Planificateur(trice) sénior(e) – Événements & Services corporatifs

Job summary

Lead event projects from planning through delivery, serving as the primary client contact and coordinating budgets, schedules, venues, suppliers, event components, and on-site execution. Handle selected corporate concierge requests, coordinate information and tasks across teams, anticipate risks, and complete post-event follow-up.

Job details

Planificateur(trice) sénior(e) – Événements & Services corporatifs Lieu : Montréal, QC (Travail en présentiel) Langues : Français et anglais impeccables (oral et écrit) Niveau d’expérience : 7 ans+ en planification d’événements, hôtellerie ou services corporatifs haut de gamme Qui sommes-nous Depuis plus de 30 ans, Conservus se distingue dans le domaine de la conciergerie corporative et de la planification d’événements. Nous collaborons avec des entreprises, des dirigeants et des organisations de renom afin de créer des expériences sur mesure et de gérer des projets où chaque détail compte. Nos valeurs : des standards élevés, une attention sincère aux besoins de nos clients, la rigueur et un sens du service irréprochable. Le poste Nous recherchons un(e) planificateur(trice) senior(e) qui possède une solide expérience en événements et qui s’épanouit dans des environnements dynamiques. Une personne qui sait anticiper, organiser et prendre en charge des projets de A à Z, tout en gardant une vue d’ensemble et en assurant une expérience client exceptionnelle. C’est un rôle stimulant et polyvalent qui demande de l’initiative, de la rigueur et un excellent sens des priorités. Vous serez au cœur de nos projets, en travaillant directement avec les clients, fournisseurs et partenaires, tout en assurant le suivi des dossiers, des échéanciers et une bonne circulation de l’information entre les équipes. Vos responsabilités Planification et gestion de projets événementiels Prendre en charge la planification et la coordination de projets événementiels de A à Z Agir comme personne-ressource principale auprès des clients pour les projets confiés Comprendre les objectifs, besoins et attentes du client et les traduire en plans d'action concrets Préparer des propositions, budgets, échéanciers et outils de suivi Rechercher et sélectionner des lieux et effectuer des visites techniques Négocier et coordonner avec les hôtels, fournisseurs et partenaires Coordonner les différents volets d'un événement : F&B, audiovisuel, décor, animation, transport, hébergement, cadeaux, etc. Gérer les inscriptions, communications et logistique des participants lorsque requis Coordonner la production et assurer le suivi des échéanciers Être présent(e) sur site lorsque requis et assurer le bon déroulement des événements Effectuer les suivis et bilans post-événement Service client et coordination Répondre à certaines demandes personnalisées de conciergerie pour nos clients corporatifs Maintenir une vision claire des priorités, échéanciers et dossiers à venir Assurer la coordination et le suivi entre les membres de l’équipe afin de faire avancer les dossiers Collaborer à la répartition des tâches et des responsabilités selon les priorités Identifier les besoins, enjeux ou risques potentiels en amont Faciliter la circulation de l’information entre l’équipe, les clients et les différents intervenants Profil recherché 7 ans et plus d'expérience en planification et gestion d'événements, idéalement dans un environnement corporatif, hôtelier ou haut de gamme Expérience démontrée dans la gestion de projets événementiels de moyenne à grande envergure Excellente capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à établir les priorités Autonomie et jugement dans la prise de décision Capacité à travailler efficacement sous pression et à gérer les imprévus Excellente maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit Aisance à travailler avec une clientèle composée de professionnels et de dirigeants Maîtrise de Microsoft Office et des outils numériques Permis de conduire valide Disponibilité occasionnelle en dehors des heures régulières lors d'événements Ce qui vous définit Organisé(e) et rigoureux(se) — Vous gardez une vision claire de vos dossiers, de vos échéanciers et de vos priorités, avec le souci du détail. Anticipateur(trice) — Vous pensez aux prochaines étapes, identifiez les enjeux en amont et aimez avoir un coup d’avance. Responsable — Lorsque vous prenez un dossier en charge, vous en êtes véritablement propriétaire et vous vous assurez qu’il avance jusqu’à sa réalisation. Débrouillard(e) — Vous trouvez des solutions concrètes, prenez les devants et gardez votre jugement lorsque les choses ne se déroulent pas comme prévu. Rassembleur(se) et orienté(e) client — Vous savez collaborer, faire circuler l’information et mobiliser les bonnes ressources, tout en gardant l’expérience client au cœur de vos priorités. Veuillez envoyer votre CV à cgunther@conservus.ca

What you’ll do

Lead event projects from planning through delivery, serving as the primary client contact and coordinating budgets, schedules, venues, suppliers, event components, and on-site execution. Handle selected corporate concierge requests, coordinate information and tasks across teams, anticipate risks, and complete post-event follow-up.

Requirements

Requires at least seven years of event planning or management experience, ideally in corporate, hospitality, or high-end settings, including demonstrated management of medium- to large-scale events. Candidates must be fluent in spoken and written French and English, proficient with Microsoft Office and digital tools, hold a valid driver’s license, and be available occasionally outside regular hours.

Listed skills

• Client Relationship Management · Preferred
• Budgeting · Preferred
• scheduling · Preferred
• Event Logistics · Preferred
• Prioritization · Preferred
• Problem solving · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• Bilingual communication · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Event Planning
• Event Project Management
• Client Relationship Management
• Budgeting
• Scheduling
• Vendor Negotiation
• Supplier Coordination
• Event Logistics
• Participant Registration
• Team Coordination
• Prioritization
• Risk Identification
• Problem-Solving
• Microsoft Office
• Bilingual Communication
• Concierge Services

Job areas

• Hospitality
• Management & Leadership
• Customer Service & Support
• Administrative
• Food & Beverage