Coordonnateur | Coordonnatrice administrative

Job summary

The administrative coordinator manages daily office operations, including customer service, accounting support for payables, and general administrative tasks. Additionally, the role supports the estimation department by coordinating tender documentation and project startup processes.

Job details

Depuis plus de 50 ans, l’équipe bâtiment donne vie à d’innombrables projets de construction, se démarquant par la grande qualité de ses travaux, respectant les plus hauts standards de l’industrie et visant l’obtention de certifications environnementales. Les ingénieurs, architectes et autres spécialistes en bâtiment œuvrent avec cœur et ardeur afin de respecter les échéanciers et surpasser les attentes des clients, tout en améliorant le mieux-être des communautés. Édifices à bureaux, centres hospitaliers et de recherche, établissements d’enseignement, immeubles résidentiels, hôtels, centres commerciaux, usines, centres sportifs et culturels, notre équipe excelle à ériger ces lieux en utilisant les outils à la fine pointe de la technologie et place l’humain au cœur de ses préoccupations en prônant une approche collaborative innovante. Venez bâtir l’avenir avec nous! Responsabilités Sous la supervision de la gestionnaire des services administratifs, les responsabilités du coordonnateur/trice administratif(ve), se diviseront en 2 axes : Volet Adminstration : Ø Service à la clientèle : · Gestion des envois de colis et courriers; · Gestion des courriels de la boite du bureau de Montréal; · Commandes de papeterie et divers articles de bureau; · Gestion des appels entrants; · Participation à l’organisation d’événements sociaux. Ø Gestion comptable payables de fournisseurs · Obtenir et vérifier tous les documents nécessaires pour chacun des fournisseurs; · Consolidation et réception des bons de livraison dans le système informatique. Ø Autres tâches administratives · Effectuer les dépôts bancaires et transmettre l’information aux comptes payables; · Participer à l’optimisation des méthodes de travail; · Effectuer toute autre tâche connexe afin d’assurer le bon fonctionnement du département; Volet Estimation : Relevant de la direction de l’estimation, le/la coordonnateur/trice assure la coordination administrative et documentaire des appels d’offres. Principales responsabilités Coordination des nouveaux appels d’offres Soutien au démarrage des projets d’estimation Préparation administrative et dépôt Coordination de l’ouverture et des résultats des soumissions Compétences techniques Très bonne maîtrise de Microsoft 365, particulièrement Excel, Outlook, Teams, SharePoint et PowerPoint. Capacité à saisir, vérifier, consolider et mettre à jour des données dans plusieurs systèmes. Bonne compréhension des méthodes de classement électronique, de gestion des versions et de contrôle documentaire. Excellente maîtrise du français parlé et écrit. Bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit. Compétences organisationnelles Excellente capacité de planification et de gestion des priorités. Grande rigueur dans la saisie, la validation et la mise à jour de l’information. Capacité à structurer les dossiers de manière uniforme et facilement compréhensible. Bon jugement pour reconnaître les renseignements incomplets, incohérents ou urgents. Profil Exigences Très bonne maîtrise de Microsoft 365, particulièrement Excel, Outlook, Teams, SharePoint et PowerPoint. Capacité à saisir, vérifier, consolider et mettre à jour des données dans plusieurs systèmes. Bonne compréhension des méthodes de classement électronique, de gestion des versions et de contrôle documentaire. Excellente maîtrise du français parlé et écrit. Bilinguisme: français, anglais fonctionnel afin de pouvoir communiquer avec la haute direction et avec certains acteurs clés répartis partout au Canada; Profil recherché Sens élevé de l’organisation. Minutie et souci du détail. Fiabilité et sens des responsabilités. Autonomie et initiative. Proactivité. Capacité d’adaptation. Souci du service interne. Informations contractuelles Salaire compétitif; 4 semaines de vacances annuelles dès l’entrée en poste; Programme complet d’assurances collectives modulaire dès l’entrée en poste; Accès à un médecin virtuel instantanément (télémédecine) 24h/24; Programme d’aide aux employés; Programme de vêtements corporatifs dès l’embauche;​ REER collectif avec cotisation de l’employeur dans un Régime de participation différée aux bénéfices (RPDB); Programmes de formation et de perfectionnement; Milieu de travail convivial; Club social et comité santé mieux-être actifs; Environnement diversifié, innovant et stimulant; Firme reconnue au palmarès des Sociétés les mieux gérées au Canada.

What you’ll do

The administrative coordinator manages daily office operations, including customer service, accounting support for payables, and general administrative tasks. Additionally, the role supports the estimation department by coordinating tender documentation and project startup processes.

Requirements

Candidates must have strong proficiency in Microsoft 365 tools and experience with data management and document control. Excellent command of both French and English is required to communicate with senior management and stakeholders across Canada.

Benefits

• 4 weeks of annual vacation • Modular group insurance program • 24/7 virtual medical access • Employee assistance program • Corporate clothing program • Group RRSP with employer matching • Training and development programs • Social club • Health and wellness committee

Listed skills

• Customer service · Preferred
• Microsoft 365 · Preferred
• Teams · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• SharePoint · Preferred
• Planning · Preferred
• Communication · Preferred
• Prioritization · Preferred
• Data entry · Preferred
• Microsoft Outlook · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Microsoft 365
• Excel
• Outlook
• Teams
• SharePoint
• PowerPoint
• Data entry
• Document control
• Customer service
• Accounting support
• Administrative coordination
• Tender coordination
• Planning
• Prioritization
• Bilingualism
• Communication
• Professionalism
• Document Control
• Bilingual (French/English)
• Administrative Functions
• Construction Estimating
• Microsoft Excel
• Accounts Payable
• Accounting
• Multilingualism
• Management
• Customer Service
• Procurement
• Data Entry
• Data Management
• Microsoft Outlook
• Office Management
• Operations
• Microsoft PowerPoint
• Microsoft SharePoint
• Scheduling
• Coordinating

Job areas

• Administrative
• Construction
• Finance & Accounting
• Customer Service & Support
• Unclassified
• Administrative Clerk / Coordinator
• General Office Clerks
• Secretaries and Administrative Assistants, Except Legal, Medical, and Executive