Administrateur de baux

Job summary

Maintain accurate lease records, track contractual deadlines and obligations, coordinate utility accounts, and review landlord invoices for compliance with lease terms. Prepare lease payment and accounting information, manage deposits and reconciliations, analyze occupancy costs, and collaborate with finance, legal, real estate, and operational teams.

Job details

Présentation du poste Sous la responsabilité du contrôleur, l'Administrateur(trice) des baux assure l’exhaustivité, l’intégrité, l’exactitude et la qualité des informations des baux locatifs conclus et applique adéquatement les procédures en matière de gestion/administration des baux. Avantages de travailler avec nous Mode hybride et horaire flexible; Régime de retraite simplifié avec contribution de l’employeur pouvant aller jusqu’à 5%; Régime d’assurances collectives incluant la télémédecine; Accessible en transport en commun et stationnement disponible sur place. Responsabilités du poste Administration des baux Maintenir à jour la base de données des baux et des ententes d'occupation; Assurer le suivi des échéances contractuelles, renouvellements, options, indexations et autres obligations prévues aux contrats; Effectuer l'analyse et l'interprétation des clauses financières des baux; Veiller à la conservation et à l'archivage des documents contractuels en collaboration avec l’équipe juridique. Coordonner les prises de possession, transferts et cessations de comptes auprès des fournisseurs de services publics pour l’ensemble du portefeuille immobilier; Effectuer le suivi administratif et financiers des comptes auprès des fournisseurs de services publics afin d’éviter des interruptions de services; Contrôle et validation des factures Réviser et valider les factures de loyers, taxes, charges d'exploitation, frais communs et autres frais facturés par les propriétaires; Vérifier la conformité des montants facturés aux dispositions contractuelles; Effectuer les calculs de réconciliation des loyers, ajustements annuels, indexations et récupérations de coûts; Faire le suivi des écarts, erreurs de facturation ou crédits à recevoir et assurer leur résolution auprès des propriétaires; Gestion financière et analytique Préparer les informations requises pour la comptabilisation des dépenses locatives; Préparer les informations requises pour le paiement mensuel des baux; Assurer l'exactitude des données utilisées pour la comptabilisation des contrats de location; Gérer les dépôts de garantie et les remboursements selon les dispositions prévues aux baux; Supporter l’équipe finance dans la prévision des coûts d'occupation pour fins budgétaires; Produire des analyses financières relatives au portefeuille de locations; Collaborer à la production de rapports de gestion et d'indicateurs de performance; Relations avec les parties prenantes Agir comme point de contact principal auprès des propriétaires concernant les aspects financiers des baux; Collaborer avec les équipes immobilières, opérationnelles, juridiques et comptables; Soutenir les projets d'ouverture, de fermeture, de relocalisation ou de renouvellement de sites sous l'angle financier et contractuel; Toutes autres tâches connexes. Exigences Détenir un diplôme ou une formation en finances; Expérience concrète en baux commerciaux et/ou en administration de contrats immobiliers; Posséder un minimum de 3 ans dans un rôle similaire; Maîtriser la suite Microsoft 365; Connaissance de Power BI (un atout); Rigueur, fiabilité et attention au détail; Capacité à travailler sur plusieurs dossiers simultanément dans un environnement en croissance; Esprit d’équipe, sens de la collaboration élevé et habileté à communiquer de manière constructive; Autonomie; sens de l’organisation développé, fait preuve de jugement et sait repérer les enjeux potentiels; Anglais fonctionnel (un atout). Type d’emploi : Temps plein permanent Lieu de travail : Mode hybride, nos bureaux sont situés à Saint-Laurent.

What you’ll do

Maintain accurate lease records, track contractual deadlines and obligations, coordinate utility accounts, and review landlord invoices for compliance with lease terms. Prepare lease payment and accounting information, manage deposits and reconciliations, analyze occupancy costs, and collaborate with finance, legal, real estate, and operational teams.

Requirements

Requires finance education or training, at least three years of experience in a similar role, and practical experience with commercial leases or real estate contract administration. Candidates should be proficient in Microsoft 365 and demonstrate accuracy, organization, autonomy, collaboration, and constructive communication; Power BI and functional English are assets.

Benefits

• Hybrid Work Arrangement • Flexible Schedule • Simplified Pension Plan With Employer Contributions Up To 5% • Group Insurance Including Telemedicine • Public Transit Access • On-Site Parking

Listed skills

• Power BI · Preferred
• Organization · Preferred
• Financial Reporting · Preferred
• Microsoft 365 · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Communication · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Commercial Lease Administration
• Real Estate Contract Administration
• Lease Financial Analysis
• Lease Clause Interpretation
• Invoice Review and Validation
• Rent Reconciliation
• Financial Reporting
• Budget Forecasting
• Microsoft 365
• Power BI
• Contract Management
• Utility Account Coordination
• Stakeholder Collaboration
• Attention to Detail
• Organization
• Communication

Job areas

• Finance & Accounting
• Administrative
• Management & Leadership
• Data & Analytics