Assistant(e) administratif(ve) à temps partiel

Job summary

Provide confidential administrative and executive support to the executive director and site leadership, including managing schedules, correspondence, meetings, reports, and special projects. Audit electronic medical records, track documentation gaps, analyze quality and operational data, and support accreditation, compliance, reporting, and policy processes.

Job details

EHN Canada est le plus grand réseau privé d’établissements de traitement de la santé mentale, des traumatismes et de la toxicomanie à la fine pointe de l’industrie, chacun ayant à cœur d’offrir des traitements de qualité aux Canadiens. Nous nous engageons à la fois à prendre soin de nos patients et à soutenir leurs proches. Forts de plus de 100 ans d’expérience collective, nos programmes pour patients hospitalisés, ambulatoires et en ligne sont offerts partout au pays, offrant des soins essentiels et empreints de compassion aux patients, où qu’ils se trouvent. EHN Canada est fier d’offrir des soins à la fois excellents et accessibles à tous les Canadiens. Pour en savoir plus, rendez-vous sur ehncanada.com Si vous êtes à la recherche d’une carrière stimulante et enrichissante, venez nous rejoindre! Présentation générale Sous la direction du directeur exécutif, l’assistant(e) devra anticiper les besoins, faire preuve d’initiative et travailler de manière autonome et en collaboration selon les besoins. Ce poste exige également de solides compétences relationnelles et la capacité à faire preuve de bon sens dans diverses situations. En tant que professionnel(le), l’assistant(e) devra effectuer diverses tâches administratives, rédiger de la correspondance, des rapports et des présentations, et assister le directeur dans l’ensemble de ses fonctions. Il s’agit d’un poste à temps partiel de 24 heures par semaine. L’assistant(e) doit faire preuve d’une grande organisation et être capable de hiérarchiser efficacement les tâches liées à l’assistance à la direction, à l’audit des dossiers médicaux, à l’accréditation, à la qualité et aux responsabilités administratives dans le cadre de l’horaire de travail établi. L’assistant(e) disposera des connaissances et des compétences nécessaires pour participer à la recherche et à la compilation de données, rencontrer ou assurer la liaison avec des personnes et des groupes au sein ou en dehors de l’entreprise, et contribuer à l’élaboration, à la mise en œuvre et au maintien des politiques, procédures et processus administratifs de l’organisation. L'assistant est chargé de fournir des services administratifs confidentiels, notamment le soutien au directeur exécutif et à l'équipe de direction du site, la coordination de projets spéciaux, les activités d'accréditation, les processus de qualité et de conformité, ainsi que d'autres services de soutien administratif. L'assistant est le principal interlocuteur pour les communications internes et externes concernant les questions relatives au bureau du directeur exécutif. L’un des aspects essentiels de ce poste consiste à garantir la qualité et la conformité des dossiers médicaux grâce à des audits réguliers des dossiers médicaux des patients dans le dossier médical électronique (DME). L’assistant(e) effectuera des audits de la documentation et de l’exhaustivité des dossiers, identifiera et assurera le suivi des lacunes, apportera son soutien dans le suivi auprès des responsables ou des membres de l’équipe concernés, et compilera les conclusions et les tendances issues des audits afin de contribuer à l’amélioration de la qualité, à l’accréditation et à la conformité de l’organisation. Ce poste assure un soutien administratif et consiste à gérer, préparer et assurer le suivi de documents et d’informations hautement confidentiels. L’assistant travaille en étroite collaboration avec les équipes cliniques, infirmières, d’admission, opérationnelles et de direction, et doit faire preuve d’une grande discrétion lors de l’accès ou du traitement des informations relatives aux patients, aux employés, aux opérations et à l’organisation. Responsabilités : Assistance administrative au directeur général et à l’équipe de direction du site. Gérer l’agenda du directeur général, ses réunions, sa correspondance, ses priorités administratives et tout autre besoin d’assistance de direction. Rédaction et élaboration de politiques, de procédures, d’appels d’offres, de contrats, de rapports, de correspondance et d’autres documents selon les instructions. Analyse statistique quotidienne, hebdomadaire et mensuelle du nombre de lits, des données démographiques des patients, des admissions, des sorties, des taux de réussite et d’autres indicateurs opérationnels et de qualité, selon les besoins. Réaliser des audits réguliers des dossiers médicaux des patients et de la documentation contenue dans le dossier médical électronique (DME) afin de vérifier leur exhaustivité, leur exactitude, leur actualité et leur conformité aux exigences établies par l’organisation. Tenir à jour les outils d’audit et les tableaux de suivi des dossiers médicaux, et surveiller les lacunes identifiées dans la documentation afin de faciliter un suivi et une résolution rapides. Signaler les lacunes identifiées dans la documentation au responsable infirmier, au responsable clinique, au directeur exécutif ou à tout autre responsable compétent afin qu’un suivi soit assuré. Compiler et analyser les résultats des audits des dossiers médicaux afin d’identifier les tendances récurrentes, les opportunités de formation, les problèmes de qualité et les domaines nécessitant une amélioration des processus. Respecter une confidentialité stricte et garantir un accès approprié aux informations des clients lors de l’examen des dossiers médicaux et d’autres activités liées à la qualité. Contribuer à l’analyse des tendances relatives aux signalements d’incidents, aux écarts de documentation, aux indicateurs de qualité et à d’autres mesures organisationnelles. Contribuer au suivi des rapports obligatoires et veiller à leur soumission en temps voulu aux bailleurs de fonds, autorités de régulation, partenaires gouvernementaux ou autres organismes externes concernés, conformément aux instructions du directeur exécutif. Assurer la liaison avec les partenaires externes, les autorités de régulation, les organismes d’agrément, les bailleurs de fonds et autres parties prenantes, selon les délégations du directeur exécutif. Assister le directeur exécutif dans la préparation et le maintien de l’accréditation et assumer le rôle de responsable ou de coordinateur de l’accréditation du site, selon les missions attribuées. Coordonner les activités de préparation à l’accréditation, la collecte des pièces justificatives, l’organisation des documents, la communication avec le personnel et le suivi des actions à mener identifiées. Participer à la planification et à la préparation des réunions, des événements spéciaux, des actions de promotion et des formations professionnelles. Contribuer à la mise en œuvre, au maintien, à la révision et à l’organisation des politiques, procédures, programmes et priorités opérationnelles du site. Planifier et assister à des réunions confidentielles, préparer les ordres du jour, ainsi que rédiger et diffuser les comptes rendus de réunion et les actions à mener, selon les besoins. Tenir à jour les dossiers administratifs, de qualité, de politique, d'accréditation et autres, conformément aux pratiques de gestion des dossiers de l'organisation. Assurer le suivi des actions en cours, des rapports, des projets et des livrables pour le compte du directeur exécutif et veiller à ce que le suivi soit effectué en temps voulu. Participer à des projets spéciaux, à la collecte de données, à l’établissement de rapports, à des travaux de recherche et à des initiatives d’amélioration des processus, selon les missions confiées. Veiller au respect des exigences applicables en matière de protection de la vie privée, de confidentialité, de gestion des documents, d’accréditation et des règles de l’organisation. Autres tâches selon les besoins Qualifications : Un diplôme de fin d’études secondaires (12e année) complété par des études supérieures ou une certification en administration des affaires, en administration de la santé, en gestion de l’information de santé, en administration de bureau ou dans un domaine connexe est préférable ; une combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinente peut être prise en considération. Une expérience significative dans un poste d’assistant(e) de direction ou d’assistant(e) administratif(ve) senior ; une combinaison équivalente d’expérience et de formation peut être prise en compte. Une expérience préalable dans le secteur des soins de santé, de la santé mentale et des addictions, des traitements en établissement ou dans tout autre environnement lié aux services de santé est fortement privilégiée. Une expérience dans le traitement des dossiers médicaux et l’utilisation des systèmes de dossiers médicaux électroniques (DME) est requise. Une expérience dans la réalisation d’audits portant sur les dossiers médicaux, la documentation, la qualité ou la conformité est fortement souhaitée. Compréhension avérée de la documentation des dossiers médicaux, de la vie privée, de la confidentialité, de la gestion de l’information et du traitement approprié des informations médicales personnelles. Connaissance des exigences applicables du Nouveau-Brunswick en matière de protection de la vie privée, y compris la Loi sur la protection des renseignements médicaux personnels et l’accès à ces renseignements (PHIPAA), ou capacité avérée à acquérir ces connaissances. Une expérience dans les domaines de l'accréditation, de l'amélioration de la qualité, de la conformité réglementaire ou de l'audit organisationnel est considérée comme un atout. Capacité à travailler dans des situations de forte pression. Excellentes compétences en communication orale et écrite. Grand souci du détail, maîtrise de la gestion des dossiers et des données, ainsi que compétences informatiques avancées, notamment en traitement de texte, tableurs, bases de données, outils de présentation et messagerie électronique. Maîtrise indispensable de l’informatique et d’une variété de logiciels, notamment Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint), Adobe Acrobat et les systèmes de gestion électronique des dossiers. Capacité avérée à examiner avec précision de grands volumes de documents et à identifier les documents manquants, incomplets, incohérents ou en retard. Solides compétences analytiques et capacité à compiler les conclusions d’audit, à identifier les tendances, à tenir à jour des tableaux de suivi et à préparer des rapports clairs à l’intention de la direction Solides compétences en matière d’organisation et de gestion du temps. Capacité à travailler sans supervision dans des conditions de confidentialité rigoureuses. Capacité avérée à hiérarchiser efficacement des responsabilités concurrentes et à respecter les délais dans le cadre d’un emploi à temps partiel de 24 heures par semaine. Solides compétences organisationnelles reflétant la capacité à mener à bien et à hiérarchiser plusieurs tâches de manière fluide, avec un excellent souci du détail. Esprit d'équipe et grande débrouillardise, tout en étant capable de travailler efficacement de manière autonome. Capacité à faire preuve de bon sens, de tact et de diplomatie dans le traitement des dossiers et documents confidentiels. Capacité avérée à s'adapter à diverses exigences concurrentes et à faire preuve d'un niveau élevé de professionnalisme, de sens du service et de réactivité. Capacité avérée à atteindre des objectifs de haute performance et à respecter les délais dans un environnement au rythme soutenu. La maîtrise bilingue de l'anglais et du français est considérée comme un atout majeur. Avantages sociaux et avantages pour les employés : Ensemble complet d’avantages sociaux, y compris une allocation annuelle de 2 000 $ pour les services de santé mentale et de toxicomanie, ainsi que 600 $ par service pour divers services paramédicaux, tels que la massothérapie et la physiothérapie. Programme d’aide aux employés 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 par l’entremise de GreenShield Health Des politiques concurrentielles de congés payés, y compris un jour de congé payé le jour de votre anniversaire. Accès à des installations de conditionnement physique internes, le cas échéant, ou à des abonnements à prix réduit à des salles de sport externs Avantages et rabais avec Perkopolis – divertissement, assurance habitation/auto/animal de compagnie Développement personnel et professionnel grâce à notre programme d’aide à l’éducation La présence à l’échelle nationale permet d’offrir des possibilités de relocalisation de soutien. Régime de retraite à prestations déterminées par l’entremise du Régime des CAAT avec une cotisation de l’employeur pouvant atteindre 4 % Complément de congé de maternité et parental Accès à des rabais à la garderie Kids & Co. L'intelligence artificielle (IA) peut être utilisée pour présélectionner, évaluer ou sélectionner les candidats à ce poste en analysant les documents de candidature et en générant des recommandations afin d'aider les responsables du recrutement dans leur prise de décision. EHN Canada est un employeur souscrivant au principe de l'équité en matière d'emploi. Si vous avez besoin d'aménagements particuliers pendant le processus d'entretien, veuillez contacter le service des ressources humaines.

What you’ll do

Provide confidential administrative and executive support to the executive director and site leadership, including managing schedules, correspondence, meetings, reports, and special projects. Audit electronic medical records, track documentation gaps, analyze quality and operational data, and support accreditation, compliance, reporting, and policy processes.

Requirements

Significant senior administrative or executive assistant experience is required, along with experience using electronic medical records; healthcare experience and medical-record auditing experience are strongly preferred. Candidates should have strong organizational, analytical, communication, and computer skills, handle confidential information with discretion, and be able to manage competing priorities independently; post-secondary study or certification in a related administrative or healthcare field is preferred.

Benefits

• Comprehensive Benefits Package • Annual $2,000 Mental Health and Addiction Services Allowance • Up to $600 Per Service for Paramedical Services • 24/7 Employee Assistance Program • Paid Time Off • Paid Birthday Leave • On-Site Fitness Facilities or Discounted Gym Memberships • Perkopolis Discounts • Education Assistance Program • Relocation Opportunities • Defined Benefit Pension Plan • Employer Pension Contributions up to 4% • Maternity and Parental Leave Top-Up • Kids & Co. Childcare Discounts

Listed skills

• Project Coordination · Preferred
• Quality assurance · Preferred
• Regulatory Compliance · Preferred
• Microsoft Office · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Executive Administrative Support
• Medical Records Auditing
• Electronic Medical Records
• Accreditation Coordination
• Quality Assurance
• Regulatory Compliance
• Confidential Information Handling
• Data Analysis and Reporting
• Policy and Procedure Development
• Project Coordination
• Meeting and Calendar Management
• Document Management
• Microsoft Office
• Adobe Acrobat
• Organization and Time Management
• Written and Verbal Communication

Job areas

• Administrative
• Healthcare
• Management & Leadership
• Data & Analytics

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