Adjoint/e administratif/ve de projet en construction

Job summary

Coordinate project documentation and manage administrative records, reports, and communications for a construction project. Prepare meeting minutes, track and distribute decisions and action items, coordinate meetings and schedules, and liaise with clients, contractors, suppliers, and other project participants.

Job details

Au cours des 50 dernières années, AXOR s’est taillé une place de choix comme chef de file canadien dans le développement, la réalisation et l’exploitation de projets d’infrastructures, principalement dans les domaines de l’énergie renouvelable, du génie civil, de l’industriel, du bâtiment et de l’environnement. Nous sommes à la recherche d'un/une adjoint/e administratif/ve de projet en construction dynamique et rigoureux/se pour rejoindre notre équipe dans le secteur de la construction sur un projet sur l’île de Montréal. La personne sélectionnée aura pour tâche principale de coordonner le flux de documentation au sein du projet. Responsabilités Rédaction et mise en forme des procès-verbaux à partir des réunions de chantier et autres rencontres liées aux projets de construction: Assurer un suivi des actions et décisions prises lors des réunions et en assurer la diffusion auprès des parties prenantes: Gestion des documents administratifs, des rapports et des communications internes; Planification et coordination des réunions, gestion des agendas et préparation des supports nécessaires; Classement et archivage des documents relatifs aux projets de construction; Assurer la gestion de la correspondance électronique et téléphonique de manière professionnelle; Coordination avec les différents intervenants du chantier (clients, entrepreneurs, fournisseurs, etc.). Profil Diplôme en secrétariat, administration, ou domaine connexe; Expérience dans un rôle administratif, idéalement dans le secteur de la construction; Excellentes compétences rédactionnelles et bonne maîtrise du français écrit et parlé; Capacité à rédiger des procès-verbaux clairs, concis et fidèles aux discussions; Bonne gestion du temps et sens de l’organisation; Maîtrise des outils bureautiques (MS Office, logiciels de gestion documentaire, etc.); Sens de l’initiative, autonomie et esprit d’équipe. Atout Expérience dans la rédaction de procès-verbaux; Connaissance du secteur de la construction et de ses processus administratifs; Bonne capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs tâches simultanément. Se joindre au Groupe AXOR c’est rejoindre une équipe chevronnée, AXOR c’est 50 ans d’innovation tant en construction qu’en développement énergétique. C’est la possibilité de développer une carrière enlevante et diversifiée.

What you’ll do

Coordinate project documentation and manage administrative records, reports, and communications for a construction project. Prepare meeting minutes, track and distribute decisions and action items, coordinate meetings and schedules, and liaise with clients, contractors, suppliers, and other project participants.

Requirements

A diploma in secretarial studies, administration, or a related field is required, along with administrative experience, ideally in construction. Candidates should have strong French writing and speaking skills, be proficient with office and document-management tools, and demonstrate organization, initiative, autonomy, and teamwork.

Listed skills

• Time management · Preferred
• Teamwork · Preferred
• written communication · Preferred
• Organization · Preferred
• Multitasking · Preferred
• Microsoft Office · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Meeting Minutes Writing
• Document Management
• Administrative Coordination
• Meeting Planning
• Calendar Management
• Records Management
• Written Communication
• French Language Proficiency
• Time Management
• Organization
• Microsoft Office
• Initiative
• Autonomy
• Teamwork
• Multitasking
• Stakeholder Coordination

Job areas

• Administrative
• Construction

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