ADJOINT(E) EXÉCUTIF(VE) / EXECUTIVE ASSISTANT

Job summary

Manage the COO’s and CMO’s calendars, meetings, priorities, travel, projects, and expenses. Coordinate personal and family schedules, household logistics, correspondence, events, purchases, and errands while handling confidential business and family matters discreetly.

Job details

✨ ADJOINT(E) EXÉCUTIF(VE) ✨ 💼 Le poste Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) exécutif(ve) organisé(e), proactif(ve) et faisant preuve d’une grande discrétion pour soutenir notre chef de l’exploitation (COO) et notre chef du marketing (CMO), tant dans leurs responsabilités professionnelles que personnelles. Il s’agit d’un poste de confiance qui s’adresse à une personne capable de gérer plusieurs priorités simultanément, d’anticiper les besoins et d’assurer le bon déroulement des activités au quotidien — de la gestion des agendas de direction et des déplacements professionnels à la coordination des tâches domestiques et des activités familiales. 🔑 Responsabilités 📅 Gérer les agendas, les réunions, les priorités et les suivis ✈️ Coordonner les déplacements professionnels et personnels, les itinéraires et la logistique 🏡 Organiser les horaires familiaux, les rendez-vous et les activités 🎁 Gérer la correspondance personnelle, les cadeaux, les événements, les achats et les courses 📊 Assurer le suivi des projets, des dépenses et des besoins quotidiens de la direction 🤝 Coordonner les engagements professionnels et personnels afin que rien ne soit oublié 🔒 Traiter les informations confidentielles liées à l’entreprise et à la famille avec la plus grande discrétion 🌟 Qualifications Au moins 4 ans d’expérience auprès de membres de la haute direction, idéalement avec une expérience en soutien personnel ou familial Excellentes compétences organisationnelles et en communication Esprit proactif et orienté vers les solutions — vous trouvez toujours une façon de faire avancer les choses! Excellent jugement, grande capacité d’adaptation et autonomie Professionnalisme et discrétion irréprochables À l’aise dans un environnement entrepreneurial dynamique, où le travail se fait en présentiel 🚗 Permis de conduire valide, un atout ------------------------------------------------------- ✨ EXECUTIVE ASSISTANT ✨ 💼 The Opportunity We’re looking for a sharp, proactive, and highly discreet Executive Assistant to support COO and CMO across both their professional and personal lives. This is a high-trust role for someone who can juggle competing priorities, anticipate needs, and keep everything running smoothly — from executive calendars and business travel to household logistics and family scheduling. 🔑 Responsibilities 📅 Manage calendars, meetings, priorities, and follow-ups ✈️ Coordinate business and personal travel, itineraries, and logistics 🏡 Organize household schedules, appointments, and family activities 🎁 Manage personal correspondence, gifting, events, purchases, and errands 📊 Support projects, expense tracking, and day-to-day executive needs 🤝 Coordinate across professional and personal commitments to ensure nothing falls through the cracks 🔒 Handle confidential business and family matters with the highest level of discretion 🌟 Qualifications 4+ years of experience supporting senior leadership, ideally with exposure to personal or family support Exceptional organizational and communication skills A proactive, solutions-oriented mindset — you find a way to get things done! Strong judgment, adaptability, and the ability to work independently Professionalism and discretion you can count on Comfortable working in a fast-paced, in-person, entrepreneurial environment 🚗 A valid driver’s license is preferred

What you’ll do

Manage the COO’s and CMO’s calendars, meetings, priorities, travel, projects, and expenses. Coordinate personal and family schedules, household logistics, correspondence, events, purchases, and errands while handling confidential business and family matters discreetly.

Requirements

At least four years of experience supporting senior leaders is required, ideally including personal or family support. Candidates should have strong organizational and communication skills, sound judgment, adaptability, initiative, independence, professionalism, and discretion; a valid driver’s license is preferred.

Listed skills

• Priority Management · Preferred
• Project Coordination · Preferred
• Organization · Preferred
• Communication · Preferred
• adaptability · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Calendar Management
• Meeting Coordination
• Priority Management
• Follow-Up
• Business Travel Coordination
• Personal Travel Coordination
• Household Scheduling
• Family Scheduling
• Personal Correspondence
• Event Coordination
• Expense Tracking
• Project Coordination
• Confidentiality
• Organization
• Communication
• Adaptability

Job areas

• Administrative
• Management & Leadership

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