Responsable, administration

Job summary

The Administrative Manager leads the administrative team across Montreal and New York while providing executive support to senior management. Responsibilities include optimizing administrative processes, managing office facilities, overseeing budgets, and coordinating corporate travel programs.

Job details

Sous la responsabilité de la Gestionnaire, administration, le ou la Responsable de l'administration occupe un rôle central à l'intersection des fonctions administratives et du soutien exécutif. Cette personne assure le leadership de l'équipe administrative, optimise les processus et veille à la prestation d'un service exemplaire. PRINCIPALES RESPONSABILITÉS Supervision de l’équipe: Superviser l’équipe administrative répartie entre Montréal et New York, coordonner les priorités et assurer une prestation de services cohérente ; Gérer les absences, la relève, les demandes de congé et la continuité des opérations ; Définir les objectifs, réaliser les évaluations de performance et soutenir le développement des membres de l’équipe. Soutien administratif et à la direction: Fournir un soutien administratif à certains membres de la haute direction, notamment pour la gestion des voyages, des comptes de dépenses et des demandes ponctuelles ; Assurer, en rotation, la gestion de la boîte de signatures et le suivi des demandes ; Gérer le programme de voyages corporatifs, incluant les relations avec les fournisseurs, la négociation des ententes tarifaires, le soutien aux employés et l’optimisation des pratiques et processus ; Participer à divers projets administratifs et assumer toute autre responsabilité connexe. Gestion des locaux: Assurer la gestion des bureaux, incluant les baux, les fournisseurs, l’entretien, les projets d’aménagement et les travaux ; Préparer et suivre les budgets liés aux bureaux ; Maintenir des relations efficaces avec les propriétaires, fournisseurs et partenaires, négocier les renouvellements et assurer le suivi des engagements contractuels. EXIGENCES PROFESSIONNELLES Détenir un diplôme d’études collégiales ou universitaires en administration, en gestion, en bureautique, ou toute combinaison équivalente de formation et d’expérience ; Posséder au moins sept (7) ans d’expérience pertinente en administration, dont 2 ans d’expérience en supervision d’équipe et en soutien à des membres de la haute direction ; Avoir de l’expérience en gestion de bureaux, de fournisseurs, de budgets et de voyages corporatifs (un atout). CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES Leadership mobilisateur, jugement, tact et capacité à accompagner une équipe multisite ; Sens aigu de l’organisation, rigueur, autonomie et excellente gestion des priorités ; Orientation service, approche proactive et capacité à résoudre des situations complexes ; Discrétion, professionnalisme et aisance à traiter des renseignements confidentiels ; Habiletés en négociation, gestion de fournisseurs, suivi budgétaire et amélioration continue ; Excellentes aptitudes en service à la clientèle et approche collaborative ; Maîtrise des applications Microsoft 365 (Excel, Word, Teams, Outlook, SharePoint, Power Point) ; Connaissance de SAP Concur, un atout important ; À l’aise dans une entreprise en croissance ; Bilinguisme à l’oral et à l’écrit (français et anglais) afin d’être en mesure de transiger quotidiennement avec nos collègues des bureaux à l'extérieur du Québec ainsi qu’avec nos partenaires externes répartis à travers le Canada, les États-Unis et à l’international.

What you’ll do

The Administrative Manager leads the administrative team across Montreal and New York while providing executive support to senior management. Responsibilities include optimizing administrative processes, managing office facilities, overseeing budgets, and coordinating corporate travel programs.

Requirements

Candidates must hold a college or university degree in administration or a related field and possess at least seven years of relevant experience. A minimum of two years in team supervision and executive support is required, along with bilingual proficiency in French and English.

Listed skills

• Customer service · Preferred
• Problem solving · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Microsoft 365 · Preferred
• Negotiation · Preferred
• Communication · Preferred
• Team Leadership · Preferred
• Project management · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Team leadership
• Administrative support
• Office management
• Budget management
• Corporate travel management
• Vendor management
• Performance evaluation
• Microsoft 365
• SAP Concur
• Negotiation
• Strategic planning
• Communication
• Problem solving
• Confidentiality
• Project management
• Customer service
• Budget Management
• Administrative Support
• SAP Concur (Travel And Invoice Software)
• Bilingual (French/English)
• Budgeting
• Multilingualism
• Management
• Strategic Planning
• Customer Service
• Corporate Travel Management
• Performance Management
• Executive Information Systems
• Facility Management
• Problem Solving
• Project Management
• Office Management
• Operations Management
• Operations
• Performance Review
• Process Optimization
• Project Coordination
• SAP Applications
• Team Leadership
• Vendor Relationship Management
• Coordinating
• Vendor Management

Job areas

• Administrative
• Management & Leadership
• Administration Manager
• Administrative Manager
• Office Supervisors
• Administrative Services Managers