Corporate Services & Goods Receipt Coordinator

Job summary

The role manages front office operations, including reception and administrative support for visitors and vendors. It also focuses heavily on processing goods receipts and updating sales order fields within SAP Business One to support the accounting department.

Job details

The Corporate Services & Goods Receipt Coordinator is responsible for ensuring the efficient day-to-day operation of the front office, providing administrative support, and managing goods receipt processing for the accounting department. This role serves as the first point of contact for visitors, vendors, and employees while ensuring the timely and accurate receipt and recording of purchases in SAP. This is a fully on-site position requiring attendance in the office five (5) days per week. Key Responsibilities Reception & Front Office Administration (25%) Sitting at the front you will serve as the primary point of contact for visitors, clients, suppliers, and employees Answer, screen, and direct incoming telephone calls Receive, sort, and distribute incoming mail and courier deliveries Prepare and coordinate outbound courier shipments Order and maintain office supplies, kitchen supplies, coffee supplies, and other workplace necessities Maintain office common areas, including kitchen and coffee stations Empty dishwasher in the morning, run dishwasher in the evening Help organize office event and meeting catering, as required Take care of weekly Fruit program ordering, setup Goods Receipt & Accounting Support (75%) Process Goods Receipts (GRs) and update sales order fields daily in SAPB1 accurately and on a timely basis Ensure receipts are matched against purchase orders and supporting documentation Collaborate with various internal departments, and external vendors to resolve discrepancies related to receipts, quantities, pricing, or deliveries Support month-end activities and reporting related to receiving transactions Qualifications Education & Experience Diploma or certificate in Business Administration, Accounting, or Office Administration Minimum 2 years of experience in reception, office administration, accounting support, or a related role Experience processing Goods Receipts, Purchase Orders, or Accounts Payable transactions is preferred Experience using SAP Business One or another ERP system is preferred Skills & Competencies Strong attention to detail and accuracy Excellent organizational and time-management skills Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment High level of professionalism, discretion, and reliability Professional customer service and communication skills Strong problem-solving and follow-up abilities Good computer skills and proficient with Microsoft office suite Ability to work independently and collaboratively across departments Fluent in English, functional in French, written and spoken Knowledge of SAP Business One ERP system an asset Benefits Part of the annual discretionary bonus plan Health/Dental insurance coverage (100% of premiums paid by the company) after 3 months of employment Telus Virtual Health Care Telemedicine after 3 months of employment Employee Assistance Program EAP after 3 months of employment 2 weeks paid vacation per year 5 personal/sick days per year 50% subsidized gym membership to Fit Form down the street from the office Flex Friday working hours (end to day 1 pm during summer, 3 pm all other months) Half a day off paid on your birthday Casual-professional work environment Weekly fresh fruit program in office Free onsite parking with free electric charging stations Outdoor patio for lunches and events Company-paid outings About the employer Founded in 2001 as an international food trading company, ArdoVLM is now a recognized leader in global food supply chain integrity management. Building on an import-export business model with strategic investments in food safety auditing, farming and food processing, ArdoVLM commitments to brand protection are the foundation upon which we guarantee the quality of the competitively priced foodstuffs that we bring to market. Service, quality and integrity day in and day out, year after year. Only candidates that are considered for the position will be contacted. _________________________________________________________________________________ Le coordinateur des services généraux et de la réception des marchandises est chargé d’assurer le bon fonctionnement quotidien de l’accueil, d’apporter un soutien administratif et de gérer le traitement des réceptions de marchandises pour le service comptable. Ce poste constitue le premier point de contact pour les visiteurs, les fournisseurs et les employés, tout en garantissant la réception et l’enregistrement rapides et précis des achats dans SAP. Il s’agit d’un poste entièrement sur site, nécessitant une présence au bureau cinq (5) jours par semaine. Principales responsabilités Accueil et administration de l'accueil (25 %) Posté(e) à l'accueil, vous serez le point de contact principal pour les visiteurs, les clients, les fournisseurs et les employés Répondre aux appels téléphoniques entrants, les filtrer et les rediriger Réceptionner, trier et distribuer le courrier et les colis Préparer et coordonner les envois par coursier Commander et gérer les fournitures de bureau, les articles de cuisine, les provisions de café et autres produits indispensables au travail Entretenir les espaces communs du bureau, notamment la cuisine et les coins café Vider le lave-vaisselle le matin, le faire tourner le soir Aider à organiser la restauration pour les événements et réunions du bureau, selon les besoins Gérer les commandes hebdomadaires du programme de fruits et leur mise en place Réception des marchandises et soutien comptable (75 %) Traiter quotidiennement les entrées de marchandises (GR) et mettre à jour les champs des commandes client dans SAPB1 avec précision et dans les délais impartis S'assurer que les réceptions correspondent bien aux bons de commande et aux pièces justificatives Collaborer avec divers services internes et fournisseurs externes afin de résoudre les divergences liées aux réceptions, aux quantités, aux prix ou aux livraisons Apporter son soutien aux activités de fin de mois et à l'établissement des rapports relatifs aux opérations de réception Qualifications Formation et expérience Diplôme ou certificat en gestion d’entreprise, comptabilité ou administration de bureau Au moins 2 ans d’expérience dans l’accueil, l’administration de bureau, l’assistance comptable ou un poste similaire Une expérience dans le traitement des réceptions de marchandises, des bons de commande ou des opérations de comptabilité fournisseurs est un atout Une expérience de l’utilisation de SAP Business One ou d’un autre système ERP est un atout Compétences et aptitudes Grand souci du détail et de la précision Excellentes compétences en matière d’organisation et de gestion du temps Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique Haut niveau de professionnalisme, de discrétion et de fiabilité Compétences professionnelles en matière de service client et de communication Solides capacités de résolution de problèmes et de suivi Bonnes compétences informatiques et maîtrise de la suite Microsoft Office Capacité à travailler de manière autonome et en collaboration avec les différents services Maîtrise de l’anglais, connaissance fonctionnelle du français, à l’écrit comme à l’oral La connaissance du système ERP SAP Business One est un atout Avantages Sociaux Participation au plan annuel de primes discrétionnaires Couverture d’assurance santé et dentaire (100 % des primes prises en charge par l’entreprise) après 3 mois d’ancienneté Service de télémédecine Telus Virtual Health Care après 3 mois d’ancienneté Programme d’aide aux employés (PAE) après 3 mois d’ancienneté 2 semaines de congés payés par an 5 jours de congés personnels/maladie par an Abonnement à la salle de sport Fit Form, située à deux pas du bureau, subventionné à 50 % Horaires flexibles le vendredi (« Flex Friday ») : fin de la journée à 13 h en été, à 15 h le reste de l’année Demi-journée de congé payée le jour de votre anniversaire Environnement de travail décontracté et professionnel Programme hebdomadaire de fruits frais au bureau Parking gratuit sur place avec bornes de recharge électrique gratuites Terrasse extérieure pour les déjeuners et les événements Sorties d’entreprise prises en charge par l’entreprise Seuls les candidats retenus pour le poste seront contactés.

What you’ll do

The role manages front office operations, including reception and administrative support for visitors and vendors. It also focuses heavily on processing goods receipts and updating sales order fields within SAP Business One to support the accounting department.

Requirements

Candidates need a diploma or certificate in Business Administration, Accounting, or Office Administration with at least 2 years of relevant experience. Proficiency in SAP Business One or a similar ERP system and fluency in English are preferred.

Benefits

• Annual discretionary bonus plan
• Health insurance
• Dental insurance
• Telus Virtual Health Care Telemedicine
• Employee Assistance Program (EAP)
• 2 weeks paid vacation per year
• 5 personal/sick days per year
• 50% subsidized gym membership
• Flex Friday working hours
• Paid half day off on birthday
• Casual-professional work environment
• Weekly fresh fruit program
• Free onsite parking with electric charging stations
• Outdoor patio for lunches and events
• Company-paid outings

Listed skills

• Time management · Preferred
• Customer service · Preferred
• Problem solving · Preferred
• Office Administration · Preferred
• Microsoft Office Suite · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Reception
• Office Administration
• Goods Receipt Processing
• SAP Business One
• Accounts Payable
• Purchase Orders
• Customer Service
• Time Management
• Problem Solving
• Microsoft Office Suite
• English Fluency
• French Proficiency

Job areas

• Administrative
• Finance & Accounting
• Customer Service & Support
• Logistics
• Food & Beverage

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