Adjoint administratif

Job summary

Provide daily administrative and operational support to the functional unit, including coordinating new staff and managing documentation. Handle financial tasks such as data entry for expenses, time sheets, accounts payable, and budget tracking.

Job details

Qui peut postuler?: Le grand public et les employé(e)s de CDC Fourchette Salariale 51 566$ - 67 035$ Horaire De Travail Permanent Modalité De Travail Flexible Sur site Durée Du Contrat Niveau de sécurité: Fiabilité Exigences Linguistiques Anglais Date De Clôture 23/09/2026 Pays Canada Venez prendre part à des projets de construction de qualité pour un Canada plus fort. Vous êtes une personne professionnelle qui a un excellent sens de l’organisation, brille dans un environnement à rythme rapide et aime soutenir des équipes en coulisses? Nous sommes à la recherche d’un adjoint administratif ou d’une adjointe administrative pour offrir un soutien administratif et opérationnel exceptionnel, et favoriser le fonctionnement harmonieux de notre unité fonctionnelle au quotidien. Construction de Défense Canada (CDC), partenaire de confiance du gouvernement du Canada et de l’industrie canadienne de la construction depuis 1951, offre des solutions en matière d’infrastructure et d’environnement qui soutiennent la défense nationale, au pays comme à l’étranger. CDC se fait une fierté d’être la première organisation fédérale, et la seule organisation gouvernementale, à avoir obtenu la reconnaissance Employeur Sceau d’or du programme de certification en gestion dans le domaine de la construction de l’Association canadienne de la construction, ce qui témoigne de son engagement à l’égard de l’excellence et du perfectionnement professionnel. La personne titulaire du poste devra travailler en étroite collaboration avec des membres du personnel de tous les échelons, coordonner des activités administratives, gérer des dossiers et des processus financiers, et contribuer au succès global de l’équipe par son souci du détail et sa poursuite de l’excellence. Vos tâches Soutien administratif Fournir un soutien administratif et opérationnel quotidien à l’ensemble de l’unité fonctionnelle. Assurer la coordination des nouveaux adjoints administratifs et leur fournir des directives pour veiller à l’uniformité des processus et pratiques. Créer et tenir à jour des documents, des dossiers, des fichiers et des bases de données. Coordonner la préparation de la documentation relative aux ressources humaines. Prendre des notes durant les réunions mensuelles et préparer les procès-verbaux. Agir en tant que réceptionniste et prêter main-forte à ses collègues de l’équipe administrative, au besoin. Gestion des finances et des données Assurer le contrôle de la qualité de la saisie des données, ce qui comprend les dépenses mensuelles, les feuilles de temps, les comptes créditeurs et la facturation des services. Saisir et tenir à jour les données liées aux budgets, aux activités d’approvisionnement, à l’administration des marchés et à la production de rapports sur la saisie des heures dans le système de planification des ressources d’entreprise. Faire le suivi des budgets consacrés aux accords sur les niveaux de service, à la formation et aux activités de perfectionnement. Traiter les transactions liées aux comptes créditeurs et aux paiements des fournisseurs en veillant à l’exactitude du codage, des approbations et de la saisie de données. Participer aux activités financières de fin d’exercice, à la préparation des fichiers pour le nouvel exercice et à l’archivage des documents. Coordination des opérations Préparer les bons de commande pour les fournitures de bureau, le mobilier et les contrats de service. Soutenir diverses initiatives administratives et opérationnelles, au besoin. Contribuer à l’amélioration continue en cernant des possibilités d’accroître l’efficacité et d’optimiser la prestation de services. Les qualités que nous recherchons Études et expérience Exigences Minimales Un diplôme d’études collégiales en administration des affaires, en administration de bureau ou dans un domaine connexe. Trois ans d’expérience pertinente, ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience. Atout Un cours de comptabilité générale ou expérience de base en comptabilité. Compétences et capacités Excellente connaissance des pratiques administratives exemplaires. Connaissance des principes de comptabilité et des processus financiers. Compétence de niveau intermédiaire dans l’utilisation des applications Microsoft Office. Connaissance des pratiques de gestion des documents. Capacité à gérer des priorités et des échéances multiples. Grand souci du détail et sens de l’organisation. Capacité à travailler efficacement avec divers logiciels et systèmes d’exploitation. Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles. Pourquoi vous joindre à nous? Nous offrons un travail valorisant, des possibilités de croissance professionnelle et un régime d’avantages sociaux parmi les plus concurrentiels, équivalent à environ 25 % à 30 % de votre salaire. Santé et bien-être Des primes de soins de santé et de soins dentaires payées à 100 % par l’employeur Un programme généreux de congés de maladie annuels Une allocation annuelle de bien-être de 400 $ Une couverture de 2 500 $ pour des soins de santé mentale en plus de la couverture standard pour les soins paramédicaux Des soins de santé virtuels de TELUS Un compte de dépenses de soins de santé de 750 $ Vie personnelle et familiale Une assurance vie, une assurance décès accidentel et une assurance invalidité à court terme Un programme amélioré d’aide aux employés et à la famille Des prestations complémentaires de congé de maternité et de congé parental à hauteur de 93 % du salaire habituel jusqu’à 37 semaines Des options relatives au lieu de travail flexible, y compris une indemnité de télétravail de 400 $ aux deux ans Congés et retraite La participation au régime de retraite de la fonction publique Des programmes complets de congé annuel et d’autres congés payés Des régimes de prestations de voyage de luxe Conditions de travail Environnement de bureau typique Déplacements occasionnels possibles Si vous êtes une personne professionnelle et minutieuse qui aime soutenir des équipes, gérer des priorités multiples et contribuer à la réussite de l’organisation, votre candidature nous intéresse. Pour commencer une carrière à Construction de Défense Canada (CDC), vous devez être un citoyen canadien ou un résident permanent du Canada. À titre de condition d'emploi à CDC, il est nécessaire de détenir au minimum une cote de fiabilité. Certains rôles peuvent vous obliger à être titulaire d’une attestation de sécurité de niveau Secret. CDC est responsable du processus d’habilitation de sécurité du personnel. Généralement, pour être éligible pour une cote de « fiabilité », vous devez être en mesure de fournir des renseignements généraux vérifiables portant sur les cinq années précédentes, et pour être éligible pour une cote de sécurité de niveau « secret », vous devez être en mesure de fournir des renseignements généraux vérifiables portant sur les dix années précédentes. Ce processus comporte habituellement le contrôle des références ainsi que la vérification des compétences, du casier judiciaire et de la solvabilité (au besoin), et il peut nécessiter une prise des empreintes digitales. Pour plus de renseignements sur l’obtention d’une cote de sécurité, veuillez consulter la Norme sur le filtrage de sécurité . Il Est Essentiel De Posséder La Cote De Sécurité Appropriée Pour Obtenir Un Emploi à CDC. De Plus, Il Incombe Au Candidat Ou à L’employé De S’assurer Qu’il Peut Obtenir Et Conserver Le Niveau D’attestation De Sécurité Requis Pour Commencer Ou Maintenir Son Emploi à CDC. À Défaut D’obtenir Ou De Conserver Le Niveau D’attestation De Sécurité Requis, Le Candidat Ou L’employé Ne Recevra Pas D’offre D’emploi, L’offre Conditionnelle Sera Déclarée Nulle Et Non Avenue Ou Son Emploi Prendra Fin Par Suite D'un Licenciement Motivé. Pour Tous Les Candidats Et Employés, Le Processus D’attribution De La Cote De Sécurité Est Effectué à L’aide D’une Méthode Rigoureuse Qui Comprend Des Enquêtes, Des Vérifications Et Des Évaluations Relativement à Ce Qui Suit, Sans Toutefois S’y Limiter le casier judiciaire les références les emplois précédents les sources ouvertes la situation crédit/financière Le Code d'éthique (Code) de CDC est une condition d'emploi. Ceci accroît la confiance du public dans l'intégrité des employés de CDC et fournit des précisions aux employés sur certains problèmes, y compris les conflits d'intérêts réels ou potentiels. Avant de postuler ce poste (ou tout autre poste) à CDC, les candidats doivent se familiariser avec le Code. En effet, les nouveaux employés sont tenus d’attester avoir lu et compris le Code et de confirmer leur observation des exigences du Code dès le début de la période d’emploi à CDC. Les employés sont également tenus de revoir leurs obligations en vertu du Code et d'informer le Bureau du Président de tout changement dans leur situation le plus tôt possible et de remplir l'examen annuel une fois l'an. Faites partie d’un milieu de travail diversifié et inclusif! Les postes proposés par DCC nécessitent différents niveaux d'habilitation de sécurité, notamment « Fiabilité », « Secret », « Très Secret » et « Réservé aux Canadiens » (justificatif de nationalité requis). Bien que nous acceptions les candidatures de personnes qui ne sont pas de nationalité canadienne mais qui sont autorisées à travailler au Canada et justifient d'au moins 5 ans d'expérience vérifiable, la sélection dépendra des exigences spécifiques du poste concerné. Au sein de CDC, nous sommes déterminés à faire en sorte que chacun puisse s’exprimer et être authentique chez nous. Nous encourageons activement les candidatures de tous, notamment, mais sans s'y limiter, celles des femmes, des Autochtones, des personnes handicapées, des minorités visibles et des membres de la communauté LGBTQ2+. L’objectif de CDC est d’offrir aux employés et aux candidats un accès facile aux possibilités d’emploi et aux espaces de travail. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation dans le cadre du processus de recrutement et/ou d’entrevue (documents dans un format autre, salles de conférences accessibles ou autre mesure), avisez-nous et nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins . Pour toute demande de mesures d’adaptation, veuillez écrire à l’adresse [email protected] .

What you’ll do

Provide daily administrative and operational support to the functional unit, including coordinating new staff and managing documentation. Handle financial tasks such as data entry for expenses, time sheets, accounts payable, and budget tracking.

Requirements

Requires a college diploma in business or office administration and three years of relevant experience. Proficiency in Microsoft Office and knowledge of accounting principles are essential.

Benefits

• 100% Employer-paid Health and Dental Care • Annual Sick Leave • Annual Wellness Allowance of $400 • Mental Health Coverage of $2,500 • Telus Virtual Healthcare • Health Spending Account of $750 • Life Insurance • Accidental Death and Dismemberment Insurance • Short-term Disability Insurance • Employee and Family Assistance Program • Maternity and Parental Leave Top-up • Telework Allowance of $400 every two years • Public Service Pension Plan • Paid Annual Leave • Luxury Travel Benefit Plans

Listed skills

• Time management · Preferred
• Organization · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• interpersonal communication · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Support
• Financial Data Entry
• Budget Tracking
• Accounts Payable
• Microsoft Office
• Document Management
• Meeting Minutes Preparation
• Interpersonal Communication
• Organization
• Time Management
• Procurement Support
• Human Resources Documentation

Job areas

• Administrative
• Construction
• Government & Public Sector
• Finance & Accounting
• Management & Leadership