Coordonnatrice administrative (secrétariat et opérations)

Job summary

The administrative coordinator will support the clinic manager and owner by overseeing secretarial tasks, optimizing schedules, and managing patient files. Additionally, the role involves supervising clinic operations, including equipment maintenance, supplier relations, and staff onboarding.

Job details

CENTRE DENTAIRE ISABELLE BOUDREAULT Tu es organisée, autonome et tu aimes quand les choses sont bien faites? Nous sommes à la recherche d’une Coordonnatrice administrative pour supporter la Gestionnaire de clinique ainsi que la Dentiste-propriétaire au niveau du secrétariat et de plusieurs autres fonctions aux opérations de la clinique. ________________________ Ton quotidien? Volet secrétariat (75% du temps) • Effectuer l'ensemble des tâches au secrétariat • Être la personne de référence pour l’équipe et assurer le bon fonctionnement du secrétariat • Soutenir et former l’équipe sur les outils, logiciels et processus • Optimiser la gestion de l’horaire et maximiser les plages disponibles • Assurer les suivis des plans de traitement et des dossiers patients • Participer à la préparation des rapports de fin de mois, trimestre et année Volet opérations (25% du temps) • Veiller à la qualité du service offert aux patients • Prendre en charge les situations ponctuelles liées aux équipements, aux salles et aux opérations • Assurer le suivi des fournisseurs, achats, contrats et différents projets de la clinique • Participer à l’amélioration continue des façons de faire • Assurer le suivi de certains éléments de conformité et de santé-sécurité • Gérer les réseaux sociaux de la clinique • Participer à l’intégration des nouvelles employées • Assurer certains suivis liés aux avantages sociaux et à la santé-sécurité ________________________ Ce qu’on recherche Une personne organisée, proactive et autonome Quelqu’un qui aime prendre les choses en charge et trouver des solutions Une excellente capacité à gérer plusieurs priorités à la fois De la rigueur dans les suivis administratifs et financiers Une facilité avec les logiciels et les outils informatiques Une approche professionnelle, humaine et orientée vers le service De l’expérience en secrétariat dentaire, un gros atout! En résumé, on cherche la personne qui aime que tout soit bien structuré, qui garde un œil sur les détails et qui devient rapidement un pilier de l’équipe. ________________________ Conditions et avantages sociaux Horaire : 4 à 5 jours - Dont 2 soirs par semaine Taux horaire selon le marché avec révision salariale annuelle Uniformes : Allocation de 150$ à l'embauche et 100$/année par la suite - tu choisies tes uniformes, on veut que tu sois confortable Soins de santé : Allocation de 500$/année - parce que ton bien-être nous tient à cœur Soins dentaires : Couverture pour toi à 100%, ta famille immédiate à 50% et même 20% pour ta famille élargie Épargne : Contribution de 1000$/année à votre REER ou CELI - on investit dans ton avenir Nous vous remercions pour votre intérêt envers l’organisation. Votre candidature sera conservée pour une durée de 12 mois. Prendre note que seulement les personnes sélectionnées seront contactées.

What you’ll do

The administrative coordinator will support the clinic manager and owner by overseeing secretarial tasks, optimizing schedules, and managing patient files. Additionally, the role involves supervising clinic operations, including equipment maintenance, supplier relations, and staff onboarding.

Requirements

The ideal candidate is an organized and proactive professional with strong administrative skills and the ability to manage multiple priorities. Experience in dental secretarial work is considered a significant asset for this position.

Benefits

• Uniform allowance • Health care allowance • Dental care coverage • Retirement savings contribution

Listed skills

• Problem solving · Preferred
• Operations Management · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Financial Reporting · Preferred
• Multitasking · Preferred
• Inventory management · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative support
• Secretarial duties
• Operations management
• Schedule optimization
• Patient service
• Inventory management
• Compliance monitoring
• Social media management
• Staff onboarding
• Dental software proficiency
• Financial reporting
• Problem solving
• Multitasking
• Team coordination
• Social Media Monitoring
• Supplier Management
• Administrative Support
• Equipment Maintenance
• Administrative Functions
• Social Media Management
• Dentistry
• Management
• Dental Informatics
• Financial Statements
• Inventory Management
• Problem Solving
• Operations Management
• Operations
• Scheduling
• Coordinating

Job areas

• Healthcare
• Administrative
• Customer Service & Support
• Management & Leadership
• Unclassified
• Administrative Clerk / Coordinator
• General Office Clerks
• Secretaries and Administrative Assistants, Except Legal, Medical, and Executive