Coordonnateur(trice) administratif(ve)

Job summary

The role provides rigorous support to the management team by coordinating reporting activities and preparing decision-making files. It ensures fluid internal and external communications and manages the administrative and operational functioning of the division.

Job details

Fondée en 1995, Cogir Immobilier compte plus de 22 000 employés passionnés de l'immobilier. Motivés par notre désir constant de donner un sens à l’immobilier, nous cherchons à humaniser, créer et nous dépasser afin de concevoir des milieux de vie agréables, fonctionnels et à l’image des gens qui les occupent. Notre équipe assure la gestion de plus de 520 propriétés situées au Canada et aux États-Unis. Nous administrons plus de 4 millions de pieds carrés de propriétés immobilières de nature commerciale et 74 000 logements, incluant plus de 270 résidences privées pour aînés. La Fondation Cogir soutient des projets et causes regroupés sous quatre grands axes, soit les jeunes, les aînés, la diversité culturelle et l’environnement. Raison d’être du poste La personne titulaire du poste assure un soutien rigoureux à l’équipe de direction, coordonne les activités de reddition de compte, contribue à la préparation des dossiers décisionnels et veille à la fluidité des communications internes et externes. Elle joue un rôle central dans le bon fonctionnement administratif et opérationnel de la division. Plus précisément, votre quotidien avec nous ressemblera à : Assurer le suivi des dossiers actifs, surveiller les échéanciers et obtenir les informations requises dans les délais prescrits Coordonner et préparer les revues d’affaires mensuelles et trimestrielles avec l’ensemble des parties prenantes, notamment les opérations, le marketing, le légal, la comptabilité et les ressources humaines Produire les rapports requis, prendre les minutes à l’aide de l’IA, organiser les rencontres préparatoires et assurer le suivi des actions Préparer certaines présentations et certains mémos et effectuer des analyses destinées à appuyer les décisions opérationnelles de l’équipe Effectuer des recherches, compiler des données et produire des rapports selon les besoins des différents directeurs régionaux Rédiger des communications à l’intention des locataires selon les directives reçues Assurer un rôle de coordination dans le cadre de projets spéciaux, notamment l’organisation d’événements d’équipe, les ouvertures de nouveaux immeubles et diverses initiatives transversales Établir et maintenir des relations professionnelles solides avec l’ensemble des intervenants internes et externes Assurer ponctuellement la relève à la réception du siège social Effectuer toute autre tâche connexe selon les besoins de l’équipe La personne idéale possède : Un sens de l’organisation rigoureux et une capacité éprouvée à gérer plusieurs priorités simultanément Une solide capacité d’analyse, un jugement aiguisé et un souci constant du détail De la discrétion et du professionnalisme dans la gestion d’informations sensibles Une grande aisance relationnelle et une aptitude à interagir efficacement avec des interlocuteurs de tous niveaux hiérarchiques Du dynamisme, de la proactivité et une approche orientée vers la résolution de problèmes et l’anticipation des besoins Une excellente capacité à performer dans un environnement en mouvement, sous pression et avec des délais serrés Une bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word, Excel et Outlook Une bonne connaissance de PowerPoint et/ou Canva Un intérêt pour les outils numériques et l’intelligence artificielle, un atout Qualifications requises : Minimum de 3 ans d’expérience dans un poste similaire, notamment en tant qu’adjoint(e) de direction, en coordination administrative ou dans un rôle équivalent DEP ou DEC en administration, comptabilité, bureautique ou toute combinaison d’études et d’expérience jugée pertinente Bilinguisme français-anglais, à l’oral comme à l’écrit, requis Expérience dans le secteur immobilier, la gestion d’actifs ou la technologie, un atout Ce qui vous sera offert : Salaire compétitif Assurances collectives complètes Congés de maladie et pour obligations familiales Programme d’aide aux employés Télémédecine Vacances Stationnement intérieur gratuit sur place Café, thé et tisane gratuits Opportunités de carrière Des défis stimulants, à la hauteur de vos ambitions !

What you’ll do

The role provides rigorous support to the management team by coordinating reporting activities and preparing decision-making files. It ensures fluid internal and external communications and manages the administrative and operational functioning of the division.

Requirements

Requires a minimum of 3 years of experience in a similar administrative or executive assistant role and a diploma in administration, accounting, or office automation. Full bilingualism in French and English is mandatory.

Benefits

• Competitive salary • Comprehensive group insurance • Sick leave • Family obligation leave • Employee assistance program • Telemedicine • Vacation • Free indoor parking • Free coffee, tea and herbal tea • Career opportunities

Listed skills

• Time management · Preferred
• Project Coordination · Preferred
• Problem solving · Preferred
• Canva · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• Microsoft Word · Preferred
• Microsoft Outlook · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Coordination
• Business Review Preparation
• Report Generation
• Meeting Minutes
• Operational Analysis
• Internal and External Communication
• Project Coordination
• Event Organization
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Microsoft Outlook
• PowerPoint
• Canva
• Bilingualism (French/English)
• Time Management
• Problem Solving

Job areas

• Administrative
• Management & Leadership
• Customer Service & Support
• Human Resources
• Finance & Accounting