Secretary III

Job summary

The Secretary III provides high-quality administrative and organizational support to the senior director, including managing agendas, coordinating meetings, and handling documentation. They also assist with logistics for special events, maintain office supplies, and ensure efficient daily operations within the department.

Job details

Official Internal Job Title: Secretary III Status: Regular Job Description: Direction principal: Expertise spécialisée et partenariats indemnisation Pourquoi ce poste est important Au cœur des activités de la direction principale, tu joues un rôle essentiel en assurant un soutien administratif et organisationnel de grande qualité. En collaboration étroite avec la directrice principale, tu contribues au bon déroulement des opérations quotidiennes en coordonnant les activités de secrétariat, en assurant le suivi de dossiers administratifs et en veillant à l'efficacité des processus. Grâce à ton sens de l'organisation, ta proactivité, ta rigueur et ton souci du détail, tu facilites le travail de l'équipe et participes activement à l'atteinte des objectifs de la direction principale. Ta contribution à l'équipe Rédige des lettres, des textes, des tableaux ou des présentations à partir de notes, d’enregistrements ou de manuscrits Conçoit certains rapports, en assure leur mise à jour, les imprime et les distribue (journal DP, etc.) Assiste à des réunions, complète le registre des suivis et des actions et voit à la planification et au suivi des divers comités Convoque différentes réunions internes ou externes Saisi les factures à payer dans Workday Tient à jour l’agenda du directeur, les dossiers et les registres Assure la logistique d’événements spéciaux de la direction Reçoit, ouvre, trie et distribue le courrier Conçoit des PDF cliquables et interactifs Maintient un inventaire suffisant de matériel, d’articles de bureau et informatiques nécessaires au bon fonctionnement du service (pour les rencontres ou événements) Effectue le classement des dossiers et documents de la direction dans le Sharepoint de l’équipe Supporte l’adjointe administrative de la Vice-Présidence, en cas de besoin et les secrétaires des autres directions principales en cas d’absence ou de vacances. Ce qui te permet de réussir Diplôme d’études collégiales en technique bureautique ou l’équivalent. Minimum 12 mois d’expérience pertinente comme adjoint(e) administratif(ve). Maîtrise des outils technologiques (Microsoft 365 et autres) Maîtrise de la langue française parlée et écrite ainsi qu’une maîtrise avancée de la langue anglaise, tant à l’oral qu’à l’écrit, en raison de la nature des tâches, des outils de travail ou d’interactions avec des collègues, partenaires, clients ou fournisseurs anglophones, ou afin de répondre aux objectifs de croissance de l’entreprise (bilinguisme) Les candidats retenus devront se soumettre à un test d’anglais et de Français. 'Sous réserve d'entente de l'évaluation de l'emploi.' #LI-Hybrid #LI-JD1 Beneva is an equal opportunity employer, so we encourage all Women, persons with disabilities, Indigenous people as well as visible and ethnic minorities to apply. Purpose : True to its purpose, Beneva places people at the heart of its actions and contributes to the well-being of the community. It accompanies its clients in all stages of their lives, both for their insurance and for their financial services. Follow us on Instagram ! @beneva.ca

What you’ll do

The Secretary III provides high-quality administrative and organizational support to the senior director, including managing agendas, coordinating meetings, and handling documentation. They also assist with logistics for special events, maintain office supplies, and ensure efficient daily operations within the department.

Requirements

Candidates must hold a college diploma in office technology or equivalent and possess at least 12 months of relevant administrative experience. Proficiency in Microsoft 365 and advanced bilingualism in French and English are required.

Listed skills

• Administrative Support · Preferred
• Microsoft 365 · Preferred
• Workday · Preferred
• SharePoint · Preferred
• Communication · Preferred
• Event Logistics · Preferred
• scheduling · Preferred
• Reporting · Preferred
• Attention to detail · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative support
• Organizational skills
• Microsoft 365
• Workday
• Sharepoint
• Bilingualism
• Communication
• Event logistics
• Document management
• Scheduling
• Reporting
• Proactivity
• Attention to detail
• Operations
• Coordinating
• Detail Oriented
• Financial Services
• Organizational Skills
• Professionalism
• Office Supply Management
• Office Management
• Administrative Support
• Administrative Functions
• Clerical Works
• Data Entry
• Microsoft SharePoint
• Multilingualism
• Bilingual (French/English)
• Document Management

Job areas

• Administrative
• Finance & Accounting
• Secretary
• Secretaries (general)
• Secretaries and Administrative Assistants, Except Legal, Medical, and Executive

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