Agent, agente de secrétariat

Job summary

Provides secretarial and administrative support, including preparing documents and reports, managing calendars and meetings, handling calls and visitors, and maintaining records. Supports budget and payroll processes, responds to routine information requests, and manages office supplies, equipment, and security-related registers.

Job details

Poste contractuel - 35 heures semaine - Horaire fixe 8h-12 et 13-16h Salaire annuel de 56 470 $ à 72 333 $ selon l'expérience (échelle salariale 2024) Ce Que Nous Vous Offrons Programme d’assurance collective complet; Régime de retraite à prestations déterminées; Accès à un gym 7 jours sur 7; Carte OPUS. SOMMAIRE DE LA FONCTION Sous la supervision du chef – sûreté et résilience organisationnelle, la personne agit à titre d’agent, agente de secrétariat au sein du Service, assiste le personnel dans l’exécution de ses tâches et accueille les visiteurs. PRINCIPALES RESPONSABILITÉS Reproduit à l’aide d’outils bureautiques divers documents ou de la correspondance incluant des sujets techniques, informatifs, de planification ou de nature confidentielle. Participe à la préparation de tableaux, de documents, de présentation et de rapports à l’aide d’outils bureautiques spécialisés ainsi qu’à l’élaboration et au maintien de différents modèles. Accomplit différentes tâches de bureau, entre autres, l’assemblage, la photocopie, le classement de documents, la compilation et la préparation de données statistiques, la préparation de tableaux techniques et la distribution de divers documents. Effectue, reçoit, transmet et filtre les appels téléphoniques, prend les messages, donne des renseignements reliés à sa fonction et accueille les visiteurs. Tient à jour l’agenda du ou de la chef : organise des réunions, fixe les rendez-vous, convoque les personnes concernées, fait les arrangements relatifs à des réunions, conférences, voyages, prépare et transmet les ordres du jour et les documents pertinents. Assiste à des rencontres, prend des notes et rédige les comptes-rendus. Dépouille le courrier et assure le suivi auprès des gestionnaires du Service. Assiste son supérieur dans la préparation, le suivi du budget et des dépenses du Service en utilisant les outils requis. Répond à diverses demandes d’information internes et externes et règle certains problèmes de nature routinière, selon les directives reçues des gestionnaires. Recueille de façon hebdomadaire, les feuilles de temps du personnel de son unité administrative et effectue la saisie des données pour le traitement de la paie. Procède au classement, à l’archivage et au contrôle des documents du centre de documentation de son secteur et tient à jour le système de gestion documentaire. Agit comme personne-ressource auprès du personnel du Service dans l’utilisation d’outils bureautiques et dans leurs communications écrites. Prépare les réquisitions et demandes de biens et services pour l’achat de fournitures et autre matériel requis. Est responsable de l'approvisionnement et du suivi de l'entretien des équipements de bureau et porte assistance aux divers utilisateurs. Tâches plus spécifiques Maintient les registres reliés à la sécurité des infrastructures et à la gestion immobilière (ex : registre de clés, registre des cartes d’accès au stationnement, registre des vignettes, etc.) Réceptionne les documents ou autres pour l’ensemble des secteurs d’activités PROFIL RECHERCHÉ D.E.P. en secrétariat 2 ans d’expérience pertinente Connaissance approfondie du français écrit Connaissance approfondie d’outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) Connaissance de base de l’anglais écrit POUR POSTULER 1- Cliquez sur l’option « postuler maintenant » qui suit la description de l’emploi; 2- Créez votre profil et joindre votre curriculum vitae (obligatoire); 3- Pour tout problème technique, cliquez sur l'option « aide » ci-haut. DATE LIMITE POUR POSTULER : 11 OCTOBRE 2026

What you’ll do

Provides secretarial and administrative support, including preparing documents and reports, managing calendars and meetings, handling calls and visitors, and maintaining records. Supports budget and payroll processes, responds to routine information requests, and manages office supplies, equipment, and security-related registers.

Requirements

Requires a vocational diploma in secretarial studies and two years of relevant experience. Candidates should have advanced written French and proficiency with Word, Excel, and PowerPoint, as well as basic written English.

Benefits

• Comprehensive Group Insurance
• Defined Benefit Pension Plan
• Gym Access 7 Days a Week
• OPUS Transit Card

Listed skills

• document preparation · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• Data entry · Preferred
• Microsoft Word · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Secretarial Support
• Written French
• Written English
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Microsoft PowerPoint
• Document Preparation
• Calendar Management
• Meeting Coordination
• Minute Taking
• Records Management
• Data Entry
• Payroll Processing
• Budget Tracking
• Telephone Reception
• Office Equipment Support

Job areas

• Administrative
• Security & Safety
• Finance & Accounting

More jobs from Réseau de transport de la Capitale