Adjoint(e) de direction

Avec plus de 1 000 municipalités et MRC membres, la Fédération québécoise des municipalités (FQM) a pour mission de défendre les intérêts politiques et économiques des régions. Vous collaborerez à faire du Québec de demain le Québec de toutes les régions en permettant aux municipalités du territoire d’offrir des milieux de vie dynamiques et prospères à leurs citoyens, en leur donnant accès à des services de qualité, dans le respect des réalités régionales. Nous sommes donc à la recherche d’un(e) adjoint(e) de direction pour supporter la responsable de la conformité et les directeurs généraux adjoints dans leurs quotidiens. Ce poste s’exerce principalement en présentiel et requiert une présence au bureau d’au moins quatre (4) jours par semaine. TON QUOTIDIEN À LA FQM La FQM connait une croissance soutenue depuis plusieurs années avec des défis stimulants et des occasions uniques à saisir. À titre d’adjoint(e) de direction, tu contribueras à fournir un soutien de haut niveau administratif, organisationnel et confidentiel à la direction générale de la FQM. Tu travailleras en étroite collaboration avec la responsable de la conformité dans la préparation des différentes réunions des comités et de différentes instances. De plus, tu effectueras diverses tâches administratives afin d’appuyer l’équipe de gestion dans ses nombreux mandats. LE RÔLE QUI T’ATTEND Appuyer les directeurs généraux adjoints dans la réalisation de différents mandats, projets, suivis de dossiers et de rencontres. Supporter et collaborer avec la personne responsable de la conformité dans l’organisation, la préparation et les suivis de l’ensemble des activités sous sa responsabilité en relation avec les différentes instances de gouvernance. Collaborer à la mise à jour des différentes politiques administratives et à la rédaction de procès-verbaux. Collaborer à l’organisation et participer aux activités de visibilité de la Fédération tels que congrès et colloques. Organiser des réunions, préparer des ordres du jour et rédiger des comptes rendus tout en assurant également le suivi des actions découlant des rencontres. Préparer, corriger et mettre en page des documents, contrats, ententes et autres documents juridiques ou administratifs. Assurer une gestion rigoureuse des priorités, des échéanciers et des informations confidentielles liées aux dossiers de la direction générale. Assurer, à l’occasion et selon les besoins, le remplacement de l’agente à l’accueil. POURQUOI TE JOINDRE À NOUS? Ce qui nous distingue : Rémunération concurrentielle Régime d’assurances collectives, incluant les protections dentaire et oculaire Régime de retraite avec participation de l’employeur (5 % employeur; 5 % employé), flexible et adapté à ton avenir grâce aux options REER, CELIAPP ou une combinaison des deux Un minimum de 3 semaines de vacances annuelles dès l’entrée en fonction Banque de 6 congés personnels Congés payés entre Noël et le jour de l’An 13 journées fériées par année Et plus encore : Un horaire de travail estival condensé te permettant de terminer plus tôt le vendredi (selon le poste) Activités sociales et sportives Programme de reconnaissance pour souligner les évènements professionnels et personnels importants Accès à de la formation continue, notamment grâce à notre portail de formation pour les employés Un environnement collaboratif riche en expertises diversifiées LE PROFIL QU’ON RECHERCHE DEC en technique bureautique, administrative ou autre domaine connexe. Formation en secrétariat juridique, un atout. 5 à 8 ans d’expérience pertinente à la fonction. Excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit. Très bonne maîtrise de la Suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) pour la production de documents professionnels. Excellente organisation, rigueur et souci du détail, avec une capacité à gérer plusieurs priorités simultanément. Discrétion, jugement et sens de la confidentialité, combinés à de fortes habiletés relationnelles et de communication. Autonomie, proactivité et capacité d’adaptation, avec aisance à gérer les imprévus et les dossiers complexes dans un environnement dynamique. *Toute combinaison de formation et d’expérience professionnelle et toute autre expérience jugée pertinente seront considérées.

Provide high-level administrative and organizational support to the general management and compliance officer. Responsibilities include organizing governance meetings, drafting minutes, managing priorities, and assisting with visibility activities like congresses.

Requires a DEC in office techniques or a related field, with 5 to 8 years of relevant experience. Candidates must have excellent mastery of French and the Microsoft Office Suite, along with strong discretion and organizational skills.

• Competitive remuneration • Group insurance including dental and vision • Retirement plan with employer contribution (5%) • RRSP and FHSA options • Minimum 3 weeks of annual vacation • 6 personal days • Paid leave between Christmas and New Year • 13 statutory holidays per year • Condensed summer work schedule • Social and sports activities • Employee recognition program • Access to continuous training

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Support
• Organizational Skills
• Confidentiality Management
• Meeting Coordination
• Minute Taking
• Document Formatting
• Priority Management
• Microsoft Office Suite
• French Proficiency
• Interpersonal Communication
• Proactivity
• Legal Secretarial Skills

• Administrative
• Government & Public Sector
• Management & Leadership
• Legal

Minimum education

College diploma

Minimum experience

5+ years

Posting language

French

Working hours

40 hours per week

Office presence

4 days per week