Adjoint(e) à la direction générale

Job summary

Provide administrative and secretarial support to the general manager, including managing correspondence, tracking priority files and deadlines, and preparing reports and meeting materials. Handle complaints and information requests, maintain records and databases, and coordinate administrative follow-up across municipal departments.

Job details

Situé dans la magnifique région de Lanaudière, notre client, la Municipalité de Sainte-Béatrix, se distingue par sa devise « Des gens de cœur, au centre de la nature ». Reconnue pour son milieu de travail à échelle humaine et son esprit de collaboration, la municipalité est présentement à la recherche d’un(e) Adjoint(e) à la direction générale. Il s’agit d’un nouveau poste au sein de la municipalité. Sommaire de la fonction : Le titulaire du poste est responsable de la gestion des activités de secrétariat et administratives de la directrice générale. Il fournit un support à la direction générale au niveau de la gestion et du suivi de certains dossiers, de la production de rapports et de l'organisation des réunions. Il est aussi responsable du traitement des plaintes et requêtes dirigées à la direction générale. Tâches et responsabilités : Collaborer à la préparation et à la coordination des dossiers prioritaires de la direction générale, en assurant le suivi des activités et des échéances qui en découlent Rédiger, traiter et assurer le suivi de la correspondance courante (lettres, mémos, courriels, convocations, ententes, documents administratifs, etc.) transmis par la direction générale Participer à la préparation de la documentation nécessaire au bon déroulement des séances ordinaires et extraordinaires du conseil municipal, et assurer, en collaboration avec les parties concernées, la publication des documents, dans le respect des délais prescrits Participer à la rédaction, à la révision et à la mise à jour des documents : ordre du jour, procès-verbaux des séances du conseil municipal, résolutions, règlements, avis publics, avis de convocation, devis, etc., et assurer, ou contribuer à, la mise en œuvre et leur suivi Préparer, rédiger, réviser et corriger divers documents, communications et textes en français en veillant à leur qualité rédactionnelle et à une présentation professionnelle et en assurer la transmission Assurer le suivi des dossiers administratifs (partenariats, résolutions et règlements) auprès des différents services municipaux en veillant au respect des échéanciers, en effectuant les rappels nécessaires et en obtenant les renseignements requis dans les délais prescrits Traiter les demandes d’informations et transmettre les documents appropriés en veillant au respect des obligations légales et des délais applicables Collaborer à l’organisation logistique de différents événements, tels que des formations et des conférences téléphoniques Saisir et mettre à jour les bases de données, les systèmes informatiques et assurer l’archivage ainsi que le classement documentaire de la direction Appuyer l'équipe municipale dans diverses tâches administratives tout en répondant à leur demande et en veillant à la fluidité de l'information entre les services S’acquitter de toutes autres tâches connexes confiées par la direction générale en lien avec les opérations municipales Exigences du poste : Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, en technique de bureautique ou juridique ou toutes autres disciplines appropriées Cumuler un minimum de 2 années d’expérience pertinente dans un poste de soutien à la haute direction Avoir une expérience de travail dans le domaine municipal et/ou légal ou au sein d’une administration publique (atout important) Maîtriser les logiciels de la suite Microsoft Office et avoir de l'aisance avec les outils informatiques Posséder une maîtrise supérieure du français, tant à l’oral qu’à l’écrit Aptitudes et profil recherché : Démontrer une rigueur exemplaire et un grand souci du détail Maîtriser le sens de l'organisation et la gestion des priorités Faire preuve d'éthique et de discrétion professionnelle Manifester de l'autonomie et un grand sens de l'initiative Privilégier l'orientation vers le service aux citoyens Ce que la Municipalité de Sainte-Béatrix offre : Poste offert à temps complet et permanent, à raison de 35 heures par semaine Horaire flexible du lundi au vendredi (termine à midi le vendredi) Fermeture 2 semaines durant les vacances estivales de la construction et 2 semaines durant les vacances du temps des fêtes 8 jours de congé pour raisons personnelles Rémunération à partir de 55 000$ par an, en fonction de l’expérience Fonds de pension et assurances collectives (incluant les soins dentaires) Entrée en fonction : immédiate Ce poste vous intéresse? Faites-nous parvenir votre candidature au recrutement@arh.services ! Veuillez noter que seules les candidatures retenues pour une entrevue recevront un suivi. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Protection de vos renseignements personnels Alliance ressources humaines est attentive à la protection de vos renseignements personnels et s’assure de respecter vos droits et ses obligations à cet égard. En nous transmettant votre candidature, vous confirmez avoir lu et compris notre politique de confidentialité disponible ici : https://www.allianceressourceshumaines.com/politique-de-confidentialite-(1-1)/ Inclusion, diversité et équité Alliance ressources humaines a le souci d’agir en respect avec les valeurs et les principes d’inclusion, de diversité et d’équité. Entretien téléphonique initial Seuls les candidats ayant un profil compatible avec le poste seront contactés.

What you’ll do

Provide administrative and secretarial support to the general manager, including managing correspondence, tracking priority files and deadlines, and preparing reports and meeting materials. Handle complaints and information requests, maintain records and databases, and coordinate administrative follow-up across municipal departments.

Requirements

Requires a college diploma in administration, office administration, legal office technology, or a related field, plus at least two years of relevant experience supporting senior management. Strong French communication and writing skills, Microsoft Office proficiency, organization, discretion, initiative, and attention to detail are required; municipal, legal, or public administration experience is an asset.

Benefits

• Pension Fund
• Group Insurance
• Dental Insurance
• Personal Days Off
• Flexible Schedule

Listed skills

• Organization · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• Prioritization · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Support
• Executive Support
• Correspondence Management
• Meeting Coordination
• Municipal Council Documentation
• Minutes and Resolution Drafting
• Document Editing and Proofreading
• Records Management
• Database Maintenance
• Microsoft Office
• Information Requests
• Complaint Handling
• Organization
• Prioritization
• Professional Discretion
• Citizen Service

Job areas

• Administrative
• Government & Public Sector
• Management & Leadership
• Customer Service & Support

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