Agent(e) à l'ouverture de dossiers

L'opportunité BaroRH collabore avec un cabinet d'avocats et de notaires majeur au Québec, réputé pour son envergure, sa structure solide et ses valeurs axées sur la collaboration et l'humain. Afin d'épauler l'équipe administrative centrale, la firme recherche un(e) agent(e) à l'ouverture de dossiers rigoureux(se) et méthodique. Votre rôle Au Cœur Des Opérations Quotidiennes Du Cabinet, Vous Jouerez Un Rôle Pivot En Assurant La Prise En Charge Initiale Des Nouveaux Mandats Et Le Contrôle De Conformité Des Données. Vos Fonctions Principales Consisteront à Procéder à la création et à l'ouverture des nouveaux mandats dans la base de données centrale du cabinet ; Effectuer les vérifications systématiques de conflits d'intérêts afin d'assurer le respect des normes déontologiques ; Saisir, valider et mettre à jour l'information relative aux clients, aux parties adverses et aux modalités d'honoraires ; Traiter les demandes de modifications ou de fermetures de dossiers transmises par les juristes et les adjointe(s)s ; Agir à titre de personne-ressource auprès des équipes internes pour toute question relative aux procédures d'ouverture et à la structure des dossiers. Profil recherché Diplôme d'études secondaires (DES), diplôme en secrétariat, administration ou expérience équivalente ; Expérience pertinente en saisie de données ou en soutien administratif (expérience en milieu juridique ou de services professionnels, un atout majeur) ; Rigueur irréprochable, grande minutie et souci constant de la confidentialité ; Excellente maîtrise des outils informatiques et rapidité d'adaptation aux bases de données internes ; Bon sens de l'organisation et capacité à maintenir un rythme de travail efficace face à des volumes variables ; Maîtrise du français à l'oral et à l'écrit ; bonne compréhension de l'anglais fonctionnel. Ce qui vous est offert Poste permanent à temps plein ; Programme d'assurances collectives avec participation financière de l'employeur ; Régime de retraite collectif bonifié par une contribution patronale ; Accès à des services de santé virtuels (télémédecine) et programme d'aide aux employés et à leur famille (PAEF) ; Politique de travail hybride flexible et horaires favorisant la conciliation vie personnelle/professionnelle ; Mesures d'incitation aux transports collectifs ou facilité d'accès selon l'emplacement du bureau.

Responsible for the initial intake of new mandates, including creating files in the central database and performing conflict of interest checks. The role also involves updating client information and acting as a resource for internal teams regarding file opening procedures.

Requires a high school diploma or certification in secretarial/administrative studies with experience in data entry or administrative support. Candidates must demonstrate high rigor, confidentiality, and proficiency in French and functional English.

• Group Insurance • Employer Financial Contribution • Group Retirement Plan • Employer Contribution to Retirement • Virtual Health Services • Telemedicine • Employee and Family Assistance Program • Flexible Hybrid Work Policy • Work-Life Balance Schedules • Public Transport Incentives

• OrganizationPreferred
• Administrative SupportPreferred
• Attention to detailPreferred
• Data entryPreferred

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Data Entry
• Conflict of Interest Checks
• Administrative Support
• Database Management
• French Proficiency
• English Proficiency
• Organization
• Confidentiality
• Attention to Detail
• Computer Literacy

• Administrative
• Legal
• Consulting

Minimum education

High school

Minimum experience

0+ years

Apply by

Sep 26, 2026

Posting language

French

Working hours

40 hours per week

Seniority

Not Applicable