Gestionnaire administratif ou gestionnaire administrative - Direction générale

Job summary

Coordinates the Director General’s activities, communications, schedule, administrative and financial operations, records, and institutional reporting. Supports legal and governance work by monitoring regulatory requirements, preparing materials for governing bodies, tracking decisions, and ensuring compliance with procedures and deadlines.

Job details

Les personnes intéressées à ce poste doivent faire parvenir leur dossier de candidature au plus tard le 12 octobre 2026. Merci de nous transmettre votre candidature sur notre site internet Collège de Bois-de-Boulogne. Veuillez prendre note que les entrevues auront lieu le 19 octobre 2026. Des tests psychométriques suivront pour la personne retenue. L'entrée en fonction se fera au courant du mois de décembre 2026. RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES Sous l’autorité de la directrice générale, la personne titulaire du poste occupe un poste central au sein du Collège. Elle est responsable de la coordination de l’ensemble des activités de la Direction générale et est un appui important à la direction des affaires juridiques et au comité de direction. De façon particulière, elle appuie la directrice générale dans l’ensemble de ses responsabilités, par la mise en place de calendrier de suivi, par le contrôle des systèmes, procédures, politiques, règlements et lois, qui permettront une gestion efficiente des différents dossiers de la direction. QUELQUES ATTRIBUTIONS Coordonne les activités administratives et financières, gère les communications stratégiques et l’agenda et répond de façon autonome aux demandes courantes. Accomplit toute autre tâche connexe, selon les besoins. Gère les communications et le suivi des demandes adressées à la directrice générale, tout en tenant à jour l’agenda selon les urgences et priorités. Participe à l’implantation et à la mise à jour des systèmes informatisés de gestion. Gère les documents administratifs et officiels ainsi que les archives. Prépare l’échéancier des opérations, conçoit des formulaires, rédige et révise les procédures de la direction générale. Veille au respect du calendrier législatif du Collège et participe à la révision et à l’élaboration des règlements, politiques ou programmes institutionnels. Assure la liaison entre la direction générale, la communauté interne et externe, les partenaires et les ministères. Coordonne la délégation et la transmission des rapports aux ministères. Participe à la production des rapports, des suivis et des plans d’action qui découlent de la planification stratégique. Administre le budget de la direction. Planifie et met en place des méthodes de contrôle pour répondre aux besoins financiers et matériels relevant de sa responsabilité, et en assure le suivi. Au besoin, soumet des recommandations. Rédige, vérifie, met en forme et assure la qualité de toutes les communications et des documents qui émanent de la Direction générale (communauté interne et externe). Assure, en collaboration avec la direction des affaires juridiques, une vigie du cadre légal et réglementaire applicable, et soumet des recommandations à la direction générale. Possède l’expérience et le jugement nécessaires pour soutenir la direction des affaires juridiques dans la préparation et la coordination des travaux des instances, incluant la constitution et la révision des dossiers, la rédaction de projets de résolutions et de procès-verbaux, le suivi des décisions et des échéanciers, ainsi que l’application rigoureuse des règles et processus de gouvernance. Démontre une excellente compréhension du fonctionnement et des exigences de gouvernance des instances administratives, notamment du comité exécutif et du conseil d’administration. Qualifications Diplôme universitaire de premier cycle dans un champ de spécialisation approprié. Maîtrise de la suite Microsoft Office 365 et les technologies de l’information, des communications et de l’archivage reliées à l’emploi. Avoir une excellente maîtrise du français écrit et parlé (validée au moyen d’un test). Avoir un minimum de cinq années d’expérience pertinente. PROFIL RECHERCHÉ Démontrer un haut niveau d’éthique et la capacité à maintenir la plus stricte confidentialité en tout temps. Avoir le souci du détail et une très bonne capacité à établir des priorités et à gérer plusieurs dossiers simultanément. Avoir une grande capacité démontrée à diriger, coordonner et à prendre des initiatives. Faire preuve d’amabilité et de sens politique Détenir une grande aptitude pour la mobilisation d’équipes de travail, la concertation et les relations interpersonnelles. La connaissance du réseau collégial et de l’administration d’un cégep est un atout. Le Collège remercie toutes les personnes qui auront signifié leur intérêt, mais avise qu’il communiquera uniquement avec les candidates sélectionnées et candidats sélectionnés pour une entrevue. Le Collège adhère à un programme d’accès à l’égalité pour les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les personnes handicapées et les autochtones conformément à la Loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans des organismes publics et valorise la diversité des personnes de son personnel comme celle de ses étudiantes et de ses étudiants. Le Collège de Bois-de-Boulogne veille à développer un environnement de travail inclusif qui reflète la diversité de sa population étudiante dans ses équipes de travail. Les candidatures des membres des groupes visés sont encouragées.

What you’ll do

Coordinates the Director General’s activities, communications, schedule, administrative and financial operations, records, and institutional reporting. Supports legal and governance work by monitoring regulatory requirements, preparing materials for governing bodies, tracking decisions, and ensuring compliance with procedures and deadlines.

Requirements

Requires a bachelor’s degree in an appropriate field, at least five years of relevant experience, proficiency with Microsoft Office 365 and related information, communications, and archiving technologies, and excellent spoken and written French. The candidate should demonstrate strong ethics and confidentiality, attention to detail, prioritization, initiative, coordination and leadership abilities, political judgment, and interpersonal skills; knowledge of the college network or CEGEP administration is an asset.

Listed skills

• report preparation · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Coordination
• Financial Administration
• Strategic Communications
• Calendar and Priority Management
• Document and Records Management
• Policy and Procedure Development
• Legislative and Regulatory Compliance
• Governance Support
• Budget Administration
• Report Preparation
• Microsoft Office 365
• Information Technology
• French Writing and Speaking
• Confidentiality
• Team Coordination
• Interpersonal Relations

Job areas

• Administrative
• Management & Leadership
• Education
• Legal
• Finance & Accounting