Administrative Assistant

Job summary

Prepare and process account-opening documents, transfers, transactions, and other account requests; coordinate client meetings, manage calendars, and follow up with clients and financial institutions. Maintain accurate client records, support administrative and operational work, and help improve internal processes and the client experience.

Job details

Administrative Assistant Full-Time | Wealth Management | Dorval, Quebec I'm looking for a full-time Administrative Assistant to join my wealth management team at Manulife Wealth. We're a growing team, and I'm looking for someone organized, proactive, and detail-oriented who enjoys working with people and takes pride in delivering quality work. This role is an important part of our day-to-day operations. You'll work closely with me and the rest of the team to ensure our administrative processes run smoothly and our clients continue to receive a high level of service. What the role involves Preparing and processing account opening documents, transfers, and other administrative requests Coordinating client meetings, managing calendars, and handling follow-ups Communicating with clients and financial institutions to ensure requests are completed efficiently Maintaining accurate client records and keeping documentation up to date Assisting with transactions, deposits, withdrawals, and other account-related requests Supporting the team with various administrative and operational responsibilities Helping us continuously improve our internal processes and overall client experience Who I'm looking for Someone highly organized, reliable, and attentive to detail Strong communication and interpersonal skills Comfortable managing multiple priorities in a fast-paced environment Proactive, resourceful, and able to work independently Professional, discreet, and committed to providing excellent client service Comfortable working with Microsoft Office and learning new systems Previous administrative experience, ideally in financial services, is an asset Fluency in both French and English is an asset What you can expect Competitive salary based on experience and qualifications A collaborative, professional, and supportive work environment The opportunity to develop your skills and grow within an established and expanding wealth management team Direct exposure to different aspects of the wealth management industry A team that values initiative, accountability, and quality work Experience in wealth management is certainly an advantage, but I'm equally interested in finding someone with the right attitude, strong organizational skills, and a willingness to learn. If this sounds like a good fit, I'd be happy to connect! Feel free to reach out directly or share this opportunity with someone who might be interested. _______________________________________________________________________________________________________ Temps plein | Gestion de patrimoine | Dorval, Québec Je suis à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) à temps plein pour se joindre à mon équipe chez Gestion de patrimoine Manuvie. Notre équipe est en pleine croissance et je cherche une personne organisée, proactive et minutieuse, qui aime travailler avec les gens et qui accorde une grande importance à la qualité de son travail. Le poste occupe une place importante dans nos activités quotidiennes. Tu travailleras directement avec moi et le reste de l'équipe afin d'assurer le bon déroulement de nos opérations et de maintenir un excellent niveau de service auprès de notre clientèle. En quoi consiste le poste ? Préparer et traiter les documents d'ouverture de comptes, les transferts et les différentes demandes administratives Coordonner les rencontres clients, gérer les agendas et assurer les suivis Communiquer avec les clients et les institutions financières pour assurer le traitement efficace des demandes Maintenir les dossiers clients à jour et veiller à l'exactitude de la documentation Participer au traitement des transactions, dépôts, retraits et autres demandes liées aux comptes Soutenir l'équipe dans les différentes tâches administratives et opérationnelles Contribuer à l'amélioration continue de nos processus internes et de l'expérience client Profil recherché Une personne très organisée, fiable et attentive aux détails De bonnes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles Une capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique De l'autonomie, de l'initiative et de la débrouillardise Un haut niveau de professionnalisme, de discrétion et un excellent sens du service à la clientèle Une bonne maîtrise de Microsoft Office et une facilité à apprendre de nouveaux outils Une expérience en administration, idéalement dans le domaine financier, constitue un atout La maîtrise du français et de l'anglais constitue un atout Ce que tu peux attendre Un salaire compétitif, selon l'expérience et les qualifications Un environnement de travail professionnel, collaboratif et stimulant Des possibilités de développement professionnel au sein d'une équipe de gestion de patrimoine établie et en pleine croissance Une occasion de découvrir les différentes facettes du domaine de la gestion de patrimoine Une équipe qui valorise l'initiative, la rigueur et le travail bien fait Une expérience en gestion de patrimoine est certainement un avantage, mais je recherche avant tout une personne qui possède la bonne attitude, un excellent sens de l'organisation et une réelle volonté d'apprendre. Si cette opportunité t'intéresse, je serai heureux d'en discuter avec toi ! N'hésite pas à me contacter directement ou à partager cette offre avec quelqu'un qui pourrait être intéressé.

What you’ll do

Prepare and process account-opening documents, transfers, transactions, and other account requests; coordinate client meetings, manage calendars, and follow up with clients and financial institutions. Maintain accurate client records, support administrative and operational work, and help improve internal processes and the client experience.

Requirements

The ideal candidate is organized, reliable, detail-oriented, and able to communicate effectively while managing multiple priorities in a fast-paced environment. Professionalism, discretion, client-service skills, Microsoft Office proficiency, and willingness to learn are expected; prior administrative or financial-services experience and fluency in French and English are assets.

Listed skills

• Organization · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Communication · Preferred
• interpersonal skills · Preferred
• Multitasking · Preferred
• Customer service · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• Process Improvement · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Organization
• Attention To Detail
• Communication
• Interpersonal Skills
• Multitasking
• Initiative
• Resourcefulness
• Independent Work
• Professionalism
• Discretion
• Client Service
• Microsoft Office
• Client Record Management
• Calendar Management
• Administrative Coordination
• Process Improvement

Job areas

• Administrative
• Finance & Accounting
• Customer Service & Support

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