Coordonnatrice, coordonnateur du service à la clientèle - Registrariat

Sous la direction du chef de section - processus administratif, la personne recherchée joue un rôle de premier plan dans la coordination de l'ensemble des processus de travail reliés au guichet étudiant ainsi que dans la planification, l'organisation et le suivi de diverses activités reliées aux dossiers étudiants. Elle collabore à l'élaboration, à la mise en application et au contrôle de normes et de procédures administratives. Elle effectue divers travaux à caractère administratif en vue d'assurer la réalisation de projets, le bon fonctionnement des opérations administratives, financières, matérielles et l'organisation du travail. Principales responsabilités Coordonne le processus de travail du personnel au guichet étudiant. Collabore à la formation du personnel, répartit le travail, s'assure d'un haut standard de qualité du travail et des services fournis, et de l'efficacité des opérations, effectue le suivi des absences. Procède à la création et aux suivis des horaires de travail de l'équipe du guichet étudiant et signale toute irrégularité à la personne cheffe de section; Participe avec la personne gestionnaire au processus de sélection du personnel conformément aux politiques en vigueur et aux conventions collectives, à l'accueil du personnel, à son intégration et à son encadrement, à l’évaluation du rendement et au développement des compétences; Est la première répondante pour toute problématique afin de répondre aux questions des commis au guichet étudiant. Prépare et tient à jour le calendrier des opérations, s’assure d’une application rigoureuse des politiques, règlements et conventions. Participe activement à la revue et à l’amélioration continue des processus. Identifie les problèmes qui nuisent à la bonne marche des activités, met en place des solutions ou émet des recommandations selon le cas; Coordonne les activités du comité ad hoc sur les motivations d’absence, assure le suivi des demandes traitées dans ce cadre et accompagne la personne traitant les demandes; Prend en charge les dossiers complexes, en assurant un suivi rigoureux et communique avec les parties prenantes afin de prendre les meilleures décisions; Informe et conseille les étudiantes et les étudiants sur les structures de programmes, le cheminement de leurs études, les conditions d'admission et les règlements pédagogiques; Assure une liaison avec les différentes unités de Polytechnique Montréal dans le but d'échanger sur les bonnes pratiques et de s'assurer d'obtenir l'information en continu aux questions soulevées; Effectue la mise à jour et les corrections dans le système informatisé de gestion des dossiers étudiants, la rédaction et la mise à jour du procédurier des opérations, la planification, l'organisation et le suivi de différents traitements informatiques et participe à la préparation du calendrier universitaire et de l'horaire; Effectue divers travaux à caractère administratif en vue d'assurer la réalisation de projets, le bon fonctionnement des opérations administratives, financières, matérielles et l'organisation du travail. Prépare et rédige des rapports. Approuve des formulaires administratifs, etc.; Communique avec les personnes-ressources afin d'obtenir ou de fournir des renseignements de nature technique; Sur demande, exécute des tâches connexes demandées par son supérieur ou des projets spéciaux. Exigences Scolarité Détenir un baccalauréat ou tout autre diplôme universitaire dans une discipline jugée équivalente (p. ex. : administration). Expérience Minimum de trois (3) années d’expérience pertinente. Aptitudes et qualités recherchées Connaissance du milieu universitaire et des clientèles étudiantes. Habiletés dans ses relations interpersonnelles. Capacité d'écoute et en service à la clientèle. Capacité démontrée à diagnostiquer et résoudre des problèmes, à prendre des initiatives et à assurer le suivi des projets. Habiletés reconnues dans l'analyse de processus de travail et dans la rédaction de méthodes et procédures connexes. Aptitudes marquées pour le travail en équipe. Maîtrise de la langue française (parlée et écrite). Maîtrise des différents logiciels de la suite Office (p. ex. : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.). Rémunération Classe 2 (de 64 185 $ à 108 673 $). Avantages de travailler à Polytechnique Montréal 23 jours de vacances annuelles 16 jours fériés Congés sociaux et parentaux Horaire de travail réduit durant la période estivale Possibilité de travail en mode hybride (télétravail/présentiel) Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies) Programme d'aide au personnel et Service de télémédecine Programmes dynamiques de qualité de vie au travail et de formation et perfectionnement Programme complet d'assurances collectives et régime de retraite à prestations déterminées Durée et horaire de travail Emploi régulier. Temps complet - 5 jours/semaine. Mise en candidature Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service talents et culture en cliquant sur le bouton "POSTULER MAINTENANT". L’Université souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. Polytechnique Montréal fournira, sur demande, des mesures d’accompagnement aux personnes en situation de handicap tout au long du processus de recrutement, de sélection et d’évaluation. Après avoir complété l'analyse des dossiers reçus, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier répond aux exigences du poste à pourvoir et qui sont légalement autorisées à travailler au Canada. Date limite de soumission des candidatures : mercredi 19 août 2026, à 17 h. IMPORTANT! Pour consulter la LISTE COMPLÈTE DES OFFRES DISPONIBLES à Polytechnique Montréal, consultez cette page. Vous êtes déjà employé de Polytechnique? IMPORTANT! Vous DEVEZ vous connecter avec votre pMatricule pour postuler. Employé de Polytechnique postuler ici maintenant

Coordinates student desk workflows and manages the planning and follow-up of student file activities. Collaborates on the development of administrative standards and provides guidance to students regarding program structures and academic regulations.

Requires a bachelor's degree in administration or a related field with at least three years of relevant experience. Candidates must possess strong interpersonal skills, proficiency in French, and mastery of the Microsoft Office suite.

• 23 days of annual vacation • 16 public holidays • Social and parental leave • Reduced working hours during the summer period • Hybrid work possibility • On-site daycare (CPE Les petits génies) • Employee assistance program • Telemedicine service • Quality of work life and professional development programs • Comprehensive group insurance plan • Defined benefit pension plan

• Customer servicePreferred
• Problem solvingPreferred

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Customer Service
• Process Analysis
• Team Coordination
• Staff Training
• Performance Evaluation
• Problem Solving
• Administrative Management
• Microsoft Office Suite
• French Proficiency
• Interpersonal Skills
• Student Services
• Project Tracking

• Education
• Customer Service & Support
• Administrative
• Management & Leadership

Minimum education

Bachelor’s degree

Minimum experience

2+ years

Apply by

Sep 5, 2026

Posting language

French

Working hours

40 hours per week

Seniority

Mid-Senior level