Coordonnateur(trice) administratif(ve) - (Contrat à durée déterminé)

Job summary

The administrative coordinator will support daily office operations by managing invoicing, service files, and project documentation. They will act as a liaison between clients, suppliers, and internal teams to ensure efficient communication and process compliance.

Job details

Si vous excellez dans un environnement d'entreprise orienté équipe qui met vos compétences à l'épreuve, stimule votre développement professionnel, favorise la diversité et récompense l'innovation, avec un salaire compétitif et d'excellents programmes employés, rejoignez dès aujourd'hui l'équipe de GDI Ainsworth ! Résumé du poste: En tant que coordonnateur(trice) administratif(ve) chez GDI Ainsworth, vous jouerez un rôle clé dans le soutien des opérations quotidiennes du bureau. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les équipes techniques, administratives et de gestion afin d'assurer un suivi efficace des dossiers, la coordination des services et le respect des procédures internes. Votre contribution aidera à maintenir un environnement de travail bien organisé, professionnel et axé sur le service. Responsabilités clés: * Envoi, suivi et traitement des factures via les portails clients et les comptes recevables. * Gestion des paiements nécessitant des processus spécifiques (PCARD, Expense). * Mise en place, paramétrage et maintien des accès pour la facturation. * Classement des factures et maintien d’un système de gestion documentaire structuré et à jour. * Gestion des dossiers de service, des projets et des contrats en cours. * Interface entre clients, fournisseurs et équipes internes pour assurer une communication efficace. * Production de la facturation, suivi des bons de travail et mise à jour des registres dans les systèmes de gestion. * Gestion des commandes de fournitures et soutien logistique pour les réunions et formations. * Appui aux gestionnaires de projet et aux équipes techniques dans leurs activités quotidiennes. * Application des politiques internes et protection des informations sensibles.. Qualifications : * Diplôme d’études collégiales (DEC) ou formation équivalente en administration, bureautique ou domaine connexe. * Minimum de 3 ans d’expérience dans un poste administratif similaire. * Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Teams). * Connaissance des systèmes de gestion intégrée (ex. : JD Edwards, ServiceNow) – un atout. * Excellentes compétences en organisation, gestion des priorités et communication. * Bilinguisme (français et anglais), tant à l’oral qu’à l’écrit. * Sens de l’initiative, autonomie et discrétion. Bien que nous appréciions toutes les candidatures que nous recevons, nous conseillons que seuls les candidats en cours seront contactés. GDI Ainsworth s'engage à construire un environnement de travail diversifié et inclusif. Les membres qualifiés désignés du groupe sont encouragés à postuler, car tout aménagement raisonnable des qualifications sera pris en compte conformément à notre politique d'aménagement, disponible sur demande. GDI Ainsworth est une entreprise multi-commerce intégrée, offrant des services et solutions de bout en bout pour tous les besoins de maintenance et de remise à neuf des actifs de nos clients. Nous nous efforçons continuellement de créer des produits meilleurs et plus avancés, tout en offrant un service de la plus haute qualité. Nous sommes en pleine croissance et avons besoin de professionnels talentueux pour nous aider à concrétiser notre vision de devenir la meilleure entreprise multi-métiers du pays ! Rejoignez-nous.... Faites la différence.

What you’ll do

The administrative coordinator will support daily office operations by managing invoicing, service files, and project documentation. They will act as a liaison between clients, suppliers, and internal teams to ensure efficient communication and process compliance.

Requirements

Candidates must hold a college diploma in administration or a related field and possess at least three years of relevant experience. Proficiency in Microsoft Office and strong organizational skills are required, along with bilingualism in French and English.

Benefits

• Competitive salary • Employee programs

Listed skills

• Time management · Preferred
• Project Coordination · Preferred
• Organization · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Teams · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• Accounts receivable · Preferred
• Communication · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• Microsoft Word · Preferred
• invoicing · Preferred
• Microsoft Outlook · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative support
• Invoicing
• Accounts receivable
• Document management
• Project coordination
• Microsoft Office
• Word
• Excel
• Outlook
• Teams
• JD Edwards
• ServiceNow
• Communication
• Organization
• Time management
• Bilingualism
• Document Management
• Project Documentation
• Administrative Support
• Office Administration
• Organizational Skills
• Bilingual (French/English)
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Accounts Receivable
• Multilingualism
• Customer Service
• Procurement
• Contract Management
• Data Entry
• Microsoft Outlook
• Operations
• Project Coordination
• Time Management

Job areas

• Administrative
• Customer Service & Support
• Finance & Accounting
• Unclassified
• Administrative Clerk / Coordinator
• General Office Clerks
• Secretaries and Administrative Assistants, Except Legal, Medical, and Executive