Adjoint.e administratif.ve - Administrative Assistant

*Poste temporaire – Remplacement de congé de maternité Entrée en poste souhaitée : août 2026 Durée du mandat : jusqu’en février 2028 EVOQ est un chef de file reconnu en matière de conservation du patrimoine, de design contemporain et d'architecture dans les communautés inuites et de Premières nations. Reconnue pour son approche collaborative et ouverte, EVOQ offre un environnement de travail enrichissant où équilibre vie professionnelle et personnelle, apprentissage continu, et participation active à la vie communautaire sont au cœur de la pratique. EVOQ façonne l’architecture avec intégrité, excellence et engagement, respectant les communautés et les cultures servies. Si tu carbures à relever continuellement de nouveaux défis, que tu as envie de variété et que tu souhaites faire partie d’une entreprise en pleine effervescence, ne manque pas cette opportunité et joins-toi à notre équipe ! Dans le cadre du développement continu de notre entreprise, nous sommes à la recherche d'un Adjoint administratif/adjointe administrative pour notre équipe Nordique au bureau de Montréal. Cette personne travaillera en étroite collaboration avec les gestionnaires de projets pour la préparation des documents et le suivi des projets. Elle sera responsable des relations avec les prestataires de services, les consultants et les clients. Ce poste représente une excellente opportunité pour une personne souhaitant contribuer au développement du cabinet à travers ses différentes réalisations architecturales. Si vous êtes intéressé.e par un environnement dynamique, que vous aimez être confronté.e à des défis nouveaux et variés et que vous souhaitez faire partie d’une entreprise qui évolue rapidement, ne manquez pas cette opportunité de rejoindre notre équipe. Principales responsabilités Lire et administrer les offres de service Coordonner les rencontres avec les gestionnaires de projets afin d'assurer le suivi administratif et financier des projets Assurer la liaison avec le service de la comptabilité pour que les factures coïncident avec l'avancement des travaux et le contrat Vérifier l'état des comptes à recevoir et faire le suivi auprès des clients Organiser les déplacements de l'équipe, attribuer les dépenses aux projets appropriés Ton profil Maîtrise de la suite Microsoft Office Excellente connaissance du français à l’écrit et à l’oral Bonne connaissance de l’anglais car tu seras également interpelé à travailler avec notre bureau de l'Ontario. Plus de 2 ans d’expérience professionnelle dans un poste semblable Capacité à gérer efficacement plusieurs projets et échéances À propos de toi Excellent esprit d'équipe, humble Curieux.se de l’autre et engagé.e Bonne gestion des priorités et de son temps Autonome et faisant preuve d’initiatives Communicateur.rice efficace et proactif.ve Conditions et environnement de travail : Un horaire de travail flexible en mode hybride Un lieu de travail stimulant : Montréal tout près de la Place-des-Arts Un salaire compétitif en fonction de l'expérience Une gamme complète d'avantages sociaux incluant les assurances collectives, un régime volontaire d’épargne retraite (RVER), la télémédecine et plus encore Un programme enviable de formation des employés animés par des experts internes et externes Un accompagnement dans le développement de ta carrière La cotisation à l'ordre professionnel payée par l'entreprise Un environnement de travail dynamique et stimulant APPLIQUE PAR COURRIEL Rejoins notre équipe et fais carrière chez EVOQ Architecture en envoyant ta candidature (lettre de motivation, CV) par courriel à rh@evoqarchitecture.com. Indique le titre du poste dans l’objet du courriel. Toutes les candidatures seront évaluées, mais seul.e.s les candidat.e.s sélectionné.e.s seront contacté.e.s. Nous te remercions de l’intérêt que tu portes à notre entreprise. N’hésite pas à partager cette offre d’emploi avec tes ami.e.s et collègues intéressés par de nouvelles opportunités de carrière. EVOQ est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité des chances et invite les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Sur demande, les candidats handicapés peuvent bénéficier d’une assistance dans le cadre du processus de sélection et de présélection. Offre complète : https://evoqarchitecture.com/fr/carrieres/emploi/adjoint-administratif-ou-adjointe-administrative-temporaire - EN *Temporary position – Maternity leave replacement Desired start date: August 2026 Term duration: Until February 2028 EVOQ is a recognized leader in heritage conservation, contemporary design, and architecture within Inuit and First Nations communities. Known for its collaborative and open approach, EVOQ offers an enriching work environment where work–life balance, continuous learning, and active involvement in community life are at the heart of the practice. EVOQ shapes architecture with integrity, excellence, and commitment, respecting the communities and cultures it serves. If you thrive on taking on new challenges, enjoy variety, and want to be part of a dynamic and fast‑growing company, don’t miss this opportunity to join our team! As part of the ongoing development of our firm, we are looking for an Administrative Assistant for our Northern team at our Montreal office. This person will work closely with project managers for document preparation and project monitoring. They will be responsible for relationships with service providers, consultants, and clients. This position is an excellent opportunity for a proactive and dedicated individual who wants to make a meaningful contribution to the firm’s growth and visibility through its diverse architectural achievements. If you are interested in a dynamic environment, if you like being confronted with new and varied challenges, and if you wish to be part of a rapidly evolving company, don't miss this opportunity to join our team. Main Responsibilities Read and administer service proposals Coordinate meetings with project managers to ensure administrative and financial monitoring of projects Ensure liaison with the accounting department so that invoices align with work progress and the contract Verify the status of accounts receivable and follow up with clients Organize team travel, allocate expenses to appropriate projects Your Profile Proficiency in Microsoft Office suite Excellent knowledge of French, spoken and written Good knowledge of English as you will also be called upon to work with our Ontario office More than 2 years of professional experience in a similar position Ability to effectively manage multiple projects and deadlines About You Excellent team spirit, humble Curious about others, and engaged Good management of priorities and time Autonomous and showing initiative Effective and proactive communicator Working Conditions Flexible work schedule in a hybrid model A stimulating workplace in Montréal, near Place-des-Arts Competitive salary based on experience A comprehensive benefits package including insurance, Voluntary Retirement Savings Plan (VRSP), telemedicine, and more An outstanding employee training program led by internal and external experts Support for your career development Professional membership fees covered by the firm A dynamic and inspiring work environment APPLY NOW BY EMAIL Join our team and build your career at EVOQ Architecture by sending your application (cover letter and résumé) by email to rh@evoqarchitecture.com. Please indicate the job title in the subject line. All applications will be reviewed, but only selected candidates will be contacted. We thank you for your interest in our firm. Feel free to share this job posting with friends or colleagues who may be interested in new career opportunities. EVOQ is an equal opportunity employer and encourages women, Indigenous peoples, visible minorities, ethnic minorities, and persons with disabilities to apply. Upon request, candidates with disabilities may receive assistance during the selection and pre-selection process. Full offer: https://evoqarchitecture.com/en/careers/job/administrative-assistant-temporary

The role involves coordinating with project managers for administrative and financial monitoring, including managing service proposals and invoices. The assistant also handles client relations, accounts receivable follow-ups, and team travel organization.

Candidates must have over 2 years of professional experience in a similar role and proficiency in Microsoft Office. Fluency in French and a good working knowledge of English are required to collaborate with the Ontario office.

• Group Insurance • Voluntary Retirement Savings Plan (VRSP) • Telemedicine • Employee Training Program • Career Development Support • Professional Membership Fees Coverage

• Time managementPreferred

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Microsoft Office Suite
• French Fluency
• English Proficiency
• Project Monitoring
• Administrative Support
• Financial Tracking
• Accounts Receivable
• Travel Coordination
• Document Preparation
• Time Management
• Priority Management
• Proactive Communication

• Administrative
• Art & Design
• Consulting
• Construction

Minimum experience

2+ years

Apply by

Sep 5, 2026

Posting language

French

Working hours

40 hours per week

Seniority

Mid-Senior level

Application method

Direct apply is available