Adjoint administratif

Job summary

The administrative assistant will support the director and operations team with secretarial tasks, visitor reception, and telephone management. Responsibilities also include processing purchase orders, data entry for government reports, and maintaining office inventory.

Job details

Description de l'entreprise SIMO est un expert de l’exploitation d’infrastructures de traitement d’eau potable, d’assainissement de l’eau usée, de l’eau résiduaire et des eaux de procédés industriels. Nous sommes à la recherche d'une personne pour prendre le poste d'adjoint administratif pour notre ouvrage de traitement des eaux usées situé à Saint-Eustache. Sous l’autorité du directeur, la personne sélectionnée assistera le directeur et l’équipe d’opération dans les tâches administratives. Elle sera aussi responsable de l’accueil des visiteurs et de diriger les appels téléphoniques. Elle accomplira également tout travail relié aux tâches de secrétariat pour toutes les personnes en poste. Horaire de travail : Poste temporaire avec possibilité de régulier à temps partiel Deux jours par semaine entre le lundi et le mercredi (Total 12 à 16 heures) Description du poste Renseigner le public tant à l’accueil qu’au téléphone et dans la limite du possible, régler les questions d’ordre courant; Répondre aux demandes reçues de son superviseur, de ses collègues, par téléphone ou par courriel. Établir son plan de travail selon les priorités; Rédiger les suivis et les notes courantes; Produire les demandes d’achat et faire le suivi des commandes; Transmettre les bons de livraison pour l’approbation des factures; Assister l’équipe d’opération de la station dans la collecte de données pour les rapports; Procéder à la saisie des données sur le site du ministère; S’occuper de la vérification, de la mise en page, de l’impression, du montage et de la distribution des rapports; Suivre l’inventaire et commande les articles de bureaux S’occuper du classement des documents tant au point de vue exploitation qu’opération; Archiver les documents; Gérer les petites caisses et préparer les rapports; Toutes autres tâches connexes. Qualifications Autonomie Dynamisme et polyvalence Sens de la diplomatie Sens des responsabilités et de l’initiative Esprit d’équipe Posséder 5 années d’expérience dans un poste similaire Diplôme d’études secondaires ou équivalent en secrétariat Bonne maîtrise du français écrit et parlé Compétences en gestion informatisée et en utilisation de la suite Microsoft Office Informations supplémentaires Profite de plein d’avantages ! Environnement de travail dynamique et enrichissante Conciliation travail/famille Flexibilité des horaires de travail Rabais corporatif sur les salles de gym et forfaits mobiles Participation active à la protection de l’environnement et la préservation de la ressource EAU Nous reconnaissons la valeur de la diversité et souscrivons au principe d'égalité des chances en matière d'emploi. Le masculin est utilisé dans le seul but d'alléger le texte et désigne indifféremment les personnes de tout genre. Statut de poste: Temporaire Quart de travail: Jour Horaire de travail: Variable

What you’ll do

The administrative assistant will support the director and operations team with secretarial tasks, visitor reception, and telephone management. Responsibilities also include processing purchase orders, data entry for government reports, and maintaining office inventory.

Requirements

Candidates must have a high school diploma or equivalent in secretarial studies and at least 5 years of relevant experience. Proficiency in French and strong skills in the Microsoft Office suite are required.

Benefits

• Work-life balance
• Flexible schedule
• Corporate discount on gym memberships
• Corporate discount on mobile plans

Listed skills

• Customer service · Preferred
• Teamwork · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• telephone communication · Preferred
• report preparation · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• Data entry · Preferred
• Inventory management · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative support
• Secretarial tasks
• Data entry
• Customer service
• Telephone communication
• Purchase order management
• Invoice processing
• Report preparation
• Inventory management
• Document archiving
• Petty cash management
• Microsoft Office
• French proficiency
• Diplomacy
• Initiative
• Teamwork
• Report Writing
• Order Management
• Administrative Support
• Management
• Customer Service
• Communication
• Data Entry
• French Language
• Inventory Management
• Invoicing
• Operations
• Order Management Systems
• Sewage Treatments

Job areas

• Administrative
• Environmental & Sustainability
• Customer Service & Support
• Administrative Assistant
• Office / Administrative Assistant (General)
• Administrative and Executive Secretaries
• Secretaries and Administrative Assistants, Except Legal, Medical, and Executive

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