Adjoint.e administratif.ive, SST

Job summary

The administrative assistant provides organizational support to the OHS department by managing daily administrative tasks and responding to inquiries. They are responsible for tracking deadlines, maintaining documentation, and preparing various reports and presentations.

Job details

NOUS SOMMES BÂTISSEURS D’AVENIR Travailler à l’ACQ, c’est s’engager dans une culture où l'audace, la simplicité, l'ouverture et l'excellence sont au cœur de chaque initiative. Nous valorisons ces principes tout en offrant des avantages sociaux et des programmes de rémunération concurrentiels. En rejoignant l’une des industries les plus importantes de l’économie du Québec, nos employé∙e.s ont l’opportunité de se réaliser pleinement. Ils/elles sont au cœur du succès de l’Association, et c’est pourquoi nous nous faisons un devoir d’être à leur écoute et de leur offrir un environnement de travail stimulant. Relevant du/de la chef.fe de service, l’adjoint.e administratif.ive SST contribue au soutien des activités du service en assurant un soutien administratif et organisationnel aux membres de l’équipe. RESPONSABILITÉS Réaliser les tâches administratives courantes, répondre aux appels et aux demandes d’information générale; Assurer le suivi des échéanciers, des livrables et des priorités, en effectuant des relances proactives auprès des parties prenantes; Traiter les documents reçus, incluant leur numérisation, classement et enregistrement dans les systèmes, tout en respectant les règles de confidentialité; Rédiger, corriger et mettre en page divers documents (rapports, tableaux de bord, présentations, etc.) et en assurer la diffusion efficace; Effectuer toute autre tâche connexe en lien avec le poste permettant de contribuer au bon fonctionnement de la direction SST. EXIGENCES Diplôme d’études professionnelles (DEP) ou attestation d’études collégiales en administration ou toute autre formation jugée pertinente; 3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire; Maîtrise avancée des logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint); Maîtrise de la langue française (parlée et écrite). HABILETÉS Sens de l’organisation et des priorités; Rigueur et proactivité; Autonomie; ​Excellent service à la clientèle. CONDITIONS DE TRAVAIL ET AVANTAGES SOCIAUX 21 jours de congés annuels rémunérés : 5 jours flexibles et 16 jours fixes; (2 semaines de vacances en hiver incluant les 6 jours fériés de Noël et du jour de l’An) et 2 semaines en été; Congé à la journée d’anniversaire de naissance; 12 jours fériés; Cinq (5) jours de congés maladie ou obligations familiales et une (1) journée personnelle la première année et la 2e année puis cinq (5) jours de congés maladie ou obligations familiales et trois (3) journées personnelles dès la 3e année; Horaire de travail en formule hybride, flexible ou compressé à l’année; Possibilité de travailler 2 semaines (télétravail) au Québec, au Canada ou à l’étranger; Dès l’embauche : assurance collective individuelle ou familiale entièrement payée par l’employeur et assurance dentaire payée à 75 % par l'employeur; Allocation santé et mieux-être; Régime de retraite autogéré, contribution de 5 % du salaire entièrement payé par l’employeur; Services d’un conseiller financier; Programme de reconnaissance; Stationnement gratuit; Produits menstruels offerts; Formation continue et cotisation d’ordre professionnel remboursées par l’employeur; Salle d’entraînement disponible en tout temps; Le salaire variera selon les compétences et l’expérience conformément à l’échelle pré-vue pour la classe. Et bien plus, visitez notre section Carrières : www.acq.org/carrieres NOS VALEURS, NOTRE FIERTÉ ! AUDACE | EXCELLENCE | OUVERTURE | SIMPLICITÉ Vous avez à cœur ces valeurs ? Votre place est avec nous ! Nous remercions toutes les personnes qui ont démontré leur intérêt à l’égard de ce poste. Toutefois, seules celles qui seront retenues seront contactées. #LI-EL1 #LI-Hybrid

What you’ll do

The administrative assistant provides organizational support to the OHS department by managing daily administrative tasks and responding to inquiries. They are responsible for tracking deadlines, maintaining documentation, and preparing various reports and presentations.

Requirements

Candidates must hold a professional or college diploma in administration and possess 3 to 5 years of relevant experience. Advanced proficiency in the Microsoft Office suite and fluency in French are required.

Benefits

• 21 days of paid annual leave • Birthday leave • 12 public holidays • Sick leave • Family obligations leave • Personal leave • Hybrid work schedule • Flexible or compressed work schedule • Remote work option • Employer-paid individual or family group insurance • 75% employer-paid dental insurance • Health and wellness allowance • Self-managed retirement plan with 5% employer contribution • Financial advisor services • Recognition program • Free parking • Menstrual products provided • Continuing education reimbursement • Professional membership fee reimbursement • On-site gym

Listed skills

• Time management · Preferred
• Customer service · Preferred
• Organization · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• Communication · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• Prioritization · Preferred
• Data entry · Preferred
• Microsoft Word · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative support
• Microsoft Office
• Word
• Excel
• PowerPoint
• Customer service
• Organization
• Prioritization
• Proactivity
• Data entry
• Document management
• Communication
• Time management
• Attention to detail
• Confidentiality
• Document Management
• Administrative Support
• Administrative Functions
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Customer Service
• Data Entry
• Data Management
• Occupational Safety And Health
• French Language
• Microsoft PowerPoint
• Presentations
• Time Management
• Detail Oriented

Job areas

• Administrative
• Construction
• Security & Safety
• Health and Safety Administrator
• Office / Administrative Assistant (General)
• Administrative and Executive Secretaries
• Secretaries and Administrative Assistants, Except Legal, Medical, and Executive