Agent(e), Gestion des documents

Job summary

The Document Control Agent will manage, classify, and distribute project documentation while ensuring compliance with security policies and procedures. They will act as a liaison between departments, suppliers, and clients to maintain accurate and up-to-date technical records.

Job details

À titre d'Agent(e), Gestion des documents vous aurez à collaborer avec les différents départements pour assurer le contrôle de la documentation générée dans le cadre du projet en cours, dans le respect des politiques et procédures établies. Plus spécifiquement, vous aurez à : Recevoir et trier tous les documents contractuels et livrables (plans, dessins, mémos, catalogues de référence, spécifications, devis et autres); Analyser sommairement les documents afin de leur attribuer une codification permettant le classement systématique, et enregistrer les métadonnées relatives à chacun des documents; Assurer la liaison entre le département de contrôle documentaire, les fournisseurs et les clients pour garantir le contrôle de tous les documents techniques et non techniques; Apporter les modifications aux copies des documents lorsque des changements surviennent, et transférer les copies modifiées aux personnes concernées; Contrôler l’utilisation des documents en appliquant les procédures et politiques de sécurité relatives à la consultation, l’impression, l’archivage, etc. S’assurer que tous les documents soient disponibles au dernier niveau de révision; Participer à la mise à jour des procédures et instructions de travail du département de contrôle documentaire; Veiller à l’application des politiques et procédures quant au contrôle documentaire et soulever toute problématique rencontrée; Soutenir les équipes avec le système de classement des documents, le logiciel de gestion utilisé et dans l’application des processus; Accomplir toute autre tâche connexe assignée par la supérieure immédiate. Qualifications Expérience de deux (2) années dans un poste similaire. Détenir un diplôme d’études collégiales en technique de la documentation. Logiciels: Suite Microsoft Office. Maîtrise du français et de l’anglais (à l’oral et à l’écrit). La maîtrise de l’anglais est requise pour ce poste, car vous serez amené(e) à interagir avec des fournisseurs, des partenaires ou des clients anglophones Avoir une expérience dans le milieu de la construction ou industriel est considéré comme un atout. Réussite du processus d’enquête et d’obtention de l’attestation de sécurité exigée dans le cadre du Programme de sécurité des contrats du gouvernement fédéral. Fondé en 1825, Davie est le plus grand chantier naval au Canada. Nous construisons et réparons des navires spécialisés et essentiels pour des clients gouvernementaux et commerciaux. Travailler chez Davie, c’est vivre l’immensité au quotidien et prendre part à une aventure où chaque projet aboutit à une œuvre monumentale. C’est relever des défis de taille avec détermination, créativité et passion. Faire partie de Davie procure un profond sentiment de fierté. Il ne s’agit pas seulement de mener des projets d’envergure, mais aussi de repousser les limites et d’innover pour réaliser quelque chose de bien plus grand que soi. Chez Davie, on ose le grandiose!

What you’ll do

The Document Control Agent will manage, classify, and distribute project documentation while ensuring compliance with security policies and procedures. They will act as a liaison between departments, suppliers, and clients to maintain accurate and up-to-date technical records.

Requirements

Candidates must hold a college diploma in documentation techniques and possess at least two years of relevant experience. Proficiency in English and strong computer skills are required, along with the ability to obtain federal security clearance.

Listed skills

• Technical Documentation · Preferred
• Data entry · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Document control
• Data entry
• Metadata management
• Technical documentation
• Records management
• Document classification
• Information security
• Liaison
• Computer literacy
• English proficiency
• Construction industry knowledge
• Industrial environment experience

Job areas

• Administrative
• Construction
• Manufacturing
• Security & Safety