Adjoint(e) administratif(ve)

Job summary

Welcome and direct visitors, handle phone and email inquiries, manage correspondence and records, and schedule appointments and meetings. Support tenant relations by processing access requests, preparing tenant notices, compiling information, and assisting with internal events.

Job details

Qui nous sommes: Canderel est une société immobilière reconnue pour son engagement à développer des communautés dynamiques à l’échelle nationale. Axée sur la durabilité, l’innovation et l’inclusivité, l’entreprise propose des propriétés de grande qualité ainsi qu’un service clientèle visant à améliorer le quotidien des résidents et locataires. Canderel assure également la gestion du portefeuille d’immeubles à bureaux de la Caisse de dépôts et de placements du Québec (CDPQ) au Québec. Responsabilités: Être à la réception, accueillir le personnel et les visiteurs Préparer, saisir à l'ordinateur, réviser et relire de la correspondance, des factures, des présentations, des brochures, des publications, des rapports et d'autres documents connexes à partir de notes dictées ou manuscrites; Ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes; Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de l'employeur; Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages; Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information; Formuler et mettre en oeuvre les modes de fonctionnement du bureau; Accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers l'employeur ou la personne compétente; Consigner et préparer les procès-verbaux des réunions; Compiler, s'il y a lieu, des données, des statistiques et d'autres renseignements, afin d'appuyer les activités de recherche; Traiter la boîte courriel Relations clients ; S’assurer d’effectuer toutes les demandes d’accès en temps et en heures ; Préparer et transmettre des avis aux locataires ; Participer, s'il y a lieu, des évènements internes ou kiosques pour les locataires. Qualifications et compétences: Diplôme collégial en techniques de bureau, secrétariat ou comptabilité Au moins 2 ans d'expérience dans un poste similaire Très bonne connaissance de la suite Microsoft Office Capacité à travailler de façon autonome avec un bon jugement et un souci du détail Excellentes aptitudes en communication orale et écrite Sens de l’organisation, gestion efficace du temps et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément Flexibilité, capacité d’apprentissage rapide et attitude axée sur le service à la clientèle Esprit d’équipe et habileté à collaborer efficacement Canderel est un employeur offrant l'égalité des chances. Nous valorisons la diversité et l'inclusion, croyant que cela favorise l'innovation et renforce notre entreprise. Nous nous engageons à créer un environnement sûr et respectueux. Dans le cadre de notre engagement indéfectible en faveur de la diversité et de l'inclusion, Canderel recherche activement des candidatures de personnes issues des communautés toutes les communautés y compris les communautés BIPOC (Noirs, Autochtones et Personnes de Couleur) et LGBTQ+.

What you’ll do

Welcome and direct visitors, handle phone and email inquiries, manage correspondence and records, and schedule appointments and meetings. Support tenant relations by processing access requests, preparing tenant notices, compiling information, and assisting with internal events.

Requirements

Requires a college diploma in office administration, secretarial studies, or accounting, plus at least two years of experience in a similar role. Candidates should have strong Microsoft Office skills, excellent communication and organizational abilities, sound judgment, attention to detail, flexibility, and a customer-service orientation.

Listed skills

• Time management · Preferred
• Customer service · Preferred
• Teamwork · Preferred
• Appointment Scheduling · Preferred
• written communication · Preferred
• Organization · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Multitasking · Preferred
• Microsoft Office · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Reception
• Administrative Support
• Microsoft Office
• Written Communication
• Verbal Communication
• Organization
• Time Management
• Multitasking
• Customer Service
• Attention to Detail
• Independent Judgment
• Teamwork
• Appointment Scheduling
• Records Management
• Meeting Minutes

Job areas

• Administrative
• Customer Service & Support