Adjoint(e) de direction

Contribute to the success of strategic initiatives at the heart of a dynamic, innovation-driven organization! The Strategic Planning team is looking for a passionate Executive Assistant interested in combining their strong organizational and people skills with the ability to coordinate a wide range of activities in support of high visibility executive meetings throughout the year. In this role, you will join a small collaborative team as part of the company's strategic planning team which supports CGI's leaders with shaping the strategy of one of the world's largest end-to-end IT and business consulting services firms. Work model: Onsite Location: Montréal Your future duties and responsibilities Reporting to the Senior Vice President, you will be tasked to support the achievement of our business objectives. In this role, you will have the opportunity to showcase your organizational skills and relationship building ability by working closely with the executive team and members of the strategic planning team from across the globe. Your responsibilities will range across all areas of executive assistance, including event/meeting, planning, management, and support, including: Executive and High Visibility Event Management Plan and organize executive and internal meetings by proactively managing calendars, invitations, and logistics Support on site event logistics, including meeting registration setup, badging, breakout group and table seating assignments, signage, décor, and transportation coordination Coordinate set up and tracking meeting registration with the events management team using an event management tool Handle first level questions from meeting participants and direct them accordingly Supporting & Preparatory Administration Prepare meeting agenda and follow up documentation. Ensure up to date management and tracking of the enterprise events calendar. Maintain accurate master lists of participants and the events calendar. Maintain planner notes of all meetings and events. Financial & General Administrative Compliance Manage administrative procedures for purchase requests, travel requests, expenses, and approvals. Ensure compliance with administrative processes for the team, including tracking and follow up for purchase requests, contractual engagements, and timesheets. Update budget files for event managers or owners to ensure accurate visibility into costs. Communication & Stakeholder Management Prepare, revise, and distribute internal communication in both English and French Team Records & Infrastructure Contribute to the team's management of the collaborative environment (SharePoint, Teams) and maintain team records. Track and follow up on mandatory learning for the team. Required Qualifications To Be Successful In This Role Certification or college diploma (DEC) or relevant experience in a similar position 5 years of dedicated experience as an executive assistant Strong ability to write, revise, edit written communication in English and French, including presentation material. Note that most business is conducted in English given the global nature of the role. Excellent organizational skills with precise, conscientious attention to detail Demonstrated experience in working in an environment requiring discretion and reliable handling of confidential information Ability to maintain excellent business relationships with all stakeholders, including executive assistants, executives, internal teams, and external partners. Intermediate to advanced Microsoft Office skills, particularly PowerPoint, Word, Sharepoint, and Excel Strong collaboration skills and ability to build positive relationships with a range of internal and external stakeholders Ability to work on a variety of projects across internal clients Knowledge of event logistics elements, including food & beverage, event management tools, and AV Ability to work flexible hours in line with business needs and critical deadlines Quick learner, self starter and flexible to adjust priorities and deliverables within tight deadlines Strong analytical skills, capable of managing multiple tasks in parallel Professional mindset, fostering collaboration and positive team interactions Discretion in handling and/or having access to details of executive level meetings Client focused, excellent at listening and understanding client requirements; Solution driven, positive attitude who delivers results on time, on budget, and who demonstrates personal accountability Intellectual curiosity – asks questions and strives to find new and innovative ways to complete tasks Project management experience will be considered an asset Excellent communication skills in both French and English (spoken, written) Location: Montreal Work mode: Hybrid CGI is providing a reasonable estimate of the pay range for this role. The determination of this range includes factors such as skill set level, geographic market, experience and training, and licenses and certifications. Compensation decisions depend on the facts and circumstances of each case. A reasonable estimate of the current range is 50 000$ et 75 000$. This role is an existing vacancy. Together, as owners, let’s turn meaningful insights into action. Life at CGI is rooted in ownership, teamwork, respect and belonging. Here, you’ll reach your full potential because… You are invited to be an owner from day 1 as we work together to bring our Dream to life. That’s why we call ourselves CGI Partners rather than employees. We benefit from our collective success and actively shape our company’s strategy and direction. Your work creates value. You’ll develop innovative solutions and build relationships with teammates and clients while accessing global capabilities to scale your ideas, embrace new opportunities, and benefit from expansive industry and technology expertise. You’ll shape your career by joining a company built to grow and last. You’ll be supported by leaders who care about your health and well-being and provide you with opportunities to deepen your skills and broaden your horizons. At CGI, we value the strength that diversity brings and are committed to fostering a workplace where everyone belongs. We collaborate with our clients to build more inclusive communities and empower all CGI partners to thrive. As an equal-opportunity employer, being able to perform your best during the recruitment process is important to us. If you require an accommodation, please inform your recruiter. That same commitment to fairness extends to how we use technology. To support our recruitment team, AI tools may be used to help assess applications though they never replace human judgement. All hiring decisions remain entirely in the hands of our recruitment professionals. To learn more about accessibility at CGI, contact us via email. Please note that this email is strictly for accessibility requests and cannot be used for application status inquiries. Come join our team—one of the largest IT and business consulting services firms in the world. Adjoint(e) de direction Job Description Contribuez à la réussite d’initiatives stratégiques au cœur d’une organisation dynamique axée sur l’innovation! L'équipe de Planification Stratégique est à la recherche d’un(e) adjoint(e) de direction intéressé(e) à combiner ses solides compétences organisationnelles et relationnelles avec la capacité de coordonner une large gamme d'activités pour soutenir des réunions exécutives de grande visibilité tout au long de l'année. Dans ce rôle, vous vous joindrez à une petite équipe collaborative au sein de l'équipe de planification stratégique de l'entreprise, qui accompagne les dirigeants de CGI dans l'élaboration de la stratégie de l'une des plus grandes sociétés mondiales de services conseils en TI et en management. Mode de travail : en présentiel Lieu : Montréal Your future duties and responsibilities Relevant du vice-président principal, vous aurez pour mission de soutenir la réalisation de nos objectifs d'affaires. Dans ce rôle, vous aurez l'occasion de mettre en valeur vos compétences organisationnelles et votre capacité à établir des relations en travaillant en étroite collaboration avec l'équipe de direction et les membres de l'équipe de planification stratégique à travers le monde. Vos responsabilités couvriront tous les domaines de l'assistance de direction, y compris l'organisation d'événements/de réunions, la planification, la gestion et le soutien, notamment : Gestion d'événements de haut niveau et à forte visibilité Planifier et organiser les réunions de direction et les réunions internes en gérant de manière proactive les calendriers, les invitations et la logistique. Assistance à la logistique des événements sur place, y compris la mise en place de l'inscription aux réunions, la création de badges, l'attribution des places pour les groupes de discussion et les tables, la signalisation, la décoration et la coordination des transports. Coordination de la mise en place et du suivi des inscriptions aux réunions avec l'équipe de gestion des événements à l'aide d'un outil de gestion des événements. Traiter les questions de premier niveau des participants aux réunions et les orienter en conséquence. Administration de soutien et préparatoire Préparer l'ordre du jour des réunions et les documents de suivi. Assurer la gestion et le suivi à jour du calendrier des événements de l'entreprise. Tenir à jour des listes maîtresses précises des participants et du calendrier des événements. Tenir à jour les notes de planification des réunions et des événements. Conformité financière et administrative générale Gérer les procédures administratives relatives aux demandes d'achat, aux demandes de déplacement, aux dépenses et aux approbations. Veiller au respect des processus administratifs pour l'équipe, y compris le suivi et le suivi des demandes d'achat, des engagements contractuels et des feuilles de temps. Mettre à jour les fichiers budgétaires pour les responsables d'événements et les gestionnaires afin de garantir une visibilité précise des coûts. Communication et gestion des parties prenantes Préparer, réviser et distribuer les communications internes en anglais et en français. Dossiers et infrastructure de l'équipe Contribuer à la gestion de l'environnement collaboratif de l'équipe (SharePoint, Teams) et tenir à jour les dossiers de l'équipe. Assurer le suivi et le contrôle des formations obligatoires pour l'équipe Required Qualifications To Be Successful In This Role Diplôme d'études collégiales (DEC) ou expérience équivalente dans un poste similaire 5 années d'expérience spécifique en tant qu'adjoint(e) de direction Excellentes capacités rédactionnelles, de révision et d'édition de communications écrites en anglais et en français, y compris de supports de présentation. Veuillez noter que la plupart des activités sont menées en anglais, compte tenu de la nature internationale du poste. Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail Expérience avérée dans un environnement exigeant discrétion et fiabilité dans le traitement des informations confidentielles Capacité à entretenir d'excellentes relations professionnelles avec toutes les parties prenantes, y compris les assistants de direction, les cadres, les équipes internes et les partenaires externes Excellente connaissance de Microsoft Office, en particulier PowerPoint, Word, Sharepoint et Excel Solides compétences en matière de collaboration et capacité à établir des relations positives avec un large éventail de parties prenantes internes et externes Capacité à travailler sur divers projets pour différents clients internes Connaissance des éléments logistiques liés à l'organisation d'événements, notamment la restauration, les outils de gestion d'événements et l'audiovisuel Capacité à travailler selon des horaires flexibles en fonction des besoins de l'entreprise et des délais critiques Capacité d'apprentissage rapide, esprit d'initiative et flexibilité pour ajuster les priorités et les livrables dans des délais serrés Solides compétences analytiques, capable de gérer plusieurs tâches en parallèle Esprit professionnel, favorisant la collaboration et les interactions positives au sein de l'équipe Discrétion dans le traitement et/ou l'accès aux détails des réunions de direction Orienté client, excellent à l'écoute et à la compréhension des besoins des clients ; axé sur les solutions, attitude positive, capable de fournir des résultats dans les délais et le budget impartis, et faisant preuve de responsabilité personnelle Curiosité intellectuelle : pose des questions et s'efforce de trouver des moyens nouveaux et innovants d'accomplir les tâches Une expérience en gestion de projet sera considérée un atout Excellentes aptitudes de communication en français et en anglais (parlé, écrit) Mode de travail : Présentiel Lieu : Montréal CGI offre une estimation raisonnable de la fourchette salariale pour ce poste. Le calcul de cette fourchette dépend de divers facteurs, notamment le niveau de compétence, le marché géographique, l’expérience, la formation ainsi que les licences et certifications professionnelles. Les décisions en matière de rémunération dépendent des particularités de chaque cas. Une estimation raisonnable de cette fourchette salariale se situe entre 50 000$ et 75 000$. Ce poste est vacant. Ensemble, en tant que propriétaires, mettons notre savoir-faire à l’œuvre. La vie chez CGI est ancrée dans l’actionnariat, le travail d’équipe, le respect et un sentiment d’appartenance. Chez nous, vous pourrez exploiter votre plein potentiel parce que… Nous vous invitons à devenir propriétaire dès le jour 1 alors que nous travaillons ensemble à faire de notre rêve une réalité. C’est pourquoi nous nous désignons comme associés de CGI, plutôt que comme employés. Nous tirons profit des retombées de notre succès collectif et contribuons activement à l’orientation et à la stratégie de notre entreprise. Votre travail crée de la valeur. Vous élaborerez des solutions novatrices et développerez des relations durables avec vos collègues et clients, tout en ayant accès à des capacités mondiales pour concrétiser vos idées, saisir de nouvelles opportunités, et bénéficier d’une expertise sectorielle et technologique de pointe. Vous ferez évoluer votre carrière en vous joignant à une entreprise bâtie pour croître et durer. Vous serez soutenus par des leaders qui ont votre santé et bien-être à cœur et qui vous permettront de saisir des occasions afin de parfaire vos compétences et élargir les horizons. Chez CGI, nous valorisons la richesse que la diversité apporte et nous nous engageons à favoriser un environnement de travail où chacun s’épanouit. Nous collaborons avec nos clients pour bâtir des communautés plus inclusives et permettre à tous les associés de CGI de réussir. En tant qu’employeur prônant l’égalité des chances, il est important pour nous que vous puissiez donner le meilleur de vous-même durant le processus de recrutement. Si vous avez besoin d’un accommodement particulier, veuillez en informer votre recruteur. Ce même engagement envers l’équité s’étend à notre utilisation des technologies. Afin de soutenir notre équipe de recrutement, des outils d’IA peuvent être utilisés pour aider à l’évaluation des candidatures, sans jamais remplacer le jugement humain. Toutes les décisions d’embauche demeurent entièrement entre les mains de nos professionnels du recrutement. Pour en savoir plus sur l'accessibilité chez CGI, contactez-nous par courriel. Veuillez noter que ce courriel est strictement réservé aux demandes d'accessibilité et ne peut être utilisé pour vérifier l'état d’une candidature. Joignez-vous à nous, l’une des plus importantes entreprises de conseil en technologie de l’information (TI) et en management au monde.

You will support the achievement of business objectives by managing executive meetings and events. This includes planning logistics, preparing documentation, and ensuring compliance with administrative processes.

Candidates should have a college diploma or equivalent experience, with at least 5 years as an executive assistant. Strong organizational skills, bilingual communication, and proficiency in Microsoft Office are essential.

• Project managementPreferred
• Bilingual communicationPreferred

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Executive Assistance
• Event Management
• Organizational Skills
• Communication Skills
• Microsoft Office
• Relationship Building
• Confidentiality
• Analytical Skills
• Project Management
• Bilingual Communication
• Attention to Detail
• Collaboration
• Problem Solving
• Time Management
• Flexibility
• Client Focus

• Administrative
• Consulting
• Management & Leadership
• Technology
• Customer Service & Support

Minimum education

College diploma

Minimum experience

5+ years

Apply by

Aug 10, 2026

Posting language

French

Working hours

40 hours per week

Seniority

Entry level