Adjointe Administrative senior

Job summary

Prepare purchase order documentation, support new employee onboarding, manage calls and business travel, prioritize incoming information, and coordinate meetings. Prepare reports, financial documents, correspondence, budgets, and organizational charts, while managing mail and communicating with senior leadership and other organizations.

Job details

Quelles sont vos contributions envers l’équipe? Préparer la documentation requise pour les bons de commande dans Ariba. Assurer l’intégration des nouveaux employés (formulaires d’embauche, commande d’équipement informatique, etc.). Répondre aux appels téléphoniques, effectuer les suivis nécessaires et organiser les déplacements professionnels. Gérer les activités quotidiennes et déterminer les priorités relatives aux renseignements entrants. Planifier les réunions et préparer le matériel nécessaire. Au nom du directeur et des gestionnaires, selon les besoins, communiquer avec la haute direction et d’autres organisations. Préparer et consolider les rapports de dépenses, d’autres documents financiers, ainsi que tous types de documents (correspondance, rapports, notes de service, etc.) selon les styles et formats requis. Mettre à jour les organigrammes. Gérer et distribuer le courrier entrant et sortant. Rédiger la correspondance interne et externe en français et en anglais. Être responsable des activités liées à la consolidation et à la préparation des budgets du service, ainsi que de tout autre projet spécial. Profil Comment vous épanouir dans ce rôle? Vous possédez un DEC en bureautique ou l'équivalent. Vous avez un minimum de huit (8) années d'expérience pertinente. Vous avez d'excellentes aptitudes pour la communication orale et écrite en français et en anglais. Vous avez une connaissance approfondie de MS Office (Word, Excel, PowerPoint), Outlook et Lotus Notes. Vous avez un bon esprit d'équipe et êtes reconnu pour votre dynamisme, vos bonnes relations interpersonnelles, votre jugement et votre sens de l’organisation. Vous avez la capacité d’évaluer et de gérer les priorités d'affaires.

What you’ll do

Prepare purchase order documentation, support new employee onboarding, manage calls and business travel, prioritize incoming information, and coordinate meetings. Prepare reports, financial documents, correspondence, budgets, and organizational charts, while managing mail and communicating with senior leadership and other organizations.

Requirements

Requires a college diploma in office administration or equivalent and at least eight years of relevant experience. Candidates need strong written and verbal communication skills in French and English, advanced knowledge of Microsoft Office, Outlook, and Lotus Notes, and strong teamwork, interpersonal, organizational, judgment, and prioritization skills.

Listed skills

• Administrative Support · Preferred
• Prioritization · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• Microsoft Outlook · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Support
• Purchase Order Documentation
• Employee Onboarding
• Telephone Support
• Travel Coordination
• Prioritization
• Meeting Planning
• Executive Communication
• Expense Reporting
• Financial Documentation
• Organizational Chart Maintenance
• Correspondence Writing
• Budget Preparation
• Microsoft Office
• Outlook
• Lotus Notes

Job areas

• Administrative
• Government & Public Sector
• Finance & Accounting
• Human Resources

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