Adjoint(e) administratif(ve)

Job summary

Provide reception and administrative support, maintain office operations and supplies, coordinate employee onboarding and departures, and arrange travel and purchases. Support project teams, accounting, and payroll by following up on timesheets, processing invoices and expense documentation, maintaining records, and organizing administrative documents.

Job details

Description Chez Groupe Conseil UDA, nous plaçons l’humain au cœur de notre mission. Notre équipe multidisciplinaire rassemble des personnes passionnées, engagées et animées par le respect de l’environnement et des milieux naturels et agricoles. Ensemble, nous contribuons à des projets qui permettent de développer, dans le respect des milieux, les collectivités et les territoires du Québec. Notre approche repose sur l’intégrité, la rigueur et la collaboration, afin de proposer des solutions durables et responsables. Pourquoi choisir UDA ? Pour notre culture humaine et bienveillante, où le respect, la collaboration et le développement professionnel sont au centre de nos priorités ; Pour notre climat de travail stimulant, où chaque personne peut exercer sa passion dans un cadre structuré et dynamique ; Pour notre engagement à offrir un parcours de carrière sur mesure, avec des plans de formation individualisés et un accompagnement dans le développement de vos compétences ; Pour notre rémunération concurrentielle et nos avantages sociaux complets (assurances collectives, régime de retraite, télémédecine, PAEF, remboursement de frais professionnels, cellulaire fournir, etc.) ; Pour notre flexibilité de travail favorisant l’équilibre entre la vie professionnelle et personnelle (horaire flexible, télétravail possible, congés bonifiés, etc.) ; Pour contribuer à des projets d’envergure à impact concret, réalisés dans le respect de l’environnement, des collectivités et des normes en vigueur. Votre sens de l’organisation fait toute la différence ! Vous aimez quand les choses sont bien organisées, que les suivis avancent et que vos collègues peuvent compter sur vous? Vous recherchez un rôle varié, où l’accueil, la coordination et le soutien administratif se côtoient au quotidien ? Groupe Conseil UDA souhaite vous accueillir dans son équipe à notre bureau de Québec ! Au sein d’une entreprise de services-conseils en environnement, vous contribuerez au bon fonctionnement du bureau et soutiendrez nos équipes de projet, de comptabilité et de paie. Ce poste exige une présence au bureau cinq jours par semaine, du lundi au vendredi. Responsabilités liées au poste Offrir un accueil professionnel et assurer le bon fonctionnement du bureau Accueillir les visiteurs, répondre aux appels et acheminer les demandes aux bonnes personnes; Traiter le courrier et les courriels des boîtes partagées; Coordonner les demandes de service auprès des fournisseurs pour les locaux et les équipements; Assurer le suivi des stocks et les achats de fournitures de bureau, de matériel informatique et promotionnel; Contribuer à l’entretien courant des espaces communs, notamment de la cuisine. Faciliter l’arrivée des employés et soutenir les équipes Préparer les cartes d’accès et configurer les accès au système téléphonique; Agir comme personne-ressource pour l’utilisation et les paramètres du système téléphonique; Maintenir à jour les coordonnées des employés et les listes de diffusion; Effectuer le suivi du retour de matériel lors des départs; Réserver des hôtels et des véhicules, effectuer des achats en ligne et classer les documents dans SharePoint. Prêter main-forte à la comptabilité et à la paie Effectuer les suivis nécessaires pour que les feuilles de temps soient complétées dans les délais; Réaliser la facturation entre les entreprises du groupe; Soutenir la préparation, la comptabilisation et l’envoi des factures clients; Recueillir les reçus et pièces justificatives nécessaires à la comptabilisation des dépenses; Préparer le calendrier des vacances annuelles; Maintenir à jour les dossiers administratifs auprès de différents organismes et fournisseurs; Classer les formulaires et les attestations de formation. Exigences et formation Une formation en secrétariat, en bureautique ou en administration, ou une expérience pertinente; Une bonne maîtrise des outils Microsoft 365, notamment Outlook, Word et Excel; la connaissance de SharePoint constitue un atout; Une aisance à apprendre de nouveaux logiciels et à utiliser des plateformes d’achat en ligne; Une bonne qualité de français, à l’oral comme à l’écrit; Un sens de l’organisation, de la rigueur et la capacité de gérer plusieurs demandes; Une approche accueillante, un esprit d’équipe et le souci d’offrir un service attentionné; De la discrétion dans le traitement des renseignements confidentiels; Une expérience en soutien à la facturation ou à la comptabilité constitue un atout.

What you’ll do

Provide reception and administrative support, maintain office operations and supplies, coordinate employee onboarding and departures, and arrange travel and purchases. Support project teams, accounting, and payroll by following up on timesheets, processing invoices and expense documentation, maintaining records, and organizing administrative documents.

Requirements

A background in secretarial, office administration, or business administration, or relevant experience, is required, along with proficiency in Microsoft 365 and strong French communication skills. The role also calls for organization, accuracy, discretion, teamwork, a welcoming service approach, and the ability to learn new software; SharePoint knowledge and billing or accounting support experience are assets.

Benefits

• Health Insurance
• Retirement Plan
• Telemedicine
• Employee Assistance Program
• Professional Expense Reimbursement
• Company-Provided Cell Phone
• Flexible Schedule
• Remote Work Option
• Additional Leave

Listed skills

• Office Administration · Preferred
• Microsoft Outlook · Preferred
• Microsoft Word · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• SharePoint · Preferred
• invoicing · Preferred
• Inventory management · Preferred
• Customer service · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Office Administration
• Reception
• Telephone Handling
• Scheduling and Coordination
• Microsoft Outlook
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• SharePoint
• Invoicing
• Accounting Support
• Payroll Support
• Time Sheet Follow-Up
• Document Management
• Inventory Management
• Customer Service
• Confidentiality

Job areas

• Administrative
• Finance & Accounting
• Environmental & Sustainability
• Consulting
• Customer Service & Support

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