Adjoint(e) administratif(ve)

Job summary

The administrative assistant will provide support to various departments and the Vice President of Finance and Administration. Key tasks include processing purchase orders, managing project documentation, handling office logistics, and supporting accounts payable.

Job details

Si vous êtes stimulé(e)s par un environnement de travail axé sur le travail d’équipe, qui met vos compétences à l’épreuve, favorise le développement de votre carrière, encourage la diversité, récompense l’innovation et offre un salaire compétitif et d’excellents programmes pour le personnel, joignez-vous dès aujourd’hui à l’équipe GDI-Ainsworth. Sommaire: En collaboration directe avec le Vice-Président, Finances et Administration, vous serez responsable du support administratif aux divers départements. Responsabilités: * Traiter les demandes d’émission de bons de commande; * Assurer le suivi administratif des projets (ouvertures de chantiers, créations des dossiers, demandes de certificats de conformités, inscription des budgets au système, maintien du registre des contrats, etc.); * Accueillir les visiteurs et réserver les salles de conférences au besoin; * Traiter des demandes de commissions pour les commodités offertes au bureau; * Contribuer au maintien des outils de gestion de projets liés aux bons de commande; * Tenir à jour la papeterie et les commandes de fournitures; * Effectuer la réservation des billets d’avions, chambres d’hôtel, réservations de voiture pour les employés au besoin; * Traiter les envois de colis et la messagerie; * Assurer la gestion des cartes d’accès du bureau et du stationnement; * Apporter un support aux comptes payables et effectuer la saisie de factures; * Assurer un suivi auprès des nouveaux clients et confirmer la réception des factures et des états de compte, * Maintenir la base de données des clients et des fournisseurs; * Maintenir le registre des visiteurs. Qualifications: * DEP ou AEC secrétariat ou bureautique * Vous avez minimum 2 ans d’expérience pertinente; * Vous avez une bonne connaissance de la suite MS Office; * Vous avez déjà travaillé avec SAP Business One (un atout); * Vous êtes débrouillard(e), vous êtes capable d’initiatives et aimez toucher à tout; * Vous avez d’excellentes capacités organisationnelles; * Vous avez une connaissance du domaine de la construction (un atout); * Vous maîtrisez le français écrit et parlé; * Bilingue (anglais fonctionnel); * Vous êtes capable de fonctionner dans un environnement en constante évolution. Ce que nous t’offrons: * Horaire flexible pour concilier travail et vie personnelle; * Salaire compétitif; * Magnifiques bureaux en plein centre-ville (Métro McGill); * Formation sur les différents outils et plateformes utilisés; * Programme d'aide aux employés et aux familles; * Programme d’assurance collective; * Équipe de gestion humaine, présente, flexible et à l’écoute; * Programme de régime de retraite avec participation patronale; * Évènements sociaux organisés régulièrement; * Comité culture d’entreprise. GDI-Ainsworth Inc. est l'une des plus grandes sociétés dans le domaine des services techniques aux immeubles au Canada. Établi depuis plus de 80 ans, GDI-Ainsworth se spécialise dans l’automatisation, le service CVAC et la gestion d’énergie pour les bâtiments commerciaux, institutionnels et industriels. GDI-Ainsworth , l'un des chefs de file nord-américains des services d’entretien et de maintenance d’immeubles avec plus de 22 000 employés. Genre: Lorsque le genre masculin est utilisé, il est entendu qu’il comprend le genre féminin.

What you’ll do

The administrative assistant will provide support to various departments and the Vice President of Finance and Administration. Key tasks include processing purchase orders, managing project documentation, handling office logistics, and supporting accounts payable.

Requirements

Candidates must hold a DEP or AEC in secretarial or office studies with at least two years of relevant experience. Proficiency in MS Office is required, while knowledge of SAP Business One and the construction industry are considered assets.

Benefits

• Flexible schedule • Competitive salary • Employee and family assistance program • Group insurance program • Retirement savings plan with employer contribution • Social events • Corporate culture committee

Listed skills

• Administrative Support · Preferred
• MS-Office · Preferred
• Communication · Preferred
• Data entry · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative support
• Project administration
• Purchase orders
• MS Office
• SAP Business One
• Data entry
• Accounts payable
• Customer database management
• Organizational skills
• Bilingual
• Construction industry knowledge
• Office management
• Travel coordination
• Communication
• Office Supply Management
• Administrative Support
• Office Administration
• Organizational Skills
• Project Administration
• Accounts Payable
• Multilingualism
• Customer Data Management
• Data Entry
• Finance
• Facility Management
• Invoicing
• Project Management
• Microsoft Office
• Office Management
• Travel Arrangements

Job areas

• Administrative
• Construction
• Finance & Accounting
• Management & Leadership
• Administrative Assistant
• Office / Administrative Assistant (General)
• Administrative and Executive Secretaries
• Secretaries and Administrative Assistants, Except Legal, Medical, and Executive