Secretary

Job summary

Provide secretarial and administrative support to the financial operations department, including calendar management and communication handling. Responsible for producing reports, managing documentation, and updating the company intranet.

Job details

Official Internal Job Title: Secretary Status: Temporary (Durée déterminée) Job Description: Vous êtes une personne d’action qui aimez collaborer, prendre des initiatives et êtes débrouillarde? La Direction principale opérations financières est à la recherche d’un ou d'une secrétaire pour se joindre à son équipe. Vous pourrez contribuer concrètement au succès de l'équipe en effectuant du travail de secrétariat et en soutenant votre gestionnaire dans les activités de coordination, de planification et de suivis. Vous vous réalisez dans les tâches et fonctions suivantes : Gestion de l'agenda Recevoir les communications et les diriger vers les personnes qualifiées. Communiquer par téléphone, au besoin, de l’information générale ou prendre les messages Produire les différentes communications et mémos Produire à l'aide des logiciels appropriés, différents rapports, listes, lettres, fusions de lettres, formulaires ou tout autre document relié aux activités de la direction principale Contrôle trimestriel des accès et sécurité des répertoires, des groupes courriel et des profils Mettre à jour le contenu de l’Intranet, du site sécurisé, des fichiers et des répertoires de documentations Expédier et recevoir certains documents par télécopieur, courriel et courrier Vos qualifications et talents : DEC en technique de bureau ou de secrétariat Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite Maîtrise fonctionnelle de la langue anglaise en raison de la nature des tâches, des outils de travail ou d’interactions avec des collègues, partenaires, clients ou fournisseurs anglophones, ou afin de répondre aux objectifs de croissance de l’entreprise Très bonne connaissance de la suite Office et de Sharepoint ** poste temporaire 6 mois ** #S1 #LI-Hybrid Beneva is an equal opportunity employer, so we encourage all Women, persons with disabilities, Indigenous people as well as visible and ethnic minorities to apply. Purpose : True to its purpose, Beneva places people at the heart of its actions and contributes to the well-being of the community. It accompanies its clients in all stages of their lives, both for their insurance and for their financial services. Follow us on Instagram ! @beneva.ca

What you’ll do

Provide secretarial and administrative support to the financial operations department, including calendar management and communication handling. Responsible for producing reports, managing documentation, and updating the company intranet.

Requirements

Requires a DEC in office techniques or secretarial studies with strong proficiency in French and functional English. Must have very good knowledge of the Office suite and SharePoint.

Listed skills

• French · Preferred
• Organization · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Suite Office · Preferred
• SharePoint · Preferred
• management · Preferred
• Documentation · Preferred
• Communication · Preferred
• Administrative · Preferred
• coordination · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Calendar Management
• Office Suite
• Sharepoint
• French Proficiency
• English Proficiency
• Document Production
• Intranet Management
• Administrative Support
• Document Control
• Management
• Communication
• English Language
• French Language
• Microsoft Office
• Operations
• Microsoft SharePoint
• Coordinating

Job areas

• Administrative
• Finance & Accounting
• Secretary
• Secretaries (general)
• Secretaries and Administrative Assistants, Except Legal, Medical, and Executive