Adjoint(e) administratif(ve) et réception

Sommaire Relevant de la gestionnaire de la comptabilité et de l’administration, le(la) adjoint(e) administratif(ve)/réceptionniste assure un soutien le soutien administratif quotidien de l’entreprise en effectuant diverses tâches liées à la gestion des fournisseurs, du courrier, des fournitures de bureau ainsi qu’au traitement de la documentation administrative. La personne contribue au suivi des dossiers, à la qualité des informations administratives ainsi qu’à l’efficacité des opérations quotidiennes. En tant que premier point de contact de l’entreprise, elle accueille les visiteurs, répond aux appels et veille à offrir un service courtois, professionnel et efficace à l’ensemble des intervenants. En tant qu’adjoint(e) administratif(ve)/réceptionniste, la personne aura à : 1. Tâches administratives Acheminer les factures aux personnes responsables pour approbation et assurer leur classement selon les procédures; Participer à la réception et à la création des bons de commandes (PO); Procéder à l’ouvertures de comptes fournisseurs et à la mise à jour de leurs informations administratives (coordonnées, informations bancaires, taxes, licences et autres documents requis); Assurer le suivi des documents requis auprès des fournisseurs à l’aide su système ERP; Préparer et rassembler les factures, pièces justificatives et autres documents requis pour la comptabilité; Compiler les informations nécessaires à la conciliation des relevés de cartes de crédit; Maintenir à jour le fichier cumulatif de consommation d’essence par équipe et par compagnie; Effectuer le classement et l’archivage de documents administratifs; Assurer la gestion des fournitures de bureau et des commandes. 2. Accueil et service à la clientèle Accueillir les visiteurs avec courtoisie et professionnalisme; Répondre aux appels téléphoniques et les acheminer aux personnes concernées; Assurer la réception, le tri et le traitement des courriels entrants; Répondre aux demandes d’informations ou les diriger vers les ressources appropriées; Assurer la distribution interne ainsi que l’envoi et la réception du courrier. Qualifications : Diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat ou bureautique, ou l'équivalence; Expérience pertinente dans un emploi similaire; Avoir une bonne connaissance de la Suite Microsoft Office; Aisance avec les logiciels technologiques; Excellente organisation, rigueur et autonomie; Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément dans un environnement dynamique; Bon sens du service client interne et facilité de communication. Nous offrons : Activités sociales organisées par l’entreprise; Régime REER/RPDB; Assurances collectives (dentaire, invalidité, vie, maladie, complémentaire); Congés mobiles; Environnement de travail stimulant et en pleine croissance.

Provides daily administrative support including vendor management, invoice processing, and office supply coordination. Acts as the first point of contact by welcoming visitors and managing phone and email communications.

Requires a vocational diploma (DEP) in secretarial studies or office automation and relevant experience in a similar role. Must be proficient in Microsoft Office and possess strong organizational and communication skills.

• Company organized social activities • RRSP/DPSP plan • Group insurance (dental, disability, life, health, complementary) • Floating holidays • Stimulating and growing work environment

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Support
• Reception
• Customer Service
• Microsoft Office Suite
• ERP Software
• Invoice Processing
• Purchase Order Management
• Vendor Management
• Document Archiving
• Organization
• Communication
• Multitasking

Minimum education

Trade certificate

Minimum experience

2+ years