Adjoint(e) administratif(ve)

Job summary

Support project managers and the communications lead with administrative tasks and service proposal preparation. Create and manage project files, proofread and format technical reports and official documents, prepare correspondence, maintain archives, and provide occasional data-entry and laboratory-report support.

Job details

Vous être adjoint(e) administratif(ve) et vous avez envie de rejoindre une équipe dynamique et passionnée ? Voici votre chance de vous épanouir dans un environnement dynamique et stimulant. Votre rôle sera important, vous collaborerez sur des projets variés de toute taille et envergure dans le domaine de l’environnement, de l'ingénierie des matériaux et du génie civil. L’innovation, la collaboration, la polyvalence et la proactivité guident nos actions au quotidien et façonnent notre manière de travailler, ensemble et avec nos clients. Qui sommes-nous ? Geninovation, est une firme québécoise œuvrant dans le domaine de l’environnement, de la géotechnique, du contrôle des matériaux et du génie civil. Nous offrons une gamme complète de services tant dans le secteur public que dans le secteur privé. Entreprise à taille humaine, nous valorisons l’individu et nous offrons un cadre de travail agréable et stimulant. Votre rôle au sein de notre équipe sera tout sauf monotone. Votre Rôle Au Sein De Notre Équipe Dans ce rôle, vous épaulerez les chargés de projet au quotidien et la responsable des communications concernant la préparation des offres de service. Ouverture de dossiers dans le logiciel de gestion de projets et création des pochettes ; Réviser la qualité du français et mettre en page les rapports techniques ou tous documents officiels afin d’en assurer la clarté, la qualité et la conformité aux standards de l’entreprise ; Apporter un soutien administratif aux gestionnaires de projets (organisation, suivi documentaire, correspondances) ; Rédiger tout type de support administratif : lettres et correspondances pour la clientèle, les fournisseurs, les institutions… dossier d’intégration des employés, lettre pour employés… Soutien aux offres de services : assurer la mise en forme des documents, la mise à jour de contenus existants (CV, fiches projets), la compilation des pièces requises et la vérification de base avant envoi. Effectuer la procédure complète d’archivage (papier et numérique) : vérification, numérisation, enregistrement et classement final ; Soutien ponctuel à la saisie de données et mise en forme de rapports techniques pour le laboratoire. Si vous avez les qualités suivantes, vous êtes la personne que nous recherchons : Nous cherchons une personne rigoureuse, polyvalente et capable de gérer plusieurs priorités à la fois. Ce poste s’adresse uniquement à des candidats qui souhaitent s’investir dans un rôle clé et qui possèdent une excellente maîtrise de leur métier. Formation : DEC ou BAC en administration. Expérience : Minimum 3 ans dans un poste similaire, idéalement en PME de services professionnels. Langues : Maîtrise irréprochable du français (oral et écrit). Technologies : Suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), Adobe Pro. Savoir-être : Allier autonomie et esprit d’équipe, avec un sens marqué de l’organisation et une grande rigueur dans le souci du détail. Faire preuve de volontariat et d’efficacité dans ses actions. Pourquoi Geninovation ? Poste permanent à temps plein ; Avantages sociaux (assurance collective, REER,...) ; Club social ; Environnement stimulant où vos idées comptent ; Un stationnement gratuit (avec bornes de recharge !) Un programme de développement professionnel axé sur votre croissance. Vous vous sentez interpellé.e ? Pour postuler écrivez nous à carrieres@geninovation.com

What you’ll do

Support project managers and the communications lead with administrative tasks and service proposal preparation. Create and manage project files, proofread and format technical reports and official documents, prepare correspondence, maintain archives, and provide occasional data-entry and laboratory-report support.

Requirements

Requires a college diploma or bachelor's degree in administration and at least three years of experience in a similar role, ideally in a professional-services small or medium-sized business. Candidates must have excellent spoken and written French, proficiency with Microsoft Office and Adobe Acrobat Pro, strong organizational skills, attention to detail, initiative, autonomy, and teamwork abilities.

Benefits

• Health Insurance • Retirement Savings Plan • Social Club • Free Parking • Electric Vehicle Charging Stations • Professional Development Program

Listed skills

• business correspondence · Preferred
• Organization · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• report preparation · Preferred
• Data entry · Preferred
• Microsoft Word · Preferred
• Microsoft Outlook · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Support
• French Proofreading
• Document Formatting
• Project File Management
• Document Control
• Business Correspondence
• Proposal Preparation
• Data Entry
• Report Preparation
• Archiving
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Microsoft Outlook
• Microsoft PowerPoint
• Adobe Acrobat Pro
• Organization

Job areas

• Administrative
• Engineering
• Environmental & Sustainability