Adjoint(e) administratif(ve)

Original job posting

The administrative assistant will support project managers and the communications lead by preparing service offers, managing project documentation, and formatting technical reports. They will also handle general administrative tasks, including correspondence, data entry, and physical and digital archiving.

Job details

Vous être adjoint(e) administratif(ve) et vous avez envie de rejoindre une équipe dynamique et passionnée ? Voici votre chance de vous épanouir dans un environnement dynamique et stimulant. Votre rôle sera important, vous collaborerez sur des projets variés de toute taille et envergure dans le domaine de l’environnement, de l'ingénierie des matériaux et du génie civil. L’innovation, la collaboration, la polyvalence et la proactivité guident nos actions au quotidien et façonnent notre manière de travailler, ensemble et avec nos clients. Qui sommes-nous ? Geninovation, est une firme québécoise œuvrant dans le domaine de l’environnement, de la géotechnique, du contrôle des matériaux et du génie civil. Nous offrons une gamme complète de services tant dans le secteur public que dans le secteur privé. Entreprise à taille humaine, nous valorisons l’individu et nous offrons un cadre de travail agréable et stimulant. Votre rôle au sein de notre équipe sera tout sauf monotone. Votre Rôle Au Sein De Notre Équipe Dans ce rôle, vous épaulerez les chargés de projet au quotidien et la responsable des communications concernant la préparation des offres de service. Ouverture de dossiers dans le logiciel de gestion de projets et création des pochettes ; Réviser la qualité du français et mettre en page les rapports techniques ou tous documents officiels afin d’en assurer la clarté, la qualité et la conformité aux standards de l’entreprise ; Apporter un soutien administratif aux gestionnaires de projets (organisation, suivi documentaire, correspondances) ; Rédiger tout type de support administratif : lettres et correspondances pour la clientèle, les fournisseurs, les institutions… dossier d’intégration des employés, lettre pour employés… Soutien aux offres de services : assurer la mise en forme des documents, la mise à jour de contenus existants (CV, fiches projets), la compilation des pièces requises et la vérification de base avant envoi. Effectuer la procédure complète d’archivage (papier et numérique) : vérification, numérisation, enregistrement et classement final ; Soutien ponctuel à la saisie de données et mise en forme de rapports techniques pour le laboratoire. Si vous avez les qualités suivantes, vous êtes la personne que nous recherchons : Nous cherchons une personne rigoureuse, polyvalente et capable de gérer plusieurs priorités à la fois. Ce poste s’adresse uniquement à des candidats qui souhaitent s’investir dans un rôle clé et qui possèdent une excellente maîtrise de leur métier. Formation : DEC ou BAC en administration. Expérience : Minimum 3 ans dans un poste similaire, idéalement en PME de services professionnels. Langues : Maîtrise irréprochable du français (oral et écrit). Technologies : Suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), Adobe Pro. Savoir-être : Allier autonomie et esprit d’équipe, avec un sens marqué de l’organisation et une grande rigueur dans le souci du détail. Faire preuve de volontariat et d’efficacité dans ses actions. Pourquoi Geninovation ? Poste permanent à temps plein ; Avantages sociaux (assurance collective, REER,...) ; Club social ; Environnement stimulant où vos idées comptent ; Un stationnement gratuit (avec bornes de recharge !) Un programme de développement professionnel axé sur votre croissance. Vous vous sentez interpellé.e ? Pour postuler écrivez nous à carrieres@geninovation.com

What you’ll do

The administrative assistant will support project managers and the communications lead by preparing service offers, managing project documentation, and formatting technical reports. They will also handle general administrative tasks, including correspondence, data entry, and physical and digital archiving.

Requirements

Candidates must hold a DEC or Bachelor's degree in administration and possess at least 3 years of experience in a similar role. Excellent command of written and spoken French and proficiency in Microsoft Office and Adobe Pro are required.

Benefits

• Health insurance • RRSP • Social club • Free parking • Professional development program

Listed skills

• Organization · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Communication · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• Data entry · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative support
• Project management software
• French language proficiency
• Document formatting
• Technical report writing
• Data entry
• Archiving
• Microsoft Office
• Adobe Pro
• Organization
• Attention to detail
• Communication
• Proactivity
• Collaboration

Job areas

• Administrative
• Engineering
• Environmental & Sustainability
• Consulting