Adjoint(e) Administratif(ve)

Job summary

The Administrative Assistant will provide clerical and administrative support to the industrial security department, including managing schedules, processing access requests, and drafting meeting minutes. They will also handle material orders, data entry, and assist with personnel security evaluations.

Job details

À titre d’Adjoint(e) administratif(ive), vous serez responsable d’apporter un soutien dans la gestion des tâches cléricales et administratives aux membres de l’équipe de gestion de votre département. La personne retenue sera affectée au département de la sûreté industrielle. Plus spécifiquement, vous aurez à : * Effectuer des commandes de matériel et gérer les réceptions. * Traiter les demandes d’accès reçues par courriel. * Effectuer la saisie de données dans les différents registres du département. * Effectuer des appels pour des remplacements au sein des effectifs du département. * Gérer différents agendas et appels. * Assister aux différentes réunions et rédiger les comptes rendus. * Mettre à jour les différentes procédures du département. * Effectuer des prises de référence dans le cadre des programmes de sécurité. * Participer aux évaluations de sécurité du personnel dans le cadre des programmes de sécurité. * Effectuer toute autre tâche connexe. Qualifications : * Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou dans un domaine connexe, ou détenir un diplôme d’études secondaires combiné avec une expérience pertinente dans un poste similaire. * Maîtriser le français et avoir un niveau d’anglais avancé, tant à l’oral qu’à l’écrit. La maîtrise de la langue anglaise est requise car le titulaire du poste aura à interagir avec nos clients anglophones. * Avoir une connaissance approfondie des logiciels de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams). * Avoir le sens des priorités et la capacité à travailler sur plusieurs projets simultanément. * Faire preuve de discrétion et de professionnalisme. * Avoir un bon esprit d’équipe. * Faire preuve de grande autonomie. * Pour être retenu, vous devrez obligatoirement vous soumettre et réussir le processus d’enquête et d’obtention de l’attestation de sécurité exigée dans le cadre du Programme de sécurité des contrats du gouvernement fédéral.

What you’ll do

The Administrative Assistant will provide clerical and administrative support to the industrial security department, including managing schedules, processing access requests, and drafting meeting minutes. They will also handle material orders, data entry, and assist with personnel security evaluations.

Requirements

Candidates must hold a professional diploma in secretarial studies or a high school diploma with relevant experience. Proficiency in French and advanced English is required, along with strong MS Office skills and the ability to obtain federal security clearance.

Listed skills

• Time management · Preferred
• Teamwork · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Teams · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• MS-Office · Preferred
• Data entry · Preferred
• Microsoft Word · Preferred
• Microsoft Outlook · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative support
• Clerical tasks
• Data entry
• MS Office
• Word
• Excel
• PowerPoint
• Outlook
• Teams
• Time management
• Professionalism
• Discretion
• Teamwork
• Autonomy
• Bilingualism
• Administrative Support
• Record Keeping
• Industrial Security
• Microsoft Access
• Microsoft Excel
• Multilingualism
• Clerical Works
• Data Entry
• English Language
• French Language
• Taking Meeting Minutes
• Microsoft Outlook
• Microsoft Office
• Microsoft PowerPoint
• Time Management
• Scheduling
• Security Clearance

Job areas

• Administrative
• Security & Safety
• Government & Public Sector
• Unclassified
• Human Resources Administrative Assistant
• Personnel Clerks
• Human Resources Assistants, Except Payroll and Timekeeping