Représentant(e) - Dossiers et Conformité du personnel - Temporaire

Job summary

Responsible for processing third-party requests regarding employee records, benefits reports, and personnel documentation for current and former employees. The role involves coordinating with government agencies and financial institutions while ensuring compliance with privacy laws and tax conventions.

Job details

Appartenir à Air Canada, c’est appartenir à un symbole canadien, Air Canada récemment élue meilleur transporteur aérien en Amérique du Nord. Faites décoller votre carrière en vous joignant à notre équipe novatrice et diversifiée à l’avant-garde du transport aérien de passagers. Le Représentant(e) - Soutien - Avantages sociaux et Conformité sera responsable du traitement rapide et exact des demandes de tierces parties liées aux dossiers d’emploi des employés, retraités et anciens employés d’Air Canada, aux rapports sur les avantages sociaux ainsi qu’à la gestion des documents des employés. Responsabilités Responsable de la gestion quotidienne des demandes de tierces parties concernant les renseignements sur les employés (les demandeurs tiers incluent principalement, sans s’y limiter, les organismes gouvernementaux tels que l’Agence du revenu du Canada (ARC), Revenu Québec, Service Canada, RPC et RRQ, ainsi que les cabinets juridiques et les institutions financières). Assurer la liaison avec divers intervenants internes afin d’obtenir et/ou de vérifier des renseignements sur les employés, tels que les dossiers de paie, les rapports d’absence, les descriptions de poste, les renseignements personnels, les copies de dossiers personnels, ainsi que les renseignements généraux sur les pensions et les avantages sociaux, tout en veillant au respect des lignes directrices de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Responsable de la gestion quotidienne des demandes de procuration en obtenant et en examinant tous les documents requis avant de les soumettre à notre service des RH pour approbation. Agir comme personne-ressource entre l’agent désigné par la procuration et la branche RH pour l’obtention des documents et les clarifications supplémentaires au besoin. Responsable de la gestion quotidienne du processus lié aux non-résidents en communiquant avec les retraités non-résidents, en validant les formulaires fiscaux, les lettres d’approbation de l’ARC et les taux d’imposition, et en s’assurant que tout est conforme aux taux applicables selon les conventions fiscales de l’ARC. Agir comme point de contact principal entre les tiers et les Ressources humaines d’Air Canada, et s’assurer du traitement exact et rapide des demandes. Assister avec les tâches administratives, notamment le traitement des cartes d’identité des employés et la gestion du courrier entrant et sortant. Traiter les opérations liées aux pensions conformément aux procédures opérationnelles normalisées du système d’administration des avantages sociaux. Participer à l’analyse et à la mise en œuvre de nouveaux processus, tout en améliorant les procédures existantes. Faire remonter les problèmes liés au traitement quotidien, au besoin. Qualifications Diplôme d’études collégiales minimal avec une expérience pertinente Connaissance et expérience de PeopleSoft, un atout Excellentes compétences en communication écrite en français et en anglais Capacité d’exercer un jugement irréprochable, de maintenir la confidentialité et de faire preuve d’un haut niveau de tact et de discrétion en tout temps lors de situations sensibles ou impliquant des employés Capacité à travailler sous pression avec rapidité et précision, à établir les priorités tout en maintenant un haut niveau de service à la clientèle Sens démontré du service à la clientèle et excellent sens de la diplomatie Capacité à travailler dans un environnement axé sur le travail d’équipe Excellentes habiletés interpersonnelles et de communication Capacité à apprendre rapidement de nouveaux systèmes Maîtrise de Microsoft Office (Word, Outlook, PowerPoint et Excel) et capacité à manipuler des données et produire de la correspondance, des rapports et autres documents Capacité à traduire des rapports et requêtes en termes accessibles Compréhension de la paie, un atout Conditions D’emploi Les candidats doivent être admissibles à travailler dans le pays concerné au moment où une offre d’emploi est présentée et sont responsables de l’obtention des permis de travail, visas ou autres autorisations nécessaires. La preuve de l’admissibilité doit être fournie avant la date de début. Exigences Linguistiques Bilinguisme (anglais et français). Diversité et inclusion Air Canada est résolument engagée en faveur de la diversité et de l’inclusion et vise à créer un milieu de travail sain, accessible et gratifiant qui met en valeur la contribution unique de nos employés au succès de notre entreprise. En tant qu'employeur qui garantit l'égalité d'accès à l'emploi, nous encourageons les candidatures les plus diverses afin de pouvoir nous doter d’un effectif varié et représentatif de nos clients et des communautés où nous vivons et offrons nos services. Air Canada remercie tous les candidats de leur intérêt, mais seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.

What you’ll do

Responsible for processing third-party requests regarding employee records, benefits reports, and personnel documentation for current and former employees. The role involves coordinating with government agencies and financial institutions while ensuring compliance with privacy laws and tax conventions.

Requirements

Requires a minimum of a college diploma with relevant experience and fluency in both English and French. Proficiency in Microsoft Office is required, while experience with PeopleSoft and payroll knowledge are considered assets.

Listed skills

• Time management · Preferred
• Customer service · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• interpersonal communication · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• PeopleSoft
• Microsoft Office
• Bilingualism (English/French)
• Data Manipulation
• Customer Service
• Confidentiality
• Payroll Knowledge
• Document Management
• Interpersonal Communication
• Time Management
• Diplomacy
• Administrative Support

Job areas

• Human Resources
• Administrative
• Transportation
• Customer Service & Support
• Legal