) Ability to manage competing priorities and adapt to changing requirements Professional judgment, discretion and attention to detail Working Conditions Work involves sustained coordination, planning and documentation, with regular multi-tasking across multiple projects, timelines and partners in a deadline-driven environment Requires frequent collaboration with colleagues and regular interaction with external partners, vendors and service providers Periodic time-sensitive demands are common, particularly during active project phases and events, requiring adaptability and problem-solving Work is primarily performed in an office or home-based (hybrid/remote as applicable) environment, with occasional onsite presence and extended hours during events Physical demands are minimal; no sustained physical exertion is required Assets Experience supporting conferences or large-scale events Experience working in or with governmental, non-governmental or international organizations CCSA Values CCSA is committed to equity, diversity and inclusion in all aspects of our work. As an organization, we are committed to ensuring that First Nations, Inuit and Métis people and all equity-deserving groups are fully represented, including women, people of colour, people with disabilities and people who members of the 2SLGBTQ+ community. CCSA is dedicated to learning from and supporting people with lived and living experience of substance use health. We encourage people with lived and living experience of substance use to apply to join the CCSA team. CCSA promotes the rights of all people with disabilities as outlined in the Ontario Human Rights Code and the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, 2005, and its related Integrated Accessibility Standards Regulation. CCSA will make appropriate accommodations on request. Please inform CCSA in advance of a request for accommodation during the recruitment process by emailing hiring@ccsa.ca.

AI Intelligence (AI) Disclosure

At CCSA, we are committed to maintaining a fair and equitable hiring process. We do not use artificial intelligence (AI) to screen, assess, or select applicants for any positions. While mandatory eligibility questions may be used to confirm minimum requirements, all applications are reviewed and all hiring decisions are made by our hiring team, ensuring that each candidate is thoughtfully and individually evaluated based on their overall qualifications and experience.

How to Apply

If you are interested in this position, please submit a cover letter and resumé. Located in Ottawa, CCSA works within a flex-hybrid model. The successful candidate must be willing to be onsite to attend in-person activities as required. We thank all applicants. Only candidates selected for an interview will be contacted. No agencies please.

Description de poste : Spécialiste, Soutien aux affaires opérationnelles

Relève de : gestionnaire de projets Motif de vacance : poste existant Au sujet du Centre canadien sur les dépendances et l’usage de substances Le Centre canadien sur les dépendances et l’usage de substances (CCDUS) transforme des vies en mobilisant les gens et les connaissances afin de réduire les méfaits de l’alcool et d’autres substances sur la société. En partenariat avec des organismes publics et privés et des organisations non gouvernementales (ONG), il travaille à améliorer la santé et la sécurité des personnes vivant au Canada. Le CCDUS est une ONG d’envergure nationale dont la vision parle d’une société canadienne en santé dans laquelle les données probantes transforment les approches concernant la consommation de substances.

Reconnaissance

Le CCDUS reconnaît que les Premières Nations, les Métis et les Inuits sont les détenteurs du savoir traditionnel autochtone. Il respecte le pouvoir des modes de connaissance autochtones et du savoir traditionnel autochtone et s’engage à apprendre de ce savoir et à l’intégrer dans son travail, avec l’encadrement adéquat.

Au sujet du poste

Relevant du gestionnaire de projets, avec un lien fonctionnel au gestionnaire, Soutien à la haute direction et services administratifs, le ou la titulaire appuie la planification, la coordination, la réalisation et l’administration de projets qui s’inscrivent dans les activités collaboratives et opérationnelles de l’organisation, avec un accent particulier sur la mobilisation des partenaires externes. Il ou elle apporte un soutien avec la coordination, la logistique et l’administration des réunions, activités et initiatives de projets auxquelles participent des équipes internes et des partenaires externes. Le ou la titulaire contribue au déploiement efficace d’activités professionnelles grâce à son grand sens de l’organisation, une communication claire, un suivi rigoureux et une bonne communication. Il ou elle est notamment responsable d’apporter un soutien aux activités opérationnelles et de projets (p. ex. tenir à jour la documentation des projets, coordonner les échéanciers, assurer le suivi des mesures à prendre, préparer des rapports et de la correspondance, contribuer aux processus de gestion des dossiers). Membre d’une équipe pluridisciplinaire, le ou la spécialiste appuie les responsables de projets et les employés, tout en contribuant à l’établissement de relations productives avec des partenaires pour que les activités soient réalisées dans le respect des délais, de la portée des travaux et en accord avec les priorités de l’organisation. Responsabilités et obligations de rendre compteAffaires opérationnelles et programmes Coordonner les initiatives et projets assignés, de la planification à la mise en œuvre, en étroite collaboration avec des employés et partenaires externes Préparer et tenir à jour des plans de travail décrivant les tâches requises, les échéanciers, les dépendances et les responsabilités Créer et mettre à jour les calendriers de projets, les échéanciers et les outils de suivi (p. ex. outils de suivi des tâches, diagrammes de Gantt) Suivre les progrès faits par rapport à la portée, aux échéanciers et aux livrables; identifier les risques ou les problèmes et les signaler en recommandant des stratégies d’atténuation Soutenir les responsables de projets en s’assurant que les tâches sont identifiées, que les activités sont adéquatement séquencées et que les livrables respectent les échéanciers Préparer la documentation de projets, notamment des ordres du jour, des notes de breffage, des comptes rendus de réunions, des mises à jour sur l’état d’avancement et des rapports Planification, logistique et coordination Fournir le soutien logistique et opérationnel nécessaire aux activités de projets, aux réunions et aux événements (en formule virtuelle, hybride et présentielle) Aider le planificateur d’événements avec la coordination des sites, des fournisseurs et des prestataires de services pour les déplacements et les hébergements Fournir un soutien avec le processus d’inscription aux événements, notamment en surveillant les systèmes, en répondant aux demandes de renseignements, en produisant des rapports et en offrant une aide pratique au besoin Préparer des échéanciers, des listes de vérification et de l’information sur les réunions pour en assurer le bon déroulement Fournir de l’aide sur place ou en direct pendant les activités de projets et les événements et répondre aux besoins et aux problèmes qui se présentent Coordination avec des partenaires Faciliter la communication et les interactions avec les partenaires de projets Établir et maintenir des liens positifs et durables avec des partenaires pour soutenir les buts des projets et favoriser une collaboration à long terme Tenir à jour une documentation précise, p. ex. coordonnées des partenaires, ententes et livrables Finances, administration et systèmes Apporter un soutien à l’administration financière des projets, notamment en assurant le suivi des factures, des bons de commande et des dépenses, conformément aux processus de l’organisation Préparer et tenir à jour des fichiers, des bases de données, des listes de personnes-ressources et de la documentation pour les projets Participer à la coordination des réunions, à la gestion des échéanciers et aux processus administratifs en lien avec la réalisation de projets Participer à la préparation des rapports et de la documentation nécessaires à l’examen interne et au rapprochement des comptes Communication et coordination Être le premier point de contact pour les demandes de renseignements sur les projets Communiquer avec clarté et professionnalisme avec les partenaires internes et externes Faire preuve d’initiative en anticipant les besoins, en repérant les lacunes et en faisant avancer les activités de projets de façon autonome Faire preuve d’un bon jugement et avoir de solides aptitudes en résolution de problèmes pour aborder les difficultés, déterminer à quel niveau hiérarchique les signaler et contribuer à leur résolution rapide Cette description donne une vue d’ensemble des grandes responsabilités du poste. D’autres responsabilités pourraient être attribuées au titulaire en fonction de son expérience et des obligations opérationnelles.

Qualifications

Diplôme collégial ou universitaire en administration, en affaires, en gestion de projets, en gestion d’événements ou dans un domaine apparenté; une combinaison équivalente d’études et d’expérience sera prise en considération Bilingue en français et en anglais (lecture, écriture et communication verbale) Au moins deux ans d’expérience en coordination de projets, en planification d’événements ou dans un rôle apparenté Expérience démontrée dans l’élaboration et la tenue à jour de plans de travail, d’échéanciers et de livrables Solide connaissance des concepts et de la terminologie en lien avec la coordination de projets et la planification d’événements Capacité démontrée à travailler proactivement, à anticiper les besoins et à prendre des initiatives Solides aptitudes en organisation, en gestion du temps et en résolution de problèmes Excellentes aptitudes en communication verbale et écrite Maîtrise de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint); expérience dans la préparation d’échéanciers, d’outils de suivi et de rapports Expérience des logiciels de gestion de projets et de gestion financière (Birdview, SAP Concur, Business Central) Capacité à gérer des priorités concurrentes et à s’adapter aux besoins changeants Jugement professionnel, discrétion et minutie Conditions de travail Coordination, planification et documentation constantes, ainsi qu’exécution de tâches simultanées pour plusieurs projets, échéanciers et partenaires dans un milieu aux échéances serrées Collaboration fréquente avec des collègues et interaction régulière avec des partenaires externes, des fournisseurs et des prestataires de services Demandes périodiques urgentes fréquentes, surtout pendant les phases actives des projets et lors d’événements, ce qui demande de l’adaptabilité et des aptitudes en résolution de problèmes Travail principalement fait dans un bureau ou à la maison (modèle hybride flexible), avec présence au bureau et heures supplémentaires requises à l’occasion, lors d’événements Les exigences physiques sont minimes (aucun effort physique soutenu requis) Atouts Expérience dans l’organisation de congrès ou d’événements de grande envergure Expérience de travail dans ou avec des organisations gouvernementales, non gouvernementales ou internationales Valeurs du CCDUS Le CCDUS souscrit aux principes d’équité, de diversité et d’inclusion dans toutes les sphères de son travail. En tant qu’organisme, il s’engage à faire en sorte que les peuples métis, inuits et des Premières Nations et les groupes en quête d’équité (femmes, personnes de couleur, personnes en situation de handicap, membres de la communauté 2SLGBTQ+, etc.) soient pleinement représentés. Le CCDUS apporte son soutien aux personnes ayant un savoir expérientiel de la santé liée à l’usage de substances et tire des enseignements de cet échange. Il invite ces personnes à poser leur candidature pour se joindre à son équipe. Le CCDUS défend les droits des personnes en situation de handicap invoqués dans le Code des droits de la personne de l’Ontario, la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (2005) et le règlement connexe sur les normes d’accessibilité intégrées. Le CCDUS prendra, sur demande, les mesures d’adaptation nécessaires. Veuillez lui écrire à l’avance à embauche@ccsa.ca pour l’aviser des mesures d’adaptation à mettre en place pendant le processus de recrutement.

Avis relatif à l’intelligence artificielle

Le CCDUS s’engage à suivre un processus d’embauche juste et équitable. Il n’a pas recours à l’intelligence artificielle pour présélectionner, évaluer ou choisir les candidats à un poste. Des questions d’admissibilité obligatoires pourraient être utilisées pour confirmer que les candidats possèdent les exigences minimales, mais toutes les candidatures sont passées en revue et toutes les décisions d’embauche sont prises par notre équipe, qui évalue les qualifications et l’expérience de chaque candidat de façon réfléchie et individuelle.

Poser sa candidature

Les personnes intéressées doivent nous faire parvenir leur CV et lettre de présentation. Situé à Ottawa, le CCDUS adopte un modèle de travail hybride flexible. Le candidat retenu doit être prêt à se rendre au bureau pour assister à des activités en présentiel, au besoin. Nous remercions tous ceux et celles qui poseront leur candidature, mais nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour passer en entrevue. Agences s’abstenir.

Compensation details: 50320-56610 Yearly Salary