Adjointe administrative ou Adjoint administratif- Trois-Rivières

Job summary

The administrative assistant will support managers and project teams with daily administrative tasks, document preparation, and project tracking. They will also contribute to billing follow-ups, meeting minutes, and the coordination of project documentation to ensure operational efficiency.

Job details

Adjointe administrative ou Adjoint administratif Bureau de Trois-Rivières Votre milieu de travail chez EXP Chez EXP, nous croyons que chaque projet d'envergure repose sur une équipe solide et des professionnels qui contribuent à son succès au quotidien. En joignant notre équipe Sols, matériaux et environnement, vous participerez à la réalisation de projets qui façonnent les collectivités de demain. Que ce soit pour des infrastructures de transport, des bâtiments, des projets industriels, municipaux ou environnementaux, notre expertise contribue concrètement au développement durable des communautés à travers le Québec. Basé(e) à notre bureau de Trois-Rivières, vous jouerez un rôle clé auprès du directeur et des équipes de projets. Véritable partenaire administratif, vous contribuerez à la fluidité des opérations, à la qualité des livrables et à la réussite des mandats qui nous sont confiés. Ce que vous réservent vos journées Aucune journée ne se ressemble chez EXP! Vous serez amené(e) à : * Soutenir les gestionnaires et les équipes de projets dans leurs activités administratives quotidiennes; * Rédiger et réviser des correspondances, lettres, courriels et divers documents professionnels; * Participer à la préparation, à la mise en page et à la révision de rapports techniques, présentations et documents destinés aux clients; * Assurer le suivi administratif et qualité des projets : ouverture de dossiers, gestion documentaire, comptes rendus de réunion, suivi des bons de commande et documentation requise; * Coordonner et organiser la documentation des projets afin d'assurer l'exactitude et l'accessibilité de l'information; * Contribuer au suivi de la facturation, des données financières et des indicateurs de projets; * Collaborer à la préparation des propositions de services, des fiches de projets et des curriculums vitæ professionnels; * Effectuer occasionnellement la traduction de documents entre le français et l'anglais; * Participer activement à l'amélioration continue des processus administratifs de l'équipe; * Toutes autres tâches connexes. Ce qui fait de vous un atout pour EXP * Vous détenez un DEC en administration, en secrétariat ou dans un domaine connexe, ou un DEP en secrétariat; * Vous possédez une expérience d’environ 10 ans en soutien administratif, idéalement dans un environnement professionnel, technique ou en génie-conseil; * Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l'organisation, votre rigueur et votre souci du détail; * Vous aimez coordonner plusieurs dossiers simultanément et savez établir vos priorités; * Vous possédez d'excellentes habiletés de communication, tant à l'écrit qu'à l'oral; * Vous maîtrisez la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook); * Vous appréciez le travail d'équipe tout en étant autonome dans la gestion de vos responsabilités. Pourquoi choisir EXP? Chez EXP, nous avons à cœur le développement professionnel et le bien-être de nos employés. Nous vous offrons notamment : * Un salaire concurrentiel; * Un régime d'assurances collectives flexible; * Un régime d'épargne-retraite; * Un programme d'aide aux employés et à leur famille; * Des services de télémédecine; * Des modalités de travail favorisant l'équilibre entre la vie professionnelle et personnelle; * Des possibilités d'avancement et de développement de carrière à travers le Canada; * L'accès à de la formation continue et au perfectionnement professionnel; * Un programme mieux-être; * Un programme de bonification; * Un environnement de travail collaboratif où les idées sont valorisées et où chacun contribue au succès collectif. * Et bien plus ! Envie de faire partie d'une équipe reconnue pour son expertise et de contribuer à des projets qui ont un impact concret dans nos communautés? Joignez-vous à EXP et développez votre carrière au sein d'une organisation où votre contribution fera réellement la différence. EXP souscrit au programme d’accès à l’égalité en emploi. Les candidatures des femmes, des membres de minorités visibles et de minorités ethniques, des personnes autochtones et des personnes handicapées sont encouragées. Les personnes en situation de handicap qui le désirent peuvent obtenir des mesures d’adaptation pour le processus de sélection en nous contactant à l’adresse courriel suivante: hrsupport@exp.com [hrsupport@exp.com]. Avec pour mission de comprendre, innover, collaborer et réaliser, EXP fournit des services-conseils et des services complets d’ingénierie, d’architecture et de conception destinés aux milieux bâtis et naturels du monde entier. Notre histoire L’héritage professionnel d’EXP remonte à 1906, année marquant le début des activités d’ingénierie des infrastructures de la plus ancienne de ses sociétés patrimoniales. Aujourd’hui, à l’échelle d’EXP, des milliers de personnes créatives travaillent ensemble à créer des projets et des expériences extraordinaires, année après année. Ce qui nous différencie La passion, l’enthousiasme, la diversité et les capacités de pointe de nos équipes sont ce qui nous rassemble et nous définit. Il nous tient à cœur d’offrir un milieu de travail stimulant qui favorise l’avancement professionnel, qui encourage la créativité et qui récompense l’excellence. Nous savons que l’équilibre travail et vie personnelle est un des éléments clés du bien-être de nos employées et employés et nous mettons continuellement en place des mesures qui permettent d’assurer cet équilibre. EXP est d’ailleurs la première firme de génie-conseil à avoir obtenu le Sceau Concilivi. Apprenez-en davantage sur la vie en mode EXP en visitant www.exp.com [https://www.exp.com/].

What you’ll do

The administrative assistant will support managers and project teams with daily administrative tasks, document preparation, and project tracking. They will also contribute to billing follow-ups, meeting minutes, and the coordination of project documentation to ensure operational efficiency.

Requirements

Candidates must hold a DEC or DEP in administration or secretarial studies and possess approximately 10 years of experience in administrative support, preferably in engineering consulting. Proficiency in the Microsoft Office suite and strong communication skills are essential for this role.

Benefits

• Competitive salary
• Flexible group insurance plan
• Retirement savings plan
• Employee and family assistance program
• Telemedicine services
• Work-life balance arrangements
• Career advancement opportunities
• Continuous training and professional development
• Wellness program
• Bonus program

Listed skills

• Continuous Improvement · Preferred
• Time management · Preferred
• Project Coordination · Preferred
• Teamwork · Preferred
• Organization · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Communication · Preferred
• Microsoft Office · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative support
• Document management
• Technical report preparation
• Project coordination
• Microsoft Office
• Communication
• Organization
• Attention to detail
• Billing follow-up
• Translation
• Continuous improvement
• Time management
• Teamwork
• Autonomy
• Document Management
• Project Documentation
• Administrative Support
• Operational Efficiency
• Document Control
• Administrative Functions
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Billing
• Consulting
• Continuous Improvement Process
• Data Management
• Document Preparations
• Skype for Business Server
• Project Management
• Taking Meeting Minutes
• Microsoft Outlook
• Operations
• Microsoft PowerPoint
• Project Coordination
• Sustainable Development
• Time Management
• Technical Writing
• Technical Report
• Coordinating
• Detail Oriented

Job areas

• Administrative
• Engineering
• Consulting
• Environmental & Sustainability
• Administrative Assistant
• Office / Administrative Assistant (General)
• Administrative and Executive Secretaries
• Secretaries and Administrative Assistants, Except Legal, Medical, and Executive

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