Secrétaire de gestion | S-2627-120

Job summary

Provide relatively autonomous secretarial support, including responding to inquiries, managing correspondence and calendars, preparing documents, and tracking files. Coordinate meetings and records, use office software to conduct research and manage communications, and may assist colleagues, train new secretaries, or coordinate support staff.

Job details

Secrétaire de gestion | CSSDN Secrétaire de gestion Affichage externe 📰 Numéro de concours: S-2627-120 💼 Type de poste: Remplacement à durée indéterminée 📍 Lieu: Services éducatifs – Jeunes 🔢 Horaire: 35 heures / semaine 💰 Taux horaire: Entre 25,86 $ (échelon 1) et 29,83 $ (échelon 7) 🗓️ Date d’entrée en fonction: Dès que possible ⌛ Échéance de l’affichage: Lundi 26 octobre 2026 Nature du travail En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à travailler en collaboration avec une ou plusieurs personnes en exerçant, de façon relativement autonome, des tâches de secrétariat de nature complexe. Attributions caractéristiques La personne salariée de cette classe d’emplois répond aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches dont elle s’acquitte et, au besoin, effectue des rappels; elle transmet la documentation pertinente; elle examine le courrier, recherche, recueille et agence les renseignements pertinents; dans les limites de sa fonction, prépare un projet de réponse, achemine le tout à la personne concernée et en assure le suivi; elle prépare la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée. Elle reçoit la personne qui se présente à son unité administrative, fournit l’information relevant de sa compétence ou la réfère à la personne concernée; elle gère, selon les instructions reçues, l’agenda de la ou des personnes pour qui elle travaille. Elle voit à l’organisation matérielle des réunions, convoque les participants, prépare les dossiers nécessaires, rédige selon les instructions reçues un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assiste à ces réunions et rédige un projet de compte rendu ou de procès-verbal. Elle rédige, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués; elle participe à l’élaboration du système de classement; elle archive les documents de son secteur selon la politique en vigueur. Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle effectue des recherches; elle fait le suivi du courrier électronique. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun. Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou nouveaux secrétaires de gestion ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien. Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe. Qualifications Requises Scolarité et expérience Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente. Autre exigence Avoir des connaissances en bureautique. Exigences particulières Seules les personnes salariées ayant réussi tous les examens suivants seront considérées pour ce poste : Français 2 Excel 1 Word 2 Notez qu’aucun délai supplémentaire ne sera accordé. Avantages Des assurances collectives Un régime de retraite à prestations déterminées La période des fêtes en congé Un programme d’aide aux employés Stationnement gratuit Inscription Avant de soumettre votre candidature, veuillez vous assurer de remplir les critères de formation requis pour le poste. Préparez un curriculum vitæ à jour et, si possible, une lettre de motivation. N’oubliez pas d’inclure vos diplômes ou relevés de notes pertinents. ⌛Les personnes souhaitant participer au concours doivent soumettre leur candidature au plus tard le lundi 26 octobre 2026. Toutes les candidatures sont traitées confidentiellement. Puisque nous valorisons le développement de notre personnel, les candidatures internes sont considérées en premier. Nous nous réservons le droit de mettre fin à l’affichage de l’offre d’emploi lorsque le poste est pourvu. Nous communiquons uniquement avec les personnes retenues pour une entrevue.

What you’ll do

Provide relatively autonomous secretarial support, including responding to inquiries, managing correspondence and calendars, preparing documents, and tracking files. Coordinate meetings and records, use office software to conduct research and manage communications, and may assist colleagues, train new secretaries, or coordinate support staff.

Requirements

Applicants must have a vocational diploma in secretarial studies, a secondary school diploma, or an equivalent credential, plus four years of relevant experience. Office software knowledge is required, and candidates must have passed the specified French, Excel, and Word examinations.

Benefits

• Group Insurance
• Defined-Benefit Pension Plan
• Holiday Break
• Employee Assistance Program
• Free Parking

Listed skills

• Software · Preferred
• Tracking · Preferred
• French · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• Microsoft Word · Preferred
• Administrative · Preferred
• Collaboration · Preferred
• Documentation · Preferred
• Execution · Preferred
• Organisation · Preferred
• Organization · Preferred
• Attention to detail · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Secretarial Support
• Complex Administrative Tasks
• Information Management
• Correspondence Handling
• Calendar Management
• Meeting Coordination
• Agenda Preparation
• Minute-Taking
• Document Filing and Archiving
• Word Processing
• Database Management
• Spreadsheet Software
• Email Management
• Office Software
• French Language

Job areas

• Administrative
• Education

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