Adjoint administratif/Adjointe administratif - bilingue

Job summary

Welcome visitors, answer calls, manage the general email inbox, and coordinate travel, reservations, itineraries, and events. Provide administrative support including ordering office supplies, preparing samples and related documentation, processing orders, and handling other tasks that help the office run smoothly.

Job details

À propos de l’entreprise Notre client est une entreprise québécoise spécialisée dans le secteur agroalimentaire et dans la conception de solutions naturelles et biologiques destinées à l’alimentation animale. Pionnière dans son domaine depuis plus de 25 ans, l’entreprise se distingue par son approche axée sur l’innovation et le développement de solutions adaptées aux besoins de sa clientèle, tant au Québec qu’à l’international. Sommaire du poste À titre d’adjointe administrative, vous jouerez un rôle central dans le bon fonctionnement quotidien du bureau. Vous assurerez un soutien administratif polyvalent à l’équipe et serez le premier point de contact pour les visiteurs, les clients et les différents interlocuteurs externes, notamment à l’international. Puisque vous serez appelée à communiquer quotidiennement avec des interlocuteurs francophones et anglophones, une excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit, est essentielle. Il s’agit d’un poste polyvalent qui convient à une personne organisée, autonome, professionnelle et à l’aise de gérer plusieurs priorités simultanément dans un environnement dynamique. Responsabilités Accueillir les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques; Assurer le suivi et la gestion de la boîte courriel générale; Coordonner les déplacements, les réservations et les itinéraires; Participer à l’organisation et à la coordination d’événements internes et externes; Effectuer les commandes et assurer la gestion des fournitures de bureau; Effectuer certaines courses occasionnelles pour répondre aux besoins de l’entreprise (dépenses remboursées); Soutenir la préparation des échantillons et assurer la documentation associée; Apporter un soutien administratif à l’équipe, notamment pour la saisie et le traitement des commandes; Effectuer diverses tâches administratives connexes afin de contribuer au bon fonctionnement quotidien du bureau. Exigences et qualifications Être légalement autorisé(e) à travailler au Canada; Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit; Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel et PowerPoint; Diplôme en techniques administratives ou formation pertinente dans un domaine connexe, un atout; Posséder un permis de conduire valide et être en mesure d’effectuer des déplacements occasionnels; Posséder 1 à 2 ans d’expérience dans un rôle administratif. Profil recherché Nous recherchons une personne : Responsable, autonome et professionnelle; Organisée et capable de gérer plusieurs priorités simultanément; Rigoureuse et attentive aux détails; Discrète et fiable dans la gestion de l’information; Proactive et dotée d’un bon sens de l’initiative; Qui apprend rapidement et s’adapte facilement à de nouvelles situations; À l’aise dans les interactions avec les clients, les visiteurs et les membres de l’équipe; Possédant d’excellentes aptitudes en communication et en service à la clientèle.

What you’ll do

Welcome visitors, answer calls, manage the general email inbox, and coordinate travel, reservations, itineraries, and events. Provide administrative support including ordering office supplies, preparing samples and related documentation, processing orders, and handling other tasks that help the office run smoothly.

Requirements

Applicants must be legally authorized to work in Canada, have excellent spoken and written French and English, and have 1–2 years of administrative experience. Proficiency with Microsoft Word, Excel, and PowerPoint is required; a relevant administrative diploma is an asset, and a valid driver's license is needed for occasional travel.

Listed skills

• Customer service · Preferred
• Organization · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• telephone communication · Preferred
• Microsoft Word · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Support
• Reception
• Telephone Communication
• Email Management
• Travel Coordination
• Event Coordination
• Office Supply Management
• Order Processing
• Sample Preparation
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Microsoft PowerPoint
• French Communication
• English Communication
• Customer Service
• Organization

Job areas

• Administrative
• Customer Service & Support
• Agriculture
• Manufacturing