Technicien(ne) en administration

Job summary

The Administrative Technician supports the maintenance department by managing invoicing, budget tracking, and financial reporting. They also provide logistical support for project managers, including coordinating external consultants and managing site access.

Job details

À titre de Technicien administratif, vous soutiendrez le Directeur de la maintenance en effectuant l’ensemble des tâches administratives et financières pour le département de la maintenance au Chantier Davie. Le titulaire du poste est principalement responsable de la gestion de la facturation, du suivi budgétaire, ainsi que du soutien logistique aux chargés de projet pour l’accueil, la gestion des accès et la coordination des consultants externes sur le chantier. plus précisément, vous devrez: * Assurer le suivi de la réception, valider et codifier les factures des fournisseurs et sous-traitants pour approbation. * Supporter les chargés de projet dans le suivi de leurs coûts et mettre à jour les budgets du département de la maintenance. * Prendre en charge les demandes d’accès et les formalités de sécurité pour les consultants externes sur le chantier. * Agir comme point de contact pour les consultants, effectuer le suivi des contrats et relancer pour l'obtention des livrables. * Effectuer la saisie de données dans les systèmes administratifs du département et le logiciel de gestion de temps (Kronos). * Produire les rapports hebdomadaires et mensuels sur l'état des dépenses et des budgets pour la direction. * Commander les fournitures de bureau ainsi que les équipements de protection individuelle (ÉPI) pour l'équipe. * Classer et archiver les documents administratifs ainsi que les contrats sur le réseau interne. * Accomplir toute autre tâche connexe compatible avec la fonction à la demande du supérieur. * Assurer le suivi des formations échues et à renouveler pour les travailleurs syndiqués et les cadres. * Tenir à jour le fichier de suivi des vacances pour le personnel cadre. Qualifications * Avoir complété un cours en technique administrative, ou toute combinaison de formation et d’expérience jugée pertinente; * Avoir 2 à 3 ans d’expérience dans un poste similaire; * Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel- niveau avancé, Word- niveau intermédiaire) * À l’aise avec les outils informatiques et technologiques; * À l’aise dans la saisie de données et aimer les tâches cléricales et répétitives; * Faire preuve de discrétion, d’organisation et de ponctualité; * Capacité à travailler en équipe et coopérer dans l’atteinte des objectifs; * Bilinguisme, un atout. Fondé en 1825, Davie est le plus grand chantier naval au Canada. Nous construisons et réparons des navires spécialisés et essentiels pour des clients gouvernementaux et commerciaux. Travailler chez Davie, c’est vivre l’immensité au quotidien et prendre part à une aventure où chaque projet aboutit à une œuvre monumentale. C’est relever des défis de taille avec détermination, créativité et passion. Faire partie de Davie procure un profond sentiment de fierté. Il ne s’agit pas seulement de mener des projets d’envergure, mais aussi de repousser les limites et d’innover pour réaliser quelque chose de bien plus grand que soi. Chez Davie, on ose le grandiose!

What you’ll do

The Administrative Technician supports the maintenance department by managing invoicing, budget tracking, and financial reporting. They also provide logistical support for project managers, including coordinating external consultants and managing site access.

Requirements

Candidates must have a technical diploma in administration or equivalent experience, along with 2 to 3 years of relevant work history. Proficiency in Microsoft Office, particularly Excel, and strong organizational skills are essential for this role.

Listed skills

• Teamwork · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• punctuality · Preferred
• Reporting · Preferred
• Data entry · Preferred
• Microsoft Word · Preferred
• invoicing · Preferred
• Procurement · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative support
• Financial tracking
• Budget management
• Invoicing
• Data entry
• Microsoft Excel
• Microsoft Word
• Logistics coordination
• Contract management
• Reporting
• Time management software
• Procurement
• Security access management
• Organizational skills
• Teamwork
• Punctuality
• Budget Management
• Administrative Support
• Organizational Skills
• UKG (Ultimate Kronos Group)
• Financial Tracking
• Budgeting
• Management
• Clerical Works
• Contract Management
• Data Entry
• Financial Statements
• Project Management
• Microsoft Office
• Time Management
• Coordinating

Job areas

• Administrative
• Manufacturing
• Finance & Accounting
• Logistics
• Technical Administrator
• Contracts Administrator
• Buyers
• Purchasing Agents, Except Wholesale, Retail, and Farm Products
• Buyers and Purchasing Agents