Coordonnateur | Coordonnatrice administrative

Job summary

The role is split between administrative duties, including customer service and accounts payable, and estimation support for tender coordination. Key tasks include managing office logistics, processing supplier documents, and coordinating the administrative side of bidding processes.

Job details

Job Description Depuis plus de 50 ans, l’équipe bâtiment donne vie à d’innombrables projets de construction, se démarquant par la grande qualité de ses travaux, respectant les plus hauts standards de l’industrie et visant l’obtention de certifications environnementales. Les ingénieurs, architectes et autres spécialistes en bâtiment œuvrent avec cœur et ardeur afin de respecter les échéanciers et surpasser les attentes des clients, tout en améliorant le mieux-être des communautés. Édifices à bureaux, centres hospitaliers et de recherche, établissements d’enseignement, immeubles résidentiels, hôtels, centres commerciaux, usines, centres sportifs et culturels, notre équipe excelle à ériger ces lieux en utilisant les outils à la fine pointe de la technologie et place l’humain au cœur de ses préoccupations en prônant une approche collaborative innovante. Venez bâtir l’avenir avec nous! Responsabilités Sous la supervision de la gestionnaire des services administratifs, les responsabilités du coordonnateur/trice administratif(ve), se diviseront en 2 axes : Volet Adminstration : Ø Service à la clientèle : Gestion des envois de colis et courriers; Gestion des courriels de la boite du bureau de Montréal; Commandes de papeterie et divers articles de bureau; Gestion des appels entrants; Participation à l’organisation d’événements sociaux. Ø Gestion comptable payables de fournisseurs Obtenir et vérifier tous les documents nécessaires pour chacun des fournisseurs; Consolidation et réception des bons de livraison dans le système informatique. Ø Autres tâches administratives Effectuer les dépôts bancaires et transmettre l’information aux comptes payables; Participer à l’optimisation des méthodes de travail; Effectuer toute autre tâche connexe afin d’assurer le bon fonctionnement du département; Volet Estimation : Relevant de la direction de l’estimation, le/la coordonnateur/trice assure la coordination administrative et documentaire des appels d’offres. Principales responsabilités Coordination des nouveaux appels d’offres Soutien au démarrage des projets d’estimation Préparation administrative et dépôt Coordination de l’ouverture et des résultats des soumissions Compétences techniques Très bonne maîtrise de Microsoft 365, particulièrement Excel, Outlook, Teams, SharePoint et PowerPoint. Capacité à saisir, vérifier, consolider et mettre à jour des données dans plusieurs systèmes. Bonne compréhension des méthodes de classement électronique, de gestion des versions et de contrôle documentaire. Excellente maîtrise du français parlé et écrit. Bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit. Compétences organisationnelles Excellente capacité de planification et de gestion des priorités. Grande rigueur dans la saisie, la validation et la mise à jour de l’information. Capacité à structurer les dossiers de manière uniforme et facilement compréhensible. Bon jugement pour reconnaître les renseignements incomplets, incohérents ou urgents. Requirements Exigences Très bonne maîtrise de Microsoft 365, particulièrement Excel, Outlook, Teams, SharePoint et PowerPoint. Capacité à saisir, vérifier, consolider et mettre à jour des données dans plusieurs systèmes. Bonne compréhension des méthodes de classement électronique, de gestion des versions et de contrôle documentaire. Excellente maîtrise du français parlé et écrit. Bilinguisme: français, anglais fonctionnel afin de pouvoir communiquer avec la haute direction et avec certains acteurs clés répartis partout au Canada; Profil recherché Sens élevé de l’organisation. Minutie et souci du détail. Fiabilité et sens des responsabilités. Autonomie et initiative. Proactivité. Capacité d’adaptation. Souci du service interne. Benefits Salaire compétitif; 4 semaines de vacances annuelles dès l’entrée en poste; Programme complet d’assurances collectives modulaire dès l’entrée en poste; Accès à un médecin virtuel instantanément (télémédecine) 24h/24; Programme d’aide aux employés; Programme de vêtements corporatifs dès l’embauche; REER collectif avec cotisation de l’employeur dans un Régime de participation différée aux bénéfices (RPDB); Programmes de formation et de perfectionnement; Milieu de travail convivial; Club social et comité santé mieux-être actifs; Environnement diversifié, innovant et stimulant; Firme reconnue au palmarès des Sociétés les mieux gérées au Canada.

What you’ll do

The role is split between administrative duties, including customer service and accounts payable, and estimation support for tender coordination. Key tasks include managing office logistics, processing supplier documents, and coordinating the administrative side of bidding processes.

Requirements

Candidates must have a strong mastery of Microsoft 365 and be bilingual in French and English. The profile requires high organizational skills, attention to detail, and the ability to manage electronic filing and version control.

Benefits

• Competitive salary • 4 weeks of annual vacation from start date • Comprehensive modular group insurance from start date • 24/7 instant access to virtual physician (telemedicine) • Employee assistance program • Corporate clothing program from hire • Group RRSP with employer contribution in a Deferred Profit Sharing Plan (DPS P) • Training and professional development programs • Friendly work environment • Active social club and health and wellness committee • Diverse, innovative and stimulating environment

Listed skills

• Customer service · Preferred
• Microsoft 365 · Preferred
• Teams · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• SharePoint · Preferred
• Planning · Preferred
• Data entry · Preferred
• Priority Management · Preferred
• Microsoft Outlook · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Microsoft 365
• Excel
• Outlook
• Teams
• SharePoint
• PowerPoint
• Accounts Payable
• Document Control
• Customer Service
• French Fluency
• English Proficiency
• Planning
• Priority Management
• Data Entry
• Administrative Coordination
• Tender Coordination

Job areas

• Administrative
• Construction
• Finance & Accounting
• Customer Service & Support